Die Seite „Zahlungen“
Alle Rechnungen und Rückerstattungen, die den Prüfungs- und Genehmigungsprozess erfolgreich durchlaufen haben, landen auf der Seite „Zahlungen“, auf der du sämtliche Zahlungen über ihre gesamten Lebenszyklen hinweg nahtlos verwalten kannst.
Es gibt zwei Möglichkeiten, Zahlungen zu verwalten:
Pay with Moss – Rechnungen und Rückerstattungen weltweit per Überweisung aus deiner Moss-Wallet bezahlen.
Auf manuelle Art – Zahlungsstatus verwalten, SEPA-Dateien herunterladen (nur für den Europäischen Wirtschaftsraum, EWR) und Posten als „Bezahlt“ markieren.
Pay with Moss
⚠️ Die Einrichtung von „Mit Moss bezahlen“ ist für EWR-Kunden eine Voraussetzung.
Mit der Funktion „Mit Moss Bezahlen“ kannst du Rückerstattungen für Mitarbeiter und Kreditorenrechnungen direkt über die Moss-Plattform aus deiner Moss-Debit-Wallet vornehmen bzw. bezahlen – sowohl durch inländische als auch internationale Banküberweisungen.
Stelle zu Beginn sicher, dass in deiner Wallet ausreichend Guthaben vorhanden ist. Per „Faster Payments“ bzw. „SEPA Instant“ kannst du es ansonsten schnell für den EWR und UK aufladen.
Wie du mit deiner Moss-Wallet bezahlst
Bitte beachten: Für die Zahlungsautorisierung ist eine 2-Faktor-Authentifizierung (2FA) erforderlich, die nur über die Moss Mobile App durchgeführt werden kann und somit zu einer erhöhten Sicherheit beiträgt.
Die einzelnen Schritte des Zahlungsworkflows im Überblick:
Autorisierung
Bevor eine Zahlung ausgelöst werden kann, ist – gemäß 4-Augen-Zahlungsautorisierung – eine erste mit einer 2FA durch einen Admin erforderlich.
Hier werden alle Zahlungen aufgelistet, die noch keine erste Autorisierung erhalten haben und überprüft und autorisiert werden müssen:
Sobald die 2FA erfolgreich abgeschlossen ist, wird die Zahlung auf den Tab „Bezahlen“ übertragen.
Zahlungen
Alle Zahlungen, die eine erste Autorisierung erhalten haben, werden unter diesem Tab angezeigt. Hier erscheinen sie solange, bis ein zweiter Admin eine zweite Autorisierung per 2FA durchführt und damit die Zahlung auslöst.
Werden Zahlungen ausgelöst, sind sie in der Regel innerhalb von wenigen Sekunden erledigt. Die Details zu den laufenden Zahlungen sind während der Abwicklung sichtbar.
Unter dem Tab „Bezahlt“ erscheinen alle laufenden oder bereits getätigten Zahlungen. Sobald ein „Bezahlt“-Status vorliegt, ist ein Export in die Buchhaltungssoftware möglich.
4-Augen-Zahlungsautorisierung
Ein sicherer Umgang mit Salden und Zahlungen ist nicht nur wichtig, um Fehler zu minimieren, sondern auch, um Betrug zu verhindern. Eine 4-Augen-Zahlungsautorisierung ist deshalb standardmäßig als zusätzliche Sicherheitsebene für Zahlungen vorgesehen. Zwei Admins müssen dabei zunächst eine Zahlung genehmigen, bevor sie ausgelöst wird.
Für den Fall, dass die 4-Augen-Zahlungsautorisierung nicht angewandt wird, ist der „Autorisieren“-Tab nicht sichtbar. Für Admins ist es aber möglich, Zahlungen direkt über den „Bezahlen“-Tab per 2FA abzuschließen.
Zahlungen exportieren
Zahlungen manuell verwalten
SEPA-Dateien erzeugen (nur EWR)
Mit Moss kannst du ganz einfach SEPA-Zahlungsdateien erzeugen und in dein Online-Banking hochladen, um Rechnungen zu bezahlen und Rückerstattungen vorzunehmen. Klicke dafür auf „SEPA-Zahlungsdatei herunterladen“ auf der Zahlungsseite oder wähle dort eine oder mehrere Zahlungen aus. Klicke dann auf den Button „Herunterladen“, um alle in einer Datei zusammenzufassen. Wähle das Bankkonto aus, das als Schuldnerkonto verwendet werden soll – sowie das Datum, an dem die Zahlung erfolgen wird und lade dir die SEPA-Datei herunter.
Lade im Anschluss die Zahlungsdatei in dein Online-Banking hoch, um die Überweisungen an deine Kreditoren und/oder Mitarbeiter zu veranlassen und den Zahlungslauf abzuschließen.
Bitte stelle sicher, dass für deine Debitoren in Moss eine gültige IBAN-Nummer hinterlegt ist.
Posten-Kennzeichnung „Bezahlt“ vs. „SEPA-exportiert“: Beim Export einer SEPA-Datei kannst du wählen, ob die jeweiligen Posten als „Bezahlt“ markiert werden sollen. In diesem Fall erfolgt die Anzeige der Rechnungen und/oder Rückerstattungen unter dem Tab „Export“ mit dem Status „Bezahlt über SEPA“.
Wenn du die Rechnungen nicht als „Bezahlt“ markierst verbleiben sie als Export unter dem Tab mit dem Zahlungsstatus „SEPA exportiert“. Sobald die Zahlungsdatei erfolgreich in die Bankumgebung hochgeladen wurde, musst du sie als „Bezahlt“ kennzeichnen.
Posten manuell als „Bezahlt“ markieren
Admins und Buchhalter können Rechnungen in jeder Phase innerhalb des Workflows manuell als „Bezahlt“ markieren – sogar vor Überprüfung und Genehmigung. Damit sind auch die Fälle abgedeckt, in denen im Voraus, zum Beispiel per Lastschrift, bezahlt wurde.
Bitte sicherstellen: korrekte Bankverbindung des Empfängers
Wenn Du Rechnungen bezahlst, muss die Bankverbindung deiner Kreditoren (auch Empfänger genannt) in Moss gespeichert sein. Du kannst die Informationen entweder manuell zu jedem Kreditorenkonto hinzufügen, das du in Moss importierst – oder aber: Wir ziehen uns diese Details automatisch im Zuge der Synchronisation mit der Buchhaltungssoftware.
Bei Auszahlungen von Rückerstattungen müssen Mitarbeiter ihre Bankdaten auf ihrer Profilseite hinzufügen. Andernfalls ist auch ein Import aus der HR-Software möglich. Du möchtest Daten manuell aktualisieren? Dann findest du sie ganz einfach unter Einstellungen > Profil.
⚠️ Bitte beachten: Ob es uns möglich ist, Bankdaten von Kreditoren automatisch zu importieren, hängt davon ab, welche Buchhaltungssoftware du verwendest.
Häufig gestellte Fragen (FAQ)
Welche Nutzer können Zahlungen aus der Moss Wallet vornehmen? Da es sich um Firmengelder handelt, ist diese Funktion nur für Admins verfügbar.
Welche Unternehmen können SEPA-Zahlungsdateien erstellen? Da SEPA ein einheitlicher Standard für den Euro-Zahlungsverkehrsraum ist, können nur EWR-Unternehmen SEPA-Dateien erstellen.
Ändert die Rücksendung einer Rechnung zur Überprüfung ihren Zahlungsstatus? Nein, Rechnungs- und Zahlungsstatus sind völlig unabhängig voneinander. Wenn du also eine Rechnung zur Überprüfung zurückschickst, bleibt der Zahlungsstatus unverändert.
Ist es möglich, ein Lastschriftmandat mit meiner Moss-IBAN einzurichten? Nein, wir unterstützen kein Lastschrifteinzugsverfahren. Jede Rechnung, bei der der Gläubiger per Lastschrift bezahlt wurde, kann manuell als „Bezahlt“ markiert werden.