Wanneer je HR-software een gebruiker als inactief markeert, kan Moss hem of haar automatisch deactiveren óf je een respijtperiode geven om de wijziging eerst te controleren. Zo voorkom je dat onbedoelde deactiveringen de uitgavenflows verstoren.
Standaard wacht Moss 3 dagen voordat een deactivering die via het HR-systeem komt, wordt doorgevoerd. Je kunt die wachttijd verkorten of verlengen, overschakelen naar onmiddellijke deactivering, of de door HR gestuurde deactivering helemaal uitschakelen.
Let op: Deze instellingen gelden alleen voor het deactiveren van gebruikers. Het activeren van gebruikers en alle andere gesynchroniseerde gegevens (naam, e-mailadres, team, afdeling, kostenplaats) worden altijd in realtime gesynchroniseerd, ongeacht hoe je dit instelt.
Zo werk je je instellingen bij
Je kunt je deactiveringsvoorkeuren op twee plaatsen instellen:
Tijdens het instellen van de HR-integratie: in de stap ‘Instellingen voor gebruikerssynchronisatie’ van de installatiewizard.
Na de installatie: ga naar ‘Gebruikers’ > ‘HR-software’ en klik op ‘Beheren’ naast ‘Gebruiker deactiveren’.
Synchronisatie bij deactiveringen
Dit bepaalt of Moss überhaupt reageert op deactiveringen in je HR-systeem.
Optie | Wat er gebeurt |
Geactiveerd (standaard) | Zodra een gebruiker in je HR-software als inactief wordt gemarkeerd, deactiveert Moss deze gebruiker – per direct of na een bepaalde tijd, afhankelijk van hoe je het instelt. |
Gedeactiveerd | Signalen voor deactivering vanuit het HR-systeem worden genegeerd. Gebruikers behouden hun toegang tot Moss, zelfs als ze in je HR-systeem als inactief zijn gemarkeerd. |
Als je deze instelling deactiveert, worden alle gebruikers die gepland staan om te worden gedeactiveerd, weer actief gemaakt. Je wordt gevraagd dit te bevestigen voordat de wijziging wordt doorgevoerd. Als je de deactiveringssynchronisatie later weer activeert, geldt het alleen voor toekomstige wijzigingen – er worden geen wijzigingen met terugwerkende kracht doorgevoerd.
Respijtperiode of per direct
Dit bepaalt hoe snel deactiveringen worden doorgevoerd. Deze instelling is alleen actief als ‘Synchronisatie van gebruikersdeactiveringen’ is ingeschakeld.
Optie | Wat er gebeurt |
Uitgesteld (standaard) | De deactivering wordt een aantal dagen in de wacht gezet. De gebruiker behoudt in de tussentijd volledige toegang tot Moss en zijn/haar kaarten. |
Per direct | De gebruiker wordt gedeactiveerd in Moss zodra de HR-synchronisatie de wijziging registreert. |
Als je ‘Uitgesteld’ selecteert, kun je een uitstelperiode van 1, 2 of 3 dagen kiezen (de standaardinstelling is 3 dagen).
Let op: we raden een buffer van drie dagen aan. Zo heb je tijd om belangrijke abonnementen of kaarten opnieuw toe te wijzen voordat ze worden geannuleerd.
Wat gebeurt er tijdens de uitstelperiode?
Gebruikers die in je HR-systeem als inactief zijn gemarkeerd, verliezen tijdens de respijtperiode de toegang tot het platform, terwijl hun kaarten actief blijven. Ze worden duidelijk gemarkeerd met ‘Deactivering gepland’ in de gebruikerstabel. In het detailvenster van de gebruiker verschijnt een banner met de exacte datum waarop de deactivering ingaat.
Zodra een gebruiker op het punt staat te worden gedeactiveerd, ontvangen alle admins in je organisatie een e-mail met een lijst van de betroffen gebruikers, hun geplande deactiveringsdata en het aantal actieve kaarten dat aan elke gebruiker is gekoppeld.
