Naar de hoofdinhoud

Connect Guide | 1. Bereid de verbinding tussen Moss en AFAS voor

Anna Dziurosz avatar
Geschreven door Anna Dziurosz
Gisteren bijgewerkt

Dit is het eerste artikel in een reeks die je stap voor stap uitlegt hoe je Moss en AFAS aan elkaar koppelt.

Doel van dit artikel

Dit artikel legt uit wat je moet doen voordat je Moss en AFAS kunt koppelen. Zo moet je AFAS configureren, Moss-inkoop- en -bankdagboeken aanmaken, een dummy-leveranciersrekening voor transacties en eentje voor opwaarderingen aanmaken, en de juiste gebruiker de benodigde machtigingen geven. Zo zorg je ervoor dat de gegevensstroom vanaf dag één werkt, zonder onduidelijkheden of handmatige correcties.

Checklist (voordat je verbinding maakt)

  • Maak een speciale gebruiker voor de AFAS-verbinding aan om ervoor te zorgen dat de gebruiker niet wordt gedeactiveerd.

  • Maak App Connectors en GetConnectors in AFAS aan waarmee je gegevens tussen de twee systemen kunt uitwisselen.

  • Zorg voor de vereiste machtigingen in AFAS.

  • Inkoopdagboek: wordt gebruikt voor het registreren van alle uitgaven die met je Moss-kaarten zijn gedaan.

  • Moss-balansrekening: grootboek dat wordt gebruikt om je Moss-saldo bij te houden.

  • Bankdagboek: wordt gebruikt om alle transacties te registreren, van opwaarderingen tot betalingen en terugbetalingen.

  • Moss-standaardleverancier: wordt gebruikt voor Moss-transacties wanneer de daadwerkelijke leverancier niet in AFAS voorkomt.

  • Cash in transit-rekening: wordt gebruikt om je Moss-stortingen te boeken.

    • Zorg ervoor dat je een cash in transit-rekening hebt voor het boeken van je Moss-stortingen.

Aangewezen AFAS-gebruiker

Om onderhoudsredenen raden we aan om een AFAS-gebruiker aan te maken die niet aan een specifieke medewerker is gekoppeld. Bijvoorbeeld: verbindingen@bedrijfsnaam.nl.

App Connector in AFAS

Om AFAS Profit aan Moss te koppelen, moet je een App Connector aanmaken waarmee de gegevensstroom tussen beide systemen kan worden uitgevoerd.

Let op: Als je tijdens de installatie het App Connector-tabblad niet ziet, heb je waarschijnlijk niet de juiste machtigingen. In dat geval raden we je aan om een collega met uitgebreidere machtigingen te vragen om de App Connector voor je aan te maken.

Let op: Aan het einde van deze stap krijg je een toegangstoken te zien. Bewaar deze op een veilige plek.

Maak App Connectoren en GetConnectoren aan in AFAS

Volg de onderstaande stappen om de connectoren aan te maken:

1. Ga naar: 'Algemeen' > 'Beheer' > 'App connector'.

2. Klik vervolgens op ‘Nieuw’.

3. Geef je App Connector een naam, selecteer ‘Classic token’ als authenticatietype en schakel automatische tokengeneratie in. Selecteer vervolgens een gebruikersgroep (administraties) die toegang moet krijgen tot de connector. Selecteer vervolgens een gebruiker om de verbinding te autoriseren, idealiter een speciaal daarvoor aangewezen gebruiker.

4. Klik daarna op ‘Volgende’.

5. Klik vervolgens op ‘Nieuw’ om meer App Connectoren toe te voegen.

6. Selecteer de connectoren uit de onderstaande lijst en voeg ze toe aan jouw connector, en ga dan verder. Met deze App Connectoren kan Moss alle benodigde boekhoudgegevens uit AFAS synchroniseren.

ℹ️ Je kunt aangepaste connectoren specificeren. Deze moeten worden opgegeven wanneer je AFAS koppelt aan je Moss-account en moeten worden toegewezen aan de betreffende velden in Moss (bijvoorbeeld grootboekrekeningen, leveranciers, btw-codes etc.)

Als je besluit om aangepaste connectoren te gebruiken, zorg er dan voor dat het bereik en de mapping correct zijn voor gebruik met onze integratie. We raden aan om standaard GetConnectoren van AFAS te gebruiken om integratieproblemen te voorkomen, maar je kunt ook aangepaste connectoren instellen in de set-upflow.

  • Connectoren voor ondersteuning van boekhoudkundige context

    • Profit_Dagboeken

    • Profit_Transacties_Toegewezen

    • Profit_Toewijzing_Opdrachten

    • DDI Administraties (Profit)

  • Connectoren voor synchronisatie van leveranciersstamgegevens (Moss synchroniseert leveranciers en maakt leveranciersonderhoud mogelijk in zowel Moss als AFAS)

    • Profit_Crediteur

    • Profit_Bankrekeningen

    • Profit_Adres

    • Profit_BTW_code

    • Profit_Accounts

  • Connectoren voor synchronisatie van project- en kostenstructuur (project- en kostendimensies zijn nodig om projectkosten toe te wijzen. Dimensies moeten worden gesynchroniseerd om al je AFAS-dimensies in kaart te brengen)

    • Profit_Projecten

    • DDI_Kosten (Profit)

    • DDI_Kostenplaatsen (Profit)

    • DDI_Kostendragers (Profit)

    • DDI_Dimensies

    • DDI_Dimensies 2 (Profit)

    • DDI_Dimensies 3 (Profit)

7. Nadat je alle connectoren hebt geselecteerd, kan je verdergaan met het genereren van de App Connector.

Klik op ‘Nieuw’ en selecteer de UpdateConnectoren uit de lijst.

  • UpdateConnectoren:

    • Inkooprelatie organisatie

    • Financiële factuur

    • Dossier

8. Voltooi de installatie van de App Connector.

9. Bewaar de toegangstoken op een veilige plaats, zodat je deze later kunt gebruiken om verbinding te maken met de Moss-applicatie.

10. Sla je Moss Connector op.

11. Om een naadloze synchronisatie met Moss te garanderen, moet je ervoor zorgen dat de volgende instellingen zijn ingeschakeld: open 'CRM' > 'Dossier' > 'Instellingen' > 'Type dossieritem'.

12. Open dan de 'Inkoopfactuur (Profit) Dossieritem' uit de lijst

13. Deselecteer hier het vakje ‘Alleen bestaande combinaties toegestaan’ om ervoor te zorgen dat Moss boekingen kan plaatsen in AFAS.

Let op: Als je een specifieke workflow voor Moss-transacties wilt gebruiken, kun je 'Kenmerk' inschakelen. Je kunt later in Moss een kenmerkwaarde opgeven die in Moss-boekingen moet worden gebruikt om deze uit te sluiten van AFAS-workflows of ze door te sturen naar Moss-specifieke workflows (aangezien de uitgaven al in Moss zijn goedgekeurd en mogelijk geen aanvullende goedkeuring in AFAS nodig hebben).

Vereiste machtigingen

Moss heeft specifieke machtigingen nodig om succesvol verbinding te maken met AFAS. Zorg ervoor dat deze correct zijn ingesteld in AFAS.

Stel de vereiste machtigingen in

Om een naadloze synchronisatie met Moss te garanderen, moet je ervoor zorgen dat de volgende instellingen zijn ingeschakeld:

  1. Open 'CRM' > 'Dossier' > 'Instellingen' > 'Type dossieritem'.

  2. Open dan 'Inkoopfactuur (Profit) Dossieritem'.

  3. Deselecteer hier het vakje ‘Alleen bestaande combinaties toegestaan’ om ervoor te zorgen dat Moss boekingen kan plaatsen in AFAS.

Let op: Als je een specifieke workflow voor Moss-transacties wilt gebruiken, kun je 'Kenmerk' inschakelen. Je kunt later in Moss een kenmerkwaarde opgeven die in Moss-boekingen moet worden gebruikt om deze uit te sluiten van AFAS-workflows of ze door te sturen naar Moss-specifieke workflows (aangezien de uitgaven al in Moss zijn goedgekeurd en mogelijk geen aanvullende goedkeuring in AFAS nodig hebben).

Inkoopdagboek

Een inkoopdagboek wordt gebruikt om alle uitgaven die je met je Moss-kaarten hebt gedaan bij te houden.

Een inkoopdagboek aanmaken

Volg de onderstaande stappen om een inkoopdagboek aan te maken:

  1. Ga naar 'Financieel' > 'Grootboek' > 'Dagboeken'.

  2. Klik op 'Nieuw'.

  3. Geef de dagboekcode en -naam op. Selecteer ‘Inkoop’ als dagboektype. Scroll vervolgens naar beneden naar de voorkeursinstellingen.

  4. Zorg ervoor dat alle vakjes in de voorkeursinstellingen zijn aangevinkt om correcte boekingen te garanderen.

Moss-balansrekening

Een Moss-balansrekening is een grootboek dat wordt gebruikt om je Moss-saldo bij te houden.

Maak een Moss-balansrekening aan

Volg de onderstaande stappen om een Moss-balansrekening aan te maken.

  1. Ga naar 'Financieel' > 'Grootboek' > 'Grootboekrekeningen'.

  2. Klik dan op 'Nieuw'.

  3. Voer een rekeningcode en een rekeningnaam in voor je Moss-balansrekening, selecteer het juiste rekeningtype en voltooi.

  4. Je hebt nu met succes een Moss-balansrekening aangemaakt.

Bankdagboek

Een bankdagboek wordt gebruikt om alle transacties te registreren, van stortingen tot betalingen en terugbetalingen.

Maak een bankdagboek aan

Voordat je een bankdagboek aanmaakt, moet je ervoor zorgen dat je al een Moss-balansrekening hebt aangemaakt.

Volg de onderstaande stappen om een bankdagboek aan te maken.

  1. Open 'Financieel' > 'Grootboek' > 'Dagboeken'.

  2. Klik op 'Nieuw'.

  3. Definieer vervolgens een dagboekcode > geef het dagboek een naam > selecteer dagboektype = 'Financieel' en stel de Moss-balansrekening in als de tegenrekening van het dagboek.

  4. Klik op ‘Voltooien’ om het dagboek op te slaan.

Moss-standaardleverancier

Een Moss-standaardleverancier wordt gebruikt voor Moss-transacties wanneer de daadwerkelijke leverancier niet in AFAS voorkomt.

Maak een Moss-standaardleverancier aan

Volg de onderstaande stappen om een Moss-standaardleverancier aan te maken:

  1. Open 'Financieel' > 'Crediteuren' > 'Crediteur'.

  2. Klik op 'Nieuw'.

  3. Selecteer 'Organisatie' als type en klik op 'Volgende'.

  4. Voer een leveranciersnaam en adres in. Klik op 'Volgende'.

  5. Vink aan het einde het selectievakje ‘Is crediteur’ aan.

  6. Sla de leverancier op.

Dat was het, je bent klaar met de voorbereidingen!

Je kunt nu beginnen met het verbinden van Moss en AFAS.

Ga naar het volgende artikel in de reeks

Gerelateerde artikelen
Connect Guide | 2. Koppel Moss aan AFAS
Connect Guide | 1. De verbinding tussen Moss en Oracle NetSuite voorbereiden
4. Moss en Exact Globe verbinden
Connect Guide | 1. De verbinding tussen Moss en Exact Online voorbereiden
Boekingslogica | Moss-transacties reconciliëren in AFAS
Was dit een antwoord op uw vraag?