Met afdelingen kun je je gebruikersinstellingen en -hiërarchie in Moss structureren. Een afdeling kan bestaan uit één of meerdere teams.
Door afdelingen op te zetten kun je uitgaven bijhouden, zorg je ervoor dat alle uitgaven van de afdeling worden geboekt op de relevante kostenplaats-rekening en kun je afdelingsmanagers toewijzen die verantwoordelijk zijn voor het beheren van inkomende aankoopverzoeken van hun team.
Een goed ingestelde afdelingsstructuur kan handig zijn om goedkeuringen voor grote
volumes eenvoudig door te sturen naar een afdelingsmanager.
Afdelingen opzetten
Voer de volgende stappen uit om een afdeling te maken:
Log in bij Moss
Selecteer 'Gebruikersbeheer' > open het tabblad 'Afdelingen'
Klik op 'Afdeling toevoegen' in de rechter bovenhoek
Geef je afdeling een naam. Je kunt ook een afdelingsmanager selecteren (optioneel).
Selecteer de teams die binnen de afdeling horen
Als je alle details hebt toegevoegd, klik je op 'Opslaan'.
Je gemaakte afdeling wordt nu weergegeven in het afdelingsoverzicht en kan onmiddellijk worden gebruikt.
Opmerking: Elk team kan slechts in één afdeling zitten.
Teams toevoegen aan of verwijderen uit een afdeling
Je kunt eenvoudig teams toevoegen aan of verwijderen uit een afdeling of een team van de ene afdeling naar de andere verplaatsen.
Ga naar 'Gebruikersbeheer' > open het tabblad 'Afdelingen'.
Klik op de afdeling waaruit je het team wilt verwijderen.
Klik in het zijpaneel op 'Beheren'.
Er wordt een overzicht van teams geopend. Daar kun je
Teams verwijderen door de muisaanwijzer boven een team te houden en op
de 'x' te klikkenOp '+Toevoegen' klikken en de teams selecteren die je wilt toevoegen. Als je
een team toevoegt dat al deel uitmaakt van een andere afdeling, wordt het
team overgeplaatst naar de nieuwe afdeling en verwijderd uit de vorige
afdeling.
Opmerking: Je kunt je afdelingen op elk gewenst moment bewerken. Houd er rekening mee dat goedkeuringen/verzoeken die al worden verwerkt, worden doorgestuurd volgens de goedkeuringsregels die op het moment van het verzoek zijn ingesteld.
Afdelingsmanagers
De afdelingsmanager in Moss kan verantwoordelijk zijn voor het beheren van kaart- en betaalverzoeken voor zijn of haar teamleden. Dit maakt kostbare tijd vrij voor de Moss-admins en zorgt er ook voor dat de persoon die het meeste weet over zijn of haar afdeling de uitgaven van die afdeling ook kan beheren en controleren. Het zorgt er ook voor dat teammanagers geen aanvragen ontvangen, die eigenlijk naar de afdelingsmanager moeten worden gestuurd (bijvoorbeeld grote volumes verzoeken).
Een afdelingsmanager toevoegen of wijzigen
Afdelingsmanagers kunnen worden gekozen bij het instellen van een nieuwe afdeling (lees hier), maar ze kunnen ook later worden toegevoegd of gewijzigd.
Volg deze stappen om een afdelingsmanager toe te voegen of te wijzigen:
Ga naar 'Gebruikersbeheer' > open het tabblad 'Afdelingen'.
Klik op de afdeling waaraan je een manager wilt toevoegen
Selecteer in het zijpaneel de nieuwe afdelingsmanager.
Opmerking: Eén gebruiker kan afdelingsmanager van meerdere afdelingen zijn.