Voor sommige bedrijven is de primaire logica voor het bepalen van de goedkeuringsregel van een uitgave gebaseerd op de reden voor de uitgave. Als dit op jou van toepassing is, lees dan hier onze gids.
Standaard krijgen alleen admins en boekhouders overzicht over de uitgaven van medewerkers en worden alleen admins gevraagd om verzoeken voor kaarten en declaraties goed te keuren. Admins kunnen deze goedkeuringsprocedure echter aanpassen aan de behoeften van hun organisatie.
Daarvoor moet een admin:
Uit de onderstaande lijst uitzoeken welke werkwijze het beste past bij hun organisatie.
De relevante rol en relaties voor elke gebruiker instellen.
Het relevante goedkeuringsbeleid instellen.
Moss wijst dan automatisch relevante rechten toe aan gebruikers op basis van hun rol, stuurt goedkeuringsverzoeken naar de juiste personen, en zorgt voor een controletraject voor elke transactie.
De beste aanpak voor jouw organisatie
Met deze gids bepaal je welke van de 4 meest voorkomende benaderingen voor het overzien en goedkeuren van personeelsuitgaven het beste bij jouw behoeften past. En ontdek je of je het beste Managers, Teams of Afdelingen kunt instellen in Moss. De 4 aanpakken zijn: gecentraliseerde goedkeuring, uitgebreid toezicht door managers, 1 autorisatielaag, 2 autorisatielagen.
Kies de aanpak die het meest overeenkomt met het overkoepelende principe achter het uitgavenbeleid van je organisatie. Maak je in dit stadium nog geen zorgen over uitzonderingen – die kun je later apart regelen.
Gecentraliseerde goedkeuring
Alle verzoeken en uitgaven worden overzien en goedgekeurd door slechts één of twee personen, bijvoorbeeld de CEO of CFO.
Voeg je finance team toe aan Moss en geef ze de rol van Boekhouder of Admin.
Voeg de leidinggevenden van je organisatie toe aan Moss en geef ze de rol van Admin, Boekhouder of Medewerker.
Nodig iedereen uit als Medewerker.
Voeg een goedkeuringsregel toe aan je beleid met 'Alle admins', 'Alle boekhouders', of specifieke gebruikers als goedkeurders.
Belangrijk:
Voor een gecentraliseerd goedkeuringsbeleid hoef je GEEN Managers, Teams of Afdelingen in te stellen.
Admins en boekhouders kunnen alle transacties zien die via Moss lopen.
Admins kunnen de budgets van alle gebruikers zien en bewerken.
Admins kunnen kaarten voor anderen zonder goedkeuring aanmaken en hebben een aantal extra privileges die boekhouders niet hebben.
Om een gebruiker een admin te maken, moet je contact opnemen met onze klantenservice.
Uitgebreid toezicht door managers
Elke aankoop moet worden goedgekeurd door ten minste de manager van degene die de aankoop doet, ongeacht zijn of haar senioriteit.
Wijs een Manager toe aan iedereen die je uitnodigt voor Moss.
Voeg een goedkeuringsregel toe aan je beleid met de rol 'Manager' en/of 'Manager's Manager'.
Wanneer iemand een verzoek indient in Moss, identificeren wij zijn/haar Manager (of Managers Manager) en sturen we hem/haar een goedkeuringsverzoek. Dit werkt zelfs als de besteder zelf een Manager is.
Belangrijk:
Voor een uitgebreid toezichtsbeleid voor managers hoef je alleen Managers in te stellen.
Je hoeft GEEN Teams of Afdelingen in te stellen.
Elke gebruiker kan maar 1 Manager hebben.
Een gebruiker kan Manager zijn van meerdere gebruikers
Een Manager kan transacties zien van alle gebruikers onder hem/haar in de managementhiërarchie. Dat wil zeggen: als Adam is ingesteld als de Manager van Bob en Cathy; Bob is ingesteld als de Manager van Dave; en Cathy is ingesteld als de Manager of Eric, dan kan Adam transacties zien van Bob, Cathy, Dave en Eric.
Managers kunnen alle budgets zien van houders die zij managen.
De slimme rol 'Manager' in het goedkeuringsbeleid staat voor de 'manager van de indiener'.
De slimme rol 'Managers Manager' in het goedkeuringsbeleid staat voor de manager van de manager van de indiener.
Elke gebruiker kan een standaard kostenplaats krijgen. Als er een kostenplaats is toegewezen aan een gebruiker, zal elke transactie die hij maakt vooraf worden ingevuld met zijn kostenplaats.
1 autorisatielaag
De organisatie is onderverdeeld in verschillende domeinen (teams, sites, projecten etc.). Voor elk domein heeft iemand de bevoegdheid om uitgaven onder een bepaald bedrag te doen en goed te keuren.
Zo geef je bepaalde mensen de bevoegdheid om uitgaven binnen hun domein vrij te beheren:
Maak Teams aan in Moss en wijs Teamleiders aan.
Voeg een goedkeuringsregel toe aan je beleid voor de rol 'Teamleider'.
Wanneer iemand een verzoek indient in Moss, bepalen wij bij welk team hij/zij hoort en sturen een goedkeuringsverzoek naar die teamleider.
Belangrijk:
Voor een beleid met 1 autorisatielaag hoef je alleen Teams in te stellen. Je hoeft geen Managers in te stellen of te gebruiken, omdat je Teamleiders kunt gebruiken. Je hoeft geen Afdelingen in te stellen.
Elk Team kan maar 1 Teamleider hebben.
Teamleiders kunnen alle budgets zien van houders in hun team.
Een gebruiker kan Teamleider zijn van meerdere Teams.
Gebruikers kunnen maar deel uitmaken van 1 Team.
Een Teamleider kan de transacties van alle leden van dat Team zien.
2 autorisatielagen
De organisatie is onderverdeeld in verschillende domeinen (afdelingen, regio's etc.) en die domeinen zijn weer onderverdeeld in subdomeinen (teams, sites, projecten etc.). Een persoon heeft de bevoegdheid om uitgaven onder een bepaald bedrag te doen en goed te keuren binnen elk domein op het hoogste niveau (bijv. op afdelingsniveau). En iemand anders heeft de bevoegdheid om uitgaven onder een lager bedrag te doen en goed te keuren binnen elk subdomein (bijv. op teamniveau).
Zo geef je bepaalde mensen de bevoegdheid om uitgaven binnen hun domein vrij te beheren wanneer je twee autorisatielagen hebt:
Creëer Teams en Teamleiders als lagere autorisatielaag.
Maak Afdelingen aan, specificeer het Hoofd van de afdeling en de Teams die er deel van uitmaken. Dit is je hogere autorisatielaag.
Voeg een goedkeuringsregel toe aan je beleid voor de tweede laag met de rol 'Afdelingshoofd' als goedkeurder.
Wanneer iemand een verzoek indient, bepaalt Moss bij welk team hij/zij hoort en onder welke afdeling dat team valt, en stuurt een goedkeuringsverzoek naar de juiste persoon.
Belangrijk:
Voor een beleid met 2 autorisatielagen moet je eerst Teams instellen en vervolgens elk Team toewijzen aan een Afdeling. Je kunt medewerkers niet rechtstreeks aan Afdelingen toewijzen.
Je hoeft GEEN Managers in te stellen en te gebruiken, omdat je in plaats daarvan de Teamleider en Afdelingshoofd kunt gebruiken.
Elke Afdeling kan maar 1 Hoofd hebben.
Afdelingshoofden kunnen alle budgets zien van houders die deel uitmaken van een team (als lid of leider) in hun afdeling.
Een gebruiker kan hoofd zijn van meerdere afdelingen.
Een Afdelingshoofd kan transacties zien van alle leden van alle Teams die tot die Afdeling behoren, inclusief de Teamleiders.
Vierogenprincipe
Voorkom dat admins kaarten voor zichzelf aanmaken
Standaard kunnen Admins kaarten aanmaken voor iedere medewerker, inclusief zichzelf. Ons supportteam kan je Moss-account echter zo instellen dat wanneer een Admin een kaart voor zichzelf wil aanmaken, deze eerst door iemand anders moet worden goedgekeurd. Wanneer dit vierogenprincipe is geactiveerd, zal wanneer een Admin het formulier 'Kaart aanmaken' invult en zichzelf als kaarthouder selecteert, de knop op het formulier veranderen van 'Kaart aanmaken' naar 'Kaart aanvragen'.
De kaartaanvraag gebruikt dan het relevante goedkeuringsbeleid voor kaartaanvragen. Als in het goedkeuringsbeleid staat dat de admin waar de kaart voor bedoeld is zijn eigen aanvragen moet goedkeuren, dan stuurt Moss de aanvragen naar de manager van die admin. Als er geen manager is toegewezen aan de admin die het verzoek heeft ingediend, wordt het verzoek naar een andere admin gestuurd.
Voorkom dat mensen hun eigen uitgaven goedkeuren
Het kan zijn dat de indiener ook de goedkeurder is. Ons supportteam kan echter je account zo configureren dat dit wordt voorkomen. In dat geval stuurt Moss het verzoek naar de manager van de indiener/goedkeurder als hij/zij er een heeft. Zo niet, dan wordt het verzoek naar een andere admin gestuurd.
Goedkeuring doorsturen naar een vervanger wanneer de gebruikelijke goedkeurder afwezig is
Soms is een goedkeurder afwezig, maar moet een verzoek wel zo snel mogelijk verwerkt worden. Daarvoor kun je een vervanger toewijzen.