1. Einrichtung von Exact Globe
Um deine Moss Ausgaben bestmöglich in Exact Globe zu buchen, musst du ein Moss Kreditorenkonto und ein Moss Einkaufsjournal erstellen.
Moss Standardkreditor: Wird für die Buchung aller Moss-Transaktionen verwendet.
Moss Einkaufsjournal: Zur Erfassung deiner Moss-Transaktionen. Du kannst dafür auch das bestehende Einkaufsjournal verwenden.
1.1 Erstellung des Moss Standardkreditors:
1. Gehe in der Leiste oben zu „Financieel“. Klicke dann im Bereich „Crediteuren“ auf „Onderhouden“:
2. Klicke auf „Nieuw“:
3. Benenne den neuen Kreditor > Gehe zu „Financieel“ > „Crediteuren rekening“ > Verknüpfe das Kreditorenkonto > „Bewaren“:
1.2 Erstellung des Moss Einkaufsjournals
1. Um ein neues Einkaufsjournal zu erstellen, gehe in der Leiste oben zu „Systeem“ und öffne „Dagboeken“:
2. Klicke auf „Nieuw“ > gib die „Dagboeknummer“ und „Omschrijving“ ein und lege „Dagboeken = Inkoop“ fest. Gib dann im Feld „Rekeningnummer“ deine Kreditorenkonten (in der Regel 1600) ein und klicke auf „Bewaren“:
2. Einrichtung in Moss
2.1 Lade die Buchhaltungsattribute aus Exact Globe herunter
2.1.1 Kreditoren
Gehe in der Leiste oben zu „Financieel“.
Klicke im Bereich „Crediteuren“ auf „Adressenlijst“.
Klicke auf „Start“ (unten rechts) und dann auf „Exporteren“.
Lege folgende Parameter fest: „Format = Excel Workbook“ und „Bestemming = Diskettebestand“.
Klicke auf „OK“ und speichere die Datei.
2.1.2 Kontenpläne
Gehe zu „Grootboekrekoverzicht“ und klicke auf „Start“.
Lege folgende Parameter fest: „Format = Excel Workbook“ und „Bestemming = Diskettebestand“.
Klicke auf „OK“ und speichere die Datei.
2.1.3 Kostenstelle
Bewege den Mauszeiger über „Kostenplatsen / draegers“ und öffne „Kostenplaats“.
Klicke auf „Afdrukken“ und dann auf „Exporteren“.
Lege folgende Parameter fest: „Format = Excel Workbook“ und „Bestemming = Diskettebestand“.
Klicke auf „OK“ und speichere die Datei.
2.1.4 Kostenträger
Bewege den Mauszeiger über „Kostenplatsen / draegers“ und öffne „Kostendrager“.
Klicke auf „Afdrukken“ und dann auf „Exporteren“.
Lege folgende Parameter fest: „Format = Excel Workbook“ und „Bestemming = Diskettebestand“.
Klicke auf „OK“ und speichere die Datei.
2.1.5 USt-Sätze
Vergewissere dich, dass du im Bereich „Systeem“ bist (oben in der Ansicht).
Klicke auf „Belastingcodes“ > „Verslag“ > „Exporteren“
Lege folgende Parameter fest: „Format = Excel Workbook“ und „Bestemming = Diskettebestand“.
Klicke auf „OK“ und speichere die Datei.
2.2 Dateien formatieren
Sobald du alle erforderlichen Dateien von Exact Globe heruntergeladen hast, musst du sie wie unten gezeigt formatieren. Achte dabei besonders auf die Spaltennamen und die Reihenfolge und speichere die Datei als CSV, um sie in Moss hochladen zu können. Nur die Felder, die fett geschrieben sind, sind verpflichtend.
2.2.1 Kontenpläne
2.2.2 Kreditoren
2.2.3 Kostenstelle
2.2.3 Kostenträger
2.3 Import von Buchhaltungsattributen in Moss
Wenn du die formatierten Dateien als CSV gespeichert hast, kannst du sie in Moss importieren.
1. Öffne dafür Moss, gehe zu „Einstellungen“ > „Buchhaltung“ > klicke auf die grüne Schaltfläche „Mit Buchhaltungssystem verbinden“ > Wähle „Anderes Buchhaltungssystem“ und klicke auf „Fortfahren“.
2. Gib dann den Code deines Moss Kreditorenkontos ein, den du zuvor in Schritt 1.1 erstellt hast, und klicke auf „Zu den Kontenplänen“.
3. Klicke dann auf „Konten hinzufügen/importieren“ > lade die CSV und klicke auf „Importieren“.
4. Wiederhole diesen Vorgang für die Kreditoren, Kostenstellen und Kostenträger. Die USt-Sätze musst du manuell erstellen. Gehe dafür zu den USt-Sätzen, klicke auf „USt-Satz hinzufügen“, gib den Namen, den Satz und den Code ein und klicke auf „USt-Satz hinzufügen“. Wiederhole diesen Vorgang für jeden USt-Satz, den du in Moss benötigst.
3. Erstellung von Exportformaten in Moss
Deine Moss-Transaktionen können als CSV nach Exact Globe exportiert werden. Um die Nutzung zu erleichtern, haben wir ein vordefiniertes Exportformat erstellt, das du einfach zu deinem Moss-Konto hinzufügen kannst.
Was ist ein Exportformat? Ein Exportformat ermöglicht es uns, die in Moss gespeicherten Daten so zu strukturieren und zu formatieren, dass sie den Anforderungen des Buchhaltungssystems, in diesem Fall Exact Globe, entsprechen. Dazu gehört die Spaltenreihenfolge, die Spalten- und Dezimaltrennzeichen, Betragsformate und vieles mehr.
3.1 Einkaufsformat
Um ein neues Exportformat in Moss zu erstellen, gehe zu „Buchhaltung“ > „Exportformate“ und klicke auf „Exportformat erstellen“. Dann öffnet sich die Seite Formateinstellungen. Wenn du das Format benannt hast, öffne das Dropdown-Menü der Standardvorlagen, wähle „Exact Globe CSV - Einkauf“ und klicke auf „Fortfahren“:
Auf der Seite „Spalten“ siehst du, dass die Zuordnung bereits vordefiniert ist. Diese Zuordnung soll die Anforderungen von Exact Globe erfüllen, sodass bis auf eine kleine Änderung keine Anpassungen mehr erforderlich sind: Du musst nur noch den richtigen Code in der Zeile „dagbknr“ eingeben. Verwende dabei den Code des Einkaufsjournals, den du in Schritt 1.2 erstellt hast:
Scrolle anschließend bis ganz nach unten und speichere das Format.
4. Export deiner Transaktionen
Wenn du das erforderliche Exportformat erstellt hast, kannst du mit dem Export deiner Transaktionen beginnen.
4.1 Transaktionen vorbereiten
Alle noch nicht exportierten Transaktionen findest du unter „Karten“ > „Export“ > „Nicht exportiert“. Hier kannst du deinen Transaktionen alle wichtigen Buchhaltungsattribute zuweisen.
Um leichter herauszufinden, welche Informationen bei jeder Transaktion benötigt werden, kannst du die Transaktionen nach fehlenden Belegen, fehlenden Ausgabekonten und anderen Informationen filtern.
Wenn deine Transaktionen alle erforderlichen Informationen enthalten (Rechnungsnummer, Kategorie und USt-Satz) kannst du sie als „Bereit für den Export“ kennzeichnen. Klicke dafür auf „Zur Export-Warteschlange verschieben“. Dadurch wird deine Transaktion in den Reiter „Export-Warteschlange“ verschoben. Ab hier können nur Benutzer mit Admin - oder Buchhalterrechten die Transaktionen verändern.
4.2 Transaktionen herunterladen
1. Um deine Transaktionen nach Exact Globe zu exportieren, gehe zu „Export“ > „Kartentransaktionen“.
2. Wähle die Transaktionen, die du exportieren willst, und klicke auf „Positionen exportieren“.
3. Wähle dann im Dropdown-Menü des Dateiformats Exact Globe aus > gib den korrekten Buchhaltungszeitraum ein > kennzeichne die Transaktionen als "Exportiert" und klicke auf „Herunterladen“.
5. Import deiner Transaktionen in Exact Globe
Öffne Exact Globe > gehe in der Leiste oben zu „XML“ > wähle „Financiele Boekingen“ aus:
Lade dann deine CSV-Datei hoch und klicke rechts unten auf „Klaar“, um den Import deiner Datei zu starten.
⚠️Hinweis 1: Derzeit wird das von Exact Globe erforderliche Datumsformat (ddmmyyyy) leider noch nicht von Moss unterstützt (bald verfügbar). Du musst die Datei daher öffnen und das Leerzeichen zwischen „dd mm yyyy“ manuell entfernen.
⚠️Hinweis 2: Leider erlaubt der CSV-Import von Exact Globe nur numerische Rechnungsnummern. Du musst dich daher vergewissern, dass Spalte L („Faktuurnr“) keine Buchstaben enthält. Diese Anpassung kannst du entweder in der Datei selbst oder in Moss vornehmen.