Moss kan worden gekoppeld aan alle belangrijke HR-systemen. Door je HR-systeem aan Moss te koppelen, blijven je personeelsgegevens, teamstructuur en toegangsrechten automatisch gesynchroniseerd. Zo ben je veel minder tijd kwijt aan handmatig gebruikersbeheer.
Deze handleiding helpt je bij de volledige installatie: van het koppelen van je HR-systeem tot het uitnodigen van je team en het precies instellen hoe Moss alles synchroon houdt.
Handleidingen voor specifieke HR-systemen:
Personio: bekijk hier de instructies.
AFAS: zie dit artikel van Kombo (EN) voor hulp bij het aanmaken van je inloggegevens.
Wat het koppelen van je HR-systeem voor je doet
Zodra de koppeling tot stand is gebracht, zorgt Moss ervoor dat je workspace altijd synchroon blijft met je HR-systeem. Daardoor hoef je het volgende niet te doen:
Medewerkers en hiërarchieën synchroniseren. Medewerkersgegevens, teamindelingen en directe leidinggevenden worden automatisch geïmporteerd en bijgewerkt, zodat uitgaven via de juiste goedkeuringsroutes lopen.
Teams en afdelingen opzetten zonder handmatig werk. Maak met één klik nieuwe teams en afdelingen aan op basis van wat Moss in je HR-systeem vindt.
Bankgegevens voor declaraties vooraf invullen. Moss haalt de bankgegevens van medewerkers op die nodig zijn om terugbetalingen snel en zonder gedoe te regelen.
Toegang intrekken als medewerkers vertrekken. Als iemand in je HR-systeem wordt gedeactiveerd, kan Moss zijn of haar account automatisch deactiveren, met een optionele respijtperiode.
Afwezigheden detecteren en goedkeuringen doorsturen naar een vervanger. Als een goedkeurder afwezig is, kan Moss ervoor zorgen dat taken gewoon doorgaan door ze aan iemand anders te delegeren.
Geschatte tijd: ongeveer 20 minuten om alles in te stellen.
Voordat je begint
Zorg er voordat je verbinding maakt voor dat je HR-systeem is ingesteld met de benodigde API-inloggegevens en dat je toegang hebt tot gegevens van medewerkers, teams, afdelingen, managers en hiërarchische lijnen. Voor een volledige synchronisatie is het ook aan te raden om toegang te hebben tot verlofgegevens en bankgegevens.
Houd deze machtigingen actief nadat je verbinding hebt gemaakt, want als je ze wijzigt, kan dat invloed hebben op de synchronisatie. Als je niet zeker weet hoe je API-inloggegevens moet aanmaken, vraag het dan aan degene die je HR-systeem beheert.
Stap 1: Sluit je HR-systeem aan
Ga naar ‘Gebruikers’ en open het tabblad ‘HR-software’.
Klik op ‘HR-systeem verbinden‘.
Lees de checklist en controleer of je alles hebt wat in het gedeelte ‘Voordat je begint’ staat. Vink de bevestiging ‘Toestemmingen en sync-voorwaarden‘ aan en klik vervolgens op ‘Doorgaan‘.
Kies het HR-systeem dat je gebruikt uit de lijst (bijvoorbeeld Personio, HiBob, SAP SuccessFactors). Je kunt zoeken om het jouwe snel te vinden.
Volg de verbindingsstappen voor jouw provider. Voor Personio betekent dit dat je je Personio-domein invoert (bijvoorbeeld your-company.personio.de) en Moss de benodigde leesrechten toekent.
Moss start de eerste synchronisatie en importeert je medewerkers en organisatiestructuur. Je kunt deze pagina verlaten, de synchronisatie gaat op de achtergrond door. Zodra dit klaar is, klik je op ‘Doorgaan naar HR-instellingen’.
Stap 2: Stel je teams in
Moss toont alle teams die in je HR-systeem staan en probeert elk team automatisch te koppelen aan een bestaand Moss-team.
Teams die Moss heeft gekoppeld, zijn gemarkeerd als ‘Automatisch gekoppeld’.
Teams waarvoor geen match is gevonden, zijn aangeduid als ‘Nieuw’. Je kunt ze rechtstreeks vanuit dit scherm als nieuwe teams in Moss aanmaken, of ze koppelen aan een bestaand Moss-team.
Gebruik de filters Alles/Nieuw/Gekoppeld om ze te bekijken, pas eventuele koppelingen in de kolom 'Gekoppeld Moss-team' aan en klik vervolgens op ‘Doorgaan‘. Je kunt meerdere HR-teams aan hetzelfde Moss-team koppelen als dat bij je structuur past.
Stap 3: Stel je afdelingen in
Afdelingen werken op dezelfde manier als teams. Moss haalt alle afdelingen uit je HR-systeem op, koppelt automatisch de afdelingen die het kan matchen, en markeert de rest als ‘Nieuw’, zodat je ze kunt aanmaken of toewijzen.
Bekijk de kolom 'Gekoppelde Moss-afdeling', breng eventuele wijzigingen aan, en klik vervolgens op ‘Doorgaan‘.
Stap 4: Nodig je team uit voor Moss
Moss nodigt je medewerkers niet automatisch uit; jij bepaalt zelf wie er toegang krijgt.
In de stap ‘Gebruikers' zie je alle medewerkers die in je HR-systeem zijn gevonden.
Gebruik het veld ‘Zoeken' en de filters Alle/Nog niet in Moss/Al in Moss om de mensen te vinden die je zoekt.
Selecteer de medewerkers die je wilt uitnodigen. In elke rij zie je hun e-mailadres, de rol die ze in Moss zullen krijgen en of ze al in Moss zitten.
Klik op ‘Doorgaan‘. Moss stuurt uitnodigingen naar iedereen die je hebt geselecteerd.
Dankzij de team- en afdelingsindeling die je eerder hebt ingesteld, worden uitgenodigde medewerkers automatisch in het juiste team en de juiste goedkeuringsworkflows geplaatst.
Stap 5: Los gegevensconflicten op
Als Moss verschillen ontdekt tussen een gegeven in je HR-systeem en hetzelfde gegeven in Moss, worden die hier weergegeven. Zo kun je zelf beslissen welke waarde je wilt behouden. Conflicten kunnen gaan over de manager van een medewerker of over zijn of haar team.
Je hebt twee opties:
Los alles in één keer op. Klik op ‘Toepassen op alles’ om voor elk conflict de waarde uit je HR-systeem te behouden.
Los conflicten afzonderlijk op. Kies voor elke persoon de juiste waarde, bijvoorbeeld door de juiste manager te selecteren in het dropdownmenu ‘Manager in Moss’.
Als een medewerker in Moss aan een ander team is toegewezen dan in je HR-systeem, geeft Moss dit aan met de melding ‘Deze gebruiker is in Moss aan een ander team toegewezen’, zodat je het juiste team kunt kiezen voordat je opslaat.
Als je klaar bent, klik je op ‘Opslaan & doorgaan‘.
Stap 6: Kies je instellingen voor het deactiveren van gebruikers
Hier bepaal je hoe Moss omgaat met mensen die vertrekken.
Activeer ‘Synchronisatie van gedeactiveerde gebruikers’, zodat het Moss-account van een medewerker automatisch wordt gedeactiveerd wanneer hij of zij in je HR-systeem als inactief wordt gemarkeerd. De activering en alle andere gegevens blijven hoe dan ook gewoon synchroniseren.
Kies vervolgens het gedrag bij deactivering:
Uitgesteld (aanbevolen): stel een respijtperiode in, bijvoorbeeld 3 dagen, voordat de deactivering definitief wordt. Gedurende deze periode behoudt de gebruiker volledige toegang, waardoor je de tijd hebt om belangrijke abonnementen of kaarten opnieuw toe te wijzen voordat ze worden opgezegd. Moss stuurt je een e-mail wanneer gebruikers gepland staan om te worden gedeactiveerd.
Onmiddellijk: het account wordt gedeactiveerd zodra de medewerker in je HR-systeem als inactief wordt gemarkeerd.
Stap 7: Kies de afwezigheidstypes
Tot slot detecteert Moss de verschillende soorten afwezigheden in je HR-systeem (zoals thuiswerken, betaalde vakantiedagen, ouderschapsverlof en ziektedagen). Zet de opties aan die je door Moss wilt laten synchroniseren, zodat het automatisch goedkeuringen kan delegeren wanneer een goedkeurder afwezig is.
Klik op ‘Voltooien‘ om de installatie af te ronden.
Dat was het. Je HR-systeem en Moss zijn nu verbonden en blijven synchroon lopen. Je kunt al deze instellingen later nog eens bekijken via ‘Gebruikers‘ > ‘HR-software‘.