Zodra de wachttijd is verstreken, deactiveert Moss de gebruiker automatisch en worden al zijn/haar actieve kaarten beëindigd.
Mogelijke acties bij een geplande deactivering
Deactivering ongedaan maken
Er is geen aparte knop om te annuleren in Moss. Om een geplande deactivering te annuleren, kun je het volgende doen:
Activeer de gebruiker opnieuw in je HR-software. Moss pikt dit op bij de volgende synchronisatie en zet de gebruiker weer op actief.
Schakel de synchronisatie voor deactivering uit (zie hierboven). Hierdoor worden alle op dat moment geplande deactiveringen in één keer weer op actief gezet.
Direct deactiveren
Als je een gebruiker wilt deactiveren zonder te wachten tot de uitstelperiode voorbij is:
Ga naar ‘Gebruikers’ > ‘Gebruikers’.
Zoek de gebruiker met het ‘Deactivering gepland’-label en open het detailvenster.
Klik op ‘Nu deactiveren’ en bevestig.
Hierdoor wordt hun toegang onmiddellijk ingetrokken en worden alle actieve kaarten beëindigd.
Veelgestelde vragen
Wat zet een deactivering vanuit mijn HR-systeem in gang?
Er wordt een deactivering uitgevoerd wanneer Moss een signaal ontvangt van je HR-systeem. Dit kan gebeuren als:
Een gebruiker in je HR-systeem als inactief wordt gemarkeerd.
De rechten van het account dat voor de HR-integratie wordt gebruikt zijn gewijzigd, waardoor de toegang tot gebruikersgegevens beperkt is.
In het laatste geval ontvangt Moss mogelijk niet langer de benodigde informatie en worden gebruikers als inactief beschouwd, waardoor ze worden aangemerkt voor deactivering.
Hebben de instellingen voor het deactiveren van gebruikers invloed op de synchronisatie van andere HR-gegevens?
Nee. Deze instellingen bepalen alleen hoe en wanneer gebruikers in Moss worden gedeactiveerd. Alle andere gebruikersgegevens (activeringen, teams, managers etc.) worden nog steeds in realtime gesynchroniseerd.
Blijft een gebruiker die op het punt staat te worden gedeactiveerd toegang houden tot Moss?
Nee. Zodra de deactivering is gepland, kan de gebruiker niet meer inloggen op Moss. Zijn of haar kaarten blijven echter actief totdat de deactivering is voltooid.
Wat gebeurt er met hun kaarten?
Kaarten blijven actief tijdens de uitstelperiode. Zodra de gebruiker volledig is gedeactiveerd, worden alle actieve kaarten beëindigd. Zorg er daarom voor dat je belangrijke abonnementen of betalingen op tijd opnieuw toewijst.
Hoe herstel ik een foutieve deactivering?
Activeer de gebruiker opnieuw in je HR-systeem – Moss pikt dit bij de volgende synchronisatie op en annuleert de geplande deactivering. Je kunt ook de synchronisatie van deactiveringen uitschakelen onder 'Gebruikers' > 'HR-software' om alle geplande deactiveringen ongedaan te maken. Gebruik dit wel alleen als tijdelijke maatregel terwijl je het probleem in je HR-systeem oplost.
Kan ik een geplande deactivering versnellen?
Ja. Ga naar 'Gebruikers' > 'Gebruikers', open het detailvenster van de gebruiker en klik op 'Nu deactiveren'.
Krijgt de gebruiker een melding over de geplande deactivering?
Nee. Alleen admins krijgen meldingen, de gebruiker wordt niet op de hoogte gebracht.
Ondersteunt Moss toekomstige (geplande) deactiveringen vanuit mijn HR-systeem?
Nee. Moss reageert alleen als een gebruiker daadwerkelijk als inactief is gemarkeerd in je HR-systeem. Als een deactivering van tevoren is ingepland in je HR-tool, zal Moss dit niet eerder weergeven. De gebruiker verschijnt pas met het label 'Deactivering gepland' in Moss nadat het HR-systeem hem of haar als inactief heeft gemarkeerd en de wijziging via de synchronisatie is opgepikt.