Dit is het tweede artikel in onze AFAS-reeks. Hierin lees je hoe je Moss en AFAS succesvol aan elkaar koppelt.
Voordat je begint met het verbinden van Moss en AFAS, moet je ervoor zorgen dat je aan alle vereisten voldoet en dat je de benodigde gegevens bij de hand hebt. Deze onderwerpen worden behandeld in het eerste artikel in onze AFAS-reeks.
Algemene informatie
Door je Moss-account te koppelen aan AFAS kun je automatisch je grootboekrekeningen, leveranciers, btw-tarieven en kostenplaatsen importeren en je kaarttransacties met een paar kliks eenvoudig exporteren van Moss naar AFAS. In dit artikel wordt uitgelegd hoe je deze verbinding instelt.
Om Moss met AFAS te verbinden, heb je een Moss-gebruikersaccount nodig met de rol boekhouder (intern of extern) of admin.
Verbind Moss met AFAS
1. Open Moss en ga naar ‘Instellingen’ > ‘Boekhouding’.
2. Klik op ‘Boekhouding instellen’.
3. Er wordt gevraagd of je verantwoordelijk bent voor de boekhouding en toegang hebt tot alle noodzakelijke boekhoudfuncties in je bedrijf. Als dat het geval is, ga dan verder met de installatie. Zo niet, wijs deze taak dan toe aan de juiste persoon en nodig hem of haar uit voor Moss als hij of zij nog geen lid is.
4. Selecteer AFAS als je boekhoudsoftware en klik op ‘Doorgaan’.
5. Voer je AFAS Entity ID en authenticatietoken in die je hebt gegenereerd tijdens het aanmaken van de App Connector en klik op ‘Verbinden met AFAS’.
Let op: Als je je AFAS Entity ID niet weet, log dan in op https://www.afasonline.nl en je vindt het in het midden van de bovenste balk.
Het authenticatietoken is aangemaakt tijdens de installatie van de AFAS App connector.
Als je aangepaste GetConnectoren van AFAS wilt gebruiken, kun je de optie inschakelen om andere connectoren dan de voorgestelde standaardconnectoren te specificeren.
6. Nu moet je de administratie selecteren waarmee je verbinding wilt maken en vervolgens op ‘Synchroniseren’ klikken.
7. Verplichte rekeningen
Nu moet je de Moss-balansrekening en cash-in-transitrekening invoeren.
8. Inkoopdagboek & standaardleverancier
Voer nu je inkoopdagboek en je standaardleverancier in.
Schakel 'Leveranciersboekhouding voor kaarttransacties' in als je transacties wilt boeken bij de leveranciers van de betreffende handelaar. Je kunt de optie uitschakelen als je alle kaarttransacties bij één enkele standaardleverancier van Moss wilt boeken.
9. Btw-instelling
Schakel de optie ‘Btw-geregistreerd’ uit als je bedrijf niet btw-geregistreerd is.
10. Selecteer je dimensies
Op deze pagina kun je twee kostendimensies uit AFAS toewijzen, zoals kostenplaats of kostendrager. Andere dimensies, zoals projectcodes, kostenposten en aanvullende dimensies, kunnen in een later stadium worden toegevoegd. Lees ons artikel over dimensies voor AFAS voor meer context.
Let op: Je kunt hier andere dimensies in kaart brengen, zoals projectcodes of kostendimensies, als je geen kostenplaats en kostendrager gebruikt of als dit niet je primaire dimensies zijn. De naam van dimensies kan later worden gewijzigd.
11. Overzicht van de instellingen
Je ziet nu een overzicht van alle instellingen die je zojuist hebt geconfigureerd.
Controleer je instellingen tot nu toe. Op deze pagina kun je extra configuraties toevoegen:
Bankdagboek: Selecteer het boekingsdagboek dat je wilt gebruiken om Moss-betalingen te boeken.
Rekening voor uitgestelde kosten: Selecteer je GL-code om uitgestelde kosten in AFAS weer te geven.
Rekening voor FX-kosten: Wijs je GL-code voor bankkosten toe aan dit veld. Als dit veld is ingevuld, registreert Moss de conversiekosten die in rekening worden gebracht voor valutatransacties op deze rekening.
Let op: Dit heeft geen betrekking op winsten en verliezen uit FX-conversie, maar wordt alleen gebruikt voor kosten die Moss in rekening brengt voor FX-betalingen.
Kenmerkwaarde voor workflowinstellingen: Optioneel kun je een ‘kenmerkwaarde’ opgeven voor Moss-exports naar AFAS. Deze waarde kan worden gebruikt om Moss-transacties naar een vooraf gedefinieerde workflow te leiden of de goedkeuringsworkflow in AFAS helemaal over te slaan. Als je dit veld leeg laat, exporteert Moss transacties zonder kenmerkwaarde (functiewaarde).
Standaard betaalmethode voor nieuwe leveranciers: Als je vanuit Moss nieuwe crediteurenrekeningen aanmaakt in AFAS, kun je via deze instelling de standaardbetaalmethode voor deze leveranciers vastleggen.
Controleer of alles in orde is en klik vervolgens op ‘Doorgaan’.
Let op: al deze instellingen kunnen ook later nog worden gewijzigd.
12. Grootboekrekeningen
Je ziet nu alle geïmporteerde grootboekrekeningen.
Je kunt rekeningen als inactief markeren als je ze niet nodig hebt in Moss door de rekeningen te selecteren, op ‘Bewerken’ > ‘Status’ te klikken en ‘Inactief’ te selecteren. Je kunt op elk moment de rekeningen opnieuw activeren.
13. Leveranciers
Je ziet nu alle geïmporteerde leveranciers.
Je kunt leveranciers als inactief markeren als je ze niet nodig hebt voor Moss. Je kunt ze op elk moment opnieuw activeren.
Moss synchroniseert deze leveranciersvelden in beide richtingen:
Leveranciersnaam
Leveranciersnummer
Btw-nummer
Valuta
IBAN
BIC
Adres; land, straat, postcode, plaats
Ga verder met de installatie door op ‘Doorgaan’ te klikken.
14. Btw-instellingen
Je ziet een lijst met alle geïmporteerde btw-codes.
Je kunt btw-codes als inactief markeren als je ze niet nodig hebt in Moss (om inkooptransacties tegen te coderen).
Klik op ‘Doorgaan’.
15. Kostenplaats
Je ziet een lijst met al je geïmporteerde kostenplaatsen. Je kunt de kostenplaatsen die je niet nodig hebt in Moss als inactief markeren.
16. Kostendragers
Nu zie je een lijst met al je geïmporteerde kostendragers. Je kunt ze als inactief markeren als je ze niet nodig hebt in Moss.
De installatie is nu voltooid.
Al deze instellingen kun je op elk moment aanpassen onder ‘Instellingen’ > ‘Boekhouding’.
Je boekingen worden nu rechtstreeks vanuit Moss naar AFAS geëxporteerd, samen met de documentafbeeldingen, inclusief het auditlogboekprotocol.
Je hebt de tools nu succesvol verbonden.
Het volgende artikel legt uit hoe je je gegevens van Moss naar AFAS exporteert.