Als een goedkeurder afwezig is, maar je wel wilt dat in die tijd verzoeken gewoon worden verwerkt, kun je een vervanger aanwijzen.
Wijs goedkeuringstaken makkelijk toe aan een collega.
Synchroniseer Moss met je hr-software zodat afwezigheid automatisch wordt bijgehouden of laat goedkeurders en admins afwezigheid handmatig invoeren.
Moss zorgt dat in behandeling zijnde goedkeuringsverzoeken naar vervangers worden gestuurd, zodat het werk gewoon kan doorgaan.
Wanneer de eerste goedkeurder terug is, schakelt Moss automatisch terug naar de standaard goedkeuringsflow.
Deze functie activeren
Vervanging toewijzen is alleen beschikbaar voor nieuwere en uitgebreidere tariefplannen. Als je geen toegang hebt, neem dan contact op met je customer success manager of vraag toegang aan in de app.
Afwezigheid toevoegen
Afwezigheid vanuit je hr-systeem
Koppel je hr-systeem aan Moss: volg deze stappen voor Personio (EN) of deze voor andere hr-systemen (EN).
Kies welke afwezigheidstypes je wilt synchroniseren met Moss. Je kunt je afwezigheidstypes beheren via Gebruikers & Teams > HR-software > Afwezigheidstypes beheren.
Zodra de verbinding tot stand is gebracht, ga je naar Gebruikers & Teams > Afwezigheid om de afwezige gebruikers te bekijken.
Let op: Als je vóór november 2023 je hr-software hebt gekoppeld aan Moss, moet je dat helemaal opnieuw doen om Moss de afwezigheidsgegevens te laten ontvangen.
Let op: Vanaf december 2023 kun je vanuit de volgende programma's afwezigheid synchroniseren met Moss: Personio, Workday, SAP SuccessFactors, Sage HR, PayFit, BambooHR, Rippling, Charlie, HiBob, HeavenHR, Factorial, AFAS, HRworks, Officient, PeopleHR, Humaans.
Vanuit deze programma's kan het op dit moment NIET: Entra ID, Azure AD, Google Workspace, Abacus.
En vanuit deze programma's kan het wel, maar is het synchroniseren nog niet helemaal betrouwbaar: Nmbrs, AFAS, Kenjo, Remote, Okta, Oracle HCM, Gusto, Breathe HR, CatalystOne, Lucca, Planday, Sympa, Iris.
Afwezigheid direct invoeren in Moss
Je eigen afwezigheid melden
Klik op het gebruikersprofiel rechtsboven in de app.
Selecteer 'Afwezigheid'.
Voer de begindatum in (dit kan in het verleden zijn).
Voer de einddatum in (of laat leeg als je niet weet wanneer je terugkomt).
Voeg nog een periode toe als dat nodig is.
Klik op 'Opslaan'.
Afwezigheid voor iemand anders melden
Ga als admin naar Gebruikers & Teams > Afwezigheid.
Selecteer een gebruiker.
Voer de begindatum in.
Voer de einddatum in (of laat leeg als je niet weet wanneer ze terugkomen of als ze het bedrijf hebben verlaten).
Voeg nog een periode toe als dat nodig is.
Klik op 'Opslaan'.
Vervanging activeren
Goedkeuringsverzoeken worden alleen doorgegeven tijdens afwezigheid als de afwezige goedkeurder een vervanger heeft geselecteerd en vervanging voor hem/haar is geactiveerd.
Vervanging voor jezelf activeren
Klik op het gebruikersprofiel rechtsboven in de app.
Selecteer 'Afwezigheid'.
Vink het schakelaartje aan.
Kies je vervanger.
Klik op 'Opslaan'.
Vind gebruikers met geplande afwezigheid maar bij wie vervanging is uitgeschakeld
Ga als admin naar Gebruikers & Teams > Afwezigheid.
Selecteer 'Tonen' bij het filter 'Afwezige gebruikers zonder vervanging'. Zo worden alleen gebruikers weergegeven zonder vervanger of waarbij vervanging is uitgeschakeld.
Vervanging voor anderen activeren
Ga als admin naar Gebruikers & Teams > Afwezigheid.
Vink het schakelaartje aan.
Kies een vervanger.
Let op: Iedere actieve Moss-gebruiker kan een vervangende goedkeurder zijn.
Let op: We sturen admins een e-mail als we gebruikers vinden zonder vervanging voor de komende maand. Je kunt deze e-mailnotificatie uitzetten in je app-instellingen
Wat gebeurt er precies wanneer tijdens een afwezigheid goedkeuringsverzoeken worden doorgestuurd?
Tijdens de afwezigheid worden goedkeuringsverzoeken verzonden naar zowel de afwezige goedkeurder als zijn/haar vervanger. Dat geldt ook voor verzoeken die zijn verzonden voordat de periode begon, maar die nog moeten worden goedgekeurd. Beide kunnen het verzoek tijdens deze periode goedkeuren.
Een e-mail naar de vervanger legt uit dat ze dit goedkeuringsverzoek krijgen, omdat de primaire goedkeurder afwezig is. De primaire goedkeurder blijft e-mails ontvangen voor goedkeuringsverzoeken, maar daarin staat dat het verzoek ook naar zijn/haar vervanger is gestuurd. Goedkeurders kunnen deze e-mailnotificaties uitzetten in hun app-instellingen.
Wat gebeurt er wanneer een afwezigheid eindigt?
Wanneer een afwezigheid afloopt, krijgt de vervanger geen nieuwe goedkeuringsverzoeken meer voor zijn of haar collega.
Goedkeuringsverzoeken die al naar de vervanger zijn gestuurd en nog niet zijn verwerkt, zijn niet meer toegankelijk voor de vervanger. Maar de vervanger heeft wel toegang tot verzoeken die hij/zij al heeft goedgekeurd.
Wat als de vervanger ook afwezig is?
Dan worden goedkeuringsverzoeken nog steeds naar de primaire goedkeurder én de vervanger gestuurd.
Vervangers kunnen ook vervangers hebben. Als de vervanger vervanging heeft geactiveerd, dan krijgt de vervanger van de vervanger ook de verzoeken van de primaire goedkeurder.
Let op: Op het tabblad 'Afwezigheid' zie je alle Moss-gebruikers, niet alleen de goedkeurders. Daardoor kun je ook vervanging activeren voor vervangers, zelfs als ze normaal gesproken geen goedkeurders zijn.