Dit is het eerste artikel in een reeks artikelen die je door het proces van het koppelen van Moss en Exact Online leiden. Als je alle stappen volgt, zijn aan het einde Moss en Exact Online succesvol met elkaar verbonden.
Moss maakt verbinding met Exact Online via API.
De volgende markten worden op dit moment ondersteund:
Nederland
Duitsland
België
Niet ondersteund:
Exact Online-accounts in het Verenigd Koninkrijk
Doel van dit artikel:
Dit artikel behandelt wat je moet doen voordat je Moss met Exact Online kunt verbinden. Om Moss te verbinden met Exact Online, moet je Exact Online configureren, Moss inkoop- en bankdankboeken aanmaken, een dummy leveranciersrekening voor transacties en één voor opwaarderingen maken, en de juiste gebruiker de benodigde rechten geven. Zo zorg je ervoor dat de gegevensstroom vanaf dag één werkt, zonder vraagtekens of handmatige correcties.
Checklist (voordat je verbinding maakt)
Je hebt een Exact Online-gebruiker nodig met de juiste machtigingen voor Moss.
Maak een inkoopdagboek aan voor Moss-transacties, facturen en declaraties (bijv, MOSS_INKOOP)
Maak een bankdagboek aan voor Moss-betalingen (bijv., MOSS_BANK)
Maak een 'standaardleverancier' ('dummyleverancier') aan voor Moss-transacties zonder specifieke leverancier (bijv, MOSS_STANDAARDLEVERANCIER)
Maak een 'opwaardeerleverancier' aan voor wallet-financiering/bankoverschrijvingen (werkt als een in-transit tegenhanger; zie boekingslogica)
Sta selectie van boekhoudperiode toe vanuit Moss om transacties in een andere boekhoudperiode te boeken
Benodigde machtigingen voor een Exact Online-gebruiker
Exact Online-machtigingen zijn rolgebaseerd en labels kunnen verschillen per locatie (NL/DE/BE). De onderstaande tabel geeft een overzicht van de benodigde gebruikersrechten voor de Moss<>Exact Online-integratie. De gebruiker met deze rechten moet de verbinding tot stand brengen/autoriseren vanuit Moss
Exact Online-machtigingen
Exact Online-machtigingen
Je kunt de onderstaande schermafbeeldingen of tabel gebruiken om te zien welke rechten nodig zijn.
Machtigingen voor 'Bank'
Gebied | Machtigingen (label kan variëren) |
Bank |
|
Machtigingen voor 'Financiële boekingen'
Gebied | Machtigingen (label kan variëren) |
Financiële boekingen |
|
Machtigingen voor 'Relaties' & 'Stamgegevens'
Gebied | Machtiging (label kan variëren) |
Relaties |
|
Stamgegevens |
|
Moss Inkoopdagboek
Wij raden aan om een inkoopdagboek exclusief voor Moss-exports aan te maken. Je kunt ook een van je bestaande inkoopdagboeken gebruiken, maar dan bestaat de kans dat de Moss-import in de war raakt met andere inkoopworkflows in Exact Online.
Alle transacties (creditcardbetalingen, crediteurenfacturen, personeelsdeclaraties) worden geboekt in het Moss-inkoopdagboek in Exact Online dat je exclusief voor Moss hebt aangemaakt.
Moss-inkoopdagboek aanmaken
Moss-inkoopdagboek aanmaken
Om een inkoopdagboek aan te maken, open je 'Stamgegevens' > 'Dagboeken' en klik je op ‘Nieuw’ > 'Inkoop'.
Voer een nieuwe dagboekcode en een dagboekomschrijving in, zoals 'Moss Inkoopdagboek'. Zorg ervoor dat het dagboek niet geblokkeerd is. In het geval dat je facturen in meerdere valuta's opneemt in Moss, vink dan het selectievakje 'Variabel: Valuta' aan.
Moss-bankdagboek
Alle Moss-betalingen (creditcardbetalingen, walletbetalingen voor facturen en declaraties) worden aangemaakt als bankdagboekposten in Exact Online en die moeten worden gekoppeld de betreffende inkoopdagboekpost van de uitgave.
Om je Moss-saldo te reconciliëren, moet je een speciale Moss-bankrekening aanmaken met een gekoppeld bankdagboek.
Een Moss-bankdagboek aanmaken
Een Moss-bankdagboek aanmaken
Om een nieuw bankdagboek aan te maken, open je 'Stamgegevens' > ‘Bankrekeningen’ en klik je op 'Nieuw'.
Voer een fictief bankrekeningnummer in zoals '1234' en negeer de waarschuwing van Exact bij de rekeningvalidatie.
Voer een duidelijke naam in, zoals 'Moss-balansrekening'. Exact wijst automatisch een bankdagboek toe aan de rekening.
Een Moss-standaardleverancier aanmaken (Exact Online)
Alle Moss-creditcardtransacties kunnen worden geboekt bij één 'standaardleverancier' in Exact Online. Als alternatief kun je transacties boeken tegen de respectievelijke leveranciersrekeningen van de leveranciers die je betaalt. Ook is een hybride aanpak mogelijk waarbij alleen grotere transacties worden geboekt tegen specifieke leveranciers, terwijl kleinere uitgaven worden geboekt tegen de enkele creditcardleverancier.
Deze rekening wordt ook gebruikt om de Moss-valutawisselkosten of banktransactiekosten te boeken als je facturen en declaraties betaalt vanuit je Moss Wallet.
Een nieuwe leverancier aanmaken (Exact Online)
Een nieuwe leverancier aanmaken (Exact Online)
Open 'Stamgegevens' > ‘Leveranciers’ en klik op 'Nieuw'.
Kies 'Handmatig'.
Noem het 'Moss Standaardleverancier' en laat de andere ‘Informatie’ leeg. Navigeer dan naar het onderdeel 'Algemeen'.
Controleer in de sectie 'Algemeen' of het selectievakje 'Leverancier' is ingeschakeld voor je rekening. Moss importeert alleen leveranciers die zijn gemarkeerd als 'Leverancier' uit Exact Online.
Sla de nieuwe leverancier op.
Een Moss-opwaardeerleverancier aanmaken (Exact Online)
De Moss-opwaardeerrekening is een technische vereffeningsrekening in Exact Online die wordt gebruikt om inkomende terugbetalingen of opwaarderingen van je externe bank tijdelijk vast te houden voordat deze worden bijgeschreven op je Moss-saldo.
Een opwaardeerleverancier aanmaken
Volg dezelfde stappen als voor de standaardleverancier (instructies hierboven). Het enige verschil is dat je de rekening deze keer iets in de trant van 'Moss Opwaardeerleverancier' moet noemen.
Boekhoudperiode selecteren
Als je transacties wilt boeken naar een andere boekhoudperiode in Exact Online (bijvoorbeeld omdat de transactieperiode al is afgesloten), moet dit worden ingeschakeld in de instellingen van Exact Online.
Boekhoudperiode selecteren vanuit Moss toestaan
Boekhoudperiode selecteren vanuit Moss toestaan
Om dit toe te staan klik je op 'Bedrijfsnaam' > 'Instellingen'.
Open 'Data' en kies onder 'Periode-datumcontrole' ‘Optioneel’ of 'Nee'. Anders negeert Exact boekingsperiodes die door Moss zijn verzonden.
Je bent klaar met de voorbereidingen!
Je kunt nu Moss en Exact Online met elkaar gaan verbinden.