Dit is het tweede artikel in onze Exact Online-reeks. Hierin wordt uitgelegd hoe je Moss en Exact Online met elkaar verbindt.
Voordat je begint met het verbinden van Moss en Exact Online, moet je eerst een paar voorbereidingen treffen. Die worden behandeld in het eerste artikel in de Exact Online- reeks.
Algemene informatie
Door je Moss-account te koppelen aan Exact Online kun je automatisch je grootboekrekeningen, leveranciers, btw-tarieven en kostenplaatsen importeren; en je kaarttransacties snel exporteren van Moss naar Exact Online. Dit artikel legt uit hoe je de verbinding instelt.
Om Moss te verbinden met Exact Online heb je een Moss-gebruikersaccount nodig met de rol boekhouder (intern of extern) of admin.
Moss verbinden met Exact Online
1. Open Moss en ga naar 'Instellingen' > 'Boekhouding'.
2. Klik op 'Boekhouding configureren'.
3. Er wordt gevraagd of je verantwoordelijk bent voor de boekhouding en of je toegang hebt tot alle noodzakelijke boekhoudfuncties in je bedrijf.
Zo ja, ga dan verder met de installatie. Zo nee, wijs deze taak dan toe aan de juiste persoon en nodig ze uit voor Moss als dat nodig is.
4. Selecteer Exact Online als je boekhoudsoftware en klik op 'Doorgaan'.
5. Kies je land (het land waarin je Exact-account is geregistreerd) en vink alle vakjes aan zodat alle instellingen in Exact Online klaar zijn voor de integratie.
Klik vervolgens op 'Verbinden met Exact Online'.
6. Je wordt doorgestuurd naar Exact, waar je moet inloggen op je account en de algemene voorwaarden moet accepteren.
7. Zodra je bent ingelogd en de algemene voorwaarden hebt geaccepteerd, word je automatisch teruggestuurd naar Moss.
8. Als je meerdere Exact Online-administraties beheert, moet je de administratie selecteren die je met Moss wilt verbinden.
Klik vervolgens op 'Synchroniseren en doorgaan'.
9. Nu moet je de Moss-balansbewegingen configureren:
Selecteer het bankdagboek en de rekening van de opwaardeerleverancier die je eerder hebt aangemaakt. Als je deze nog niet hebt aangemaakt, kun je de instructies hier vinden: bankdagboek, opwaardeerleverancier).
Meer informatie over de balansbewegingen vind je in dit artikel.
Wanneer je klaar bent, klik je op 'Doorgaan'.
10. Nu moet je je leveranciersinstellingen instellen:
Voeg het inkoopdagboek en de standaard leveranciersrekening toe die je eerder hebt aangemaakt. Als je deze nog niet hebt aangemaakt, kun je de instructies hier vinden: inkoopdagboek, standaard leveranciersrekening).
Activeer de 'leveranciersboekhouding voor kaarttransacties' als je transacties wilt boeken bij de leveranciers van een specifieke handelaar. Je kunt de optie deactiveren als je alle kaarttransacties wilt boeken bij één enkele Moss-standaardleverancier.
11. Schakel de optie 'Btw-geregistreerd' uit als je administratie niet btw-geregistreerd is.
12. In de volgende stap krijg je een overzicht van je Exact-instelling.
Daarnaast kun je op dit scherm een aantal dingen configureren. Al deze instellingen kunnen ook later worden aangepast:
Als je de FX- en betalingskosten die door Moss in rekening worden gebracht op een aparte grootboekrekening (bankkosten) wilt boeken, kun je die rekening hier aangeven. Als je deze rekening leeg laat, neemt Moss de kosten op in de conversie van de inkoop- en bankboekingen die we maken voor de transactie.
Als je een FX- en betalingskostenrekening aangeeft, moet je ook een Moss-standaardleverancier selecteren. Deze leverancier wordt gebruikt om de FX-kosten op te boeken.
Je kunt instellen of Moss de standaardtekst meestuurt naar het beschrijvingsveld dat aanvullende informatie over de transactie bevat of alleen het veld met de boekingsnota in het beschrijvingsveld plaatst.
Je kunt de mogelijkheid om leveranciers vanuit Moss aan te maken, te beheren en te synchroniseren met Exact Online in- of uitschakelen.
Je kunt de Moss-opwaardeerleverancier vervangen door een juiste 'in-transit' GL-code (zie boekingslogica) als je dat wilt.
Je kunt betalingsvoorwaarden van Exact Online importeren en gebruiken, en koppelen aan leveranciers.
Ga dan verder met de installatie.
13. In de volgende stap zie je de geïmporteerde grootboekrekeningen van Exact Online.
Je kunt rekeningen als inactief markeren als je ze niet nodig hebt in Moss door de rekeningen te selecteren, op 'Bewerken' > ‘Status’ te klikken en 'Inactief' te selecteren. Je kunt altijd teruggaan naar deze instellingen en rekeningen opnieuw activeren.
Moss importeert niet alle grootboekrekeningen. We filteren op GL-codes die relevant zijn in de context van Moss, omdat we alleen inkopen in Exact boeken. Moss importeert alle balansrekeningen en alle winst-en-verliesrekeningen van het type Debit. Moss importeert GEEN winst-en-verliesrekeningen van het type Credit, omdat deze doorgaans niet relevant zijn voor de uitgavencontext. Als je grootboekrekeningen mist na de synchronisatie, controleer dan de rekeningtypes in Exact.
14. Het volgende scherm toont de geïmporteerde leveranciersrekeningen. Moss importeert alle leveranciers uit Exact Online.
Je kunt leveranciers als inactief markeren als je ze niet nodig hebt voor Moss.
Als je een leveranciersrekening mist, controleer dan of het selectievakje 'Leverancier' is aangevinkt in Exact Online.
Moss synchroniseert deze leveranciersvelden in beide richtingen:
Leveranciersnaam
Leveranciersnummer
Btw-nummer
Betalingsvoorwaarde
Valuta
IBAN
BIC
Adres (land, straat, postcode, stad)
15. In de volgende stap vind je de geïmporteerde btw-codes van Exact.
Je kunt btw-codes als inactief markeren als je ze niet nodig hebt in Moss (om aankopen mee te coderen).
16. In deze stap worden kostenplaatsen geïmporteerd uit Exact Online.
Je kunt kostenplaatsen die je niet nodig hebt in Moss als inactief markeren.
17. In de laatste stap zie je de geïmporteerde lijst met kostendragers uit Exact Online.
Je kunt kostendragers die je niet nodig hebt in Moss als inactief markeren.
18. Projectcodes kunnen optioneel worden geïmporteerd.
19. Je Moss-account is nu succesvol verbonden met Exact Online.
Al deze instellingen kunnen worden aangepast onder 'Instellingen' > 'Boekhouding'.
Je boekingen worden nu rechtstreeks geëxporteerd van Moss naar Exact Online, samen met de bijlagen en het auditlogboek.
Je hebt de tools aan elkaar gekoppeld!
In het volgende artikel lees je hoe je gegevens van Moss exporteert naar Exact Online.