Om er zeker van te zijn dat je Moss-transacties altijd naar AFAS kunnen worden geëxporteerd, zelfs als de leverancier waar de transactie bij hoort nog niet bestaat in AFAS, moeten we een zogenaamde Moss Default Supplier aanmaken. Daarnaast moeten we een Moss-kasboek aanmaken om alle wijzigingen in je bankpositie bij te houden, zoals opwaarderingen, betalingen en terugbetalingen en hebben we een Moss grootboekrekening nodig. Ten slotte maken we een Moss-inkoopdagboek om alle aankopen die zijn gedaan met je Moss-kaarten vast te leggen.

Om te beginnen moeten we een nieuw inkoopdagboek maken. Ga hiervoor naar Financieel > Grootboek > Dagboek > Nieuw. Zodra het nieuwe dagboek wordt geopend, geef je een dagboekcode op (bijvoorbeeld INK2). Geef het dagboek een beschrijving, selecteer Type = Aankoop (2) en definieer de dagboekinstellingen zoals getoond in onderstaande screenshot.

Open het linker navigatiepaneel Financieel > Grootboek > Grootboekrekening > Nieuw. Geef vervolgens de gewenste code, naam en beschrijving op en zorg ervoor dat je het accounttype 'Activa' selecteert. Ga helemaal naar het einde van de aanmaakstroom zonder waarden te wijzigen en sla de balansrekening op.

Om een nieuw kasboek aan te maken ga je naar Financieel > Grootboek > Dagboek > Nieuw. Typ de code voor het nieuwe dagboek (bijvoorbeeld BNK2), geef het een beschrijving, selecteer type 'Financieel dagboek (3)' en zorg ervoor dat je de dagboekinstelling definieert zoals getoond in onderstaande screenshot.

In sommige gevallen hebben je Moss-transacties geen overeenkomstige leverancier in AFAS. Daarom moeten we een Moss-standaardleverancier aanmaken om ervoor te zorgen dat je transacties altijd in AFAS kunnen worden geboekt.

Als je een nieuwe leverancier wilt maken voor Moss, open je het linkernavigatiepaneel > Financieel > Crediteur > Nieuw > en vul je de leveranciersgegevens in zoals aangegeven in onderstaande screenshot. Klik op volgende.

Sla het tweede scherm over, waarbij je de standaardwaarden zo laat staan. Selecteer in het derde scherm van de aanmaakstroom voor een nieuwe leverancier, je crediteurenrekening en definieer een betalingsvoorwaarde zoals hieronder getoