Wenn ein Nutzer Moss nicht mehr nutzt und deaktiviert wurde, kannst du seine Nutzeraufzeichnungen anonymisieren, um persönliche Daten zu entfernen und deinen Verpflichtungen gemäß der DSGVO nachzukommen.
Die Anonymisierung löscht die Telefonnummer, Bankverbindung, Adresse und das Profilbild des Nutzers und ersetzt Vorname, Nachname und E-Mail-Adresse durch eine Anonymisierungs-ID.
Anschließend wählst du aus, ob der ursprüngliche Vor- und Nachname im Profil des Nutzers weiterhin sichtbar bleiben soll – nur für Admins –, damit die Person bei Bedarf identifiziert werden kann, z. B. für Steuer- oder Prüfzwecke.
Hinweis: Die Anonymisierung ist dauerhaft und kann nicht rückgängig gemacht werden. Bitte stelle sicher, dass diese Aktion mit den für dich geltenden gesetzlichen und regulatorischen Aufbewahrungspflichten vereinbar ist.
Wo du die Aktion findest
Du kannst einen Nutzer im Bereich „Benutzerverwaltung“ anonymisieren:
Gehe zu „Benutzerverwaltung“ > stelle sicher, dass der Tab „Nutzer“ geöffnet ist.
Öffne das Detailpanel des Nutzers.
Wenn der Nutzer noch aktiv ist, klicke zuerst auf „Deaktivieren“.
Klicke auf „Anonymisieren“.
Die zwei Anonymisierungsoptionen
Im Dialog „Anonymisieren“ wählst du aus, wie Vor- und Nachname des Nutzers behandelt werden. E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Bankverbindung, Adresse und Profilbild werden immer anonymisiert.
Option | Was passiert? |
Vor- und Nachname behalten | Der Vor- und Nachname des Nutzers bleiben in seinem Profil sichtbar. In früheren Datensätzen wird eine Anonymisierungs-ID angezeigt, und Admins können diese ID in der Benutzerverwaltung verwenden, um die Person bei Bedarf zu identifizieren, z. B. für Steuer- oder Prüfzwecke. |
Persönliche Daten entfernen | Der Vor- und Nachname des Nutzers werden ebenfalls aus deinem Moss-Workspace entfernt. In früheren Datensätzen wird eine Anonymisierungs-ID angezeigt, aber Admins können diese ID in der Benutzerverwaltung nicht mehr verwenden, um die Person zu identifizieren. |
Hinweis: Wähle „Vor- und Nachname beibehalten“, wenn du die Person hinter einer früheren Ausgabe, Zahlung oder einem Änderungsprotokoll später möglicherweise identifizieren musst. Wähle „Persönliche Daten entfernen“, wenn du diese Nachschlagemöglichkeit nicht benötigst.
In beiden Fällen wird der Name des Nutzers in Moss durch seine Anonymisierungs-ID ersetzt – in der Nutzerliste, in früheren Datensätzen und in Exporten. Im Profil des Nutzers werden die Badges „Deaktiviert“ und „Anonymisiert“ angezeigt; in der Nutzerliste wird nur „Deaktiviert“ angezeigt.
Anonymisierten Nutzer anzeigen
Wenn du „Vor- und Nachname beibehalten“ gewählt hast, bleiben der ursprüngliche Vor- und Nachname im Profil des Nutzers sichtbar, sodass Admins die Person hinter einem früheren Datensatz weiterhin identifizieren können:
Öffne den Datensatz und notiere dir die Anonymisierungs-ID, die anstelle des Namens des Nutzers angezeigt wird.
Gehe zu „Benutzerverwaltung“ > stelle sicher, dass du dich im Tab „Nutzer“ befindest.
Suche nach der Anonymisierungs-ID und öffne das Detailpanel des Nutzers.
Dort kannst du den ursprünglichen Namen einsehen.
Häufig gestellte Fragen
Kann ich eine Anonymisierung rückgängig machen?
Nein. Anonymisierungen sind dauerhaft und können in Moss nicht rückgängig gemacht werden.
Hilft uns die Anonymisierung bei der Einhaltung der DSGVO?
Die Anonymisierung ist eines der Tools, mit denen du deine Datenschutzpflichten unterstützen kannst. Wir empfehlen, die Aktion mit deinem Legal- und Compliance-Team zu prüfen, damit sie mit deinen spezifischen regulatorischen Anforderungen und Aufbewahrungspflichten vereinbar ist.
Wird der Nutzer benachrichtigt, wenn er anonymisiert wird?
Nein. Der anonymisierte Nutzer wird nicht benachrichtigt. Nur Admins sehen die Änderung in der Nutzerliste und im Profil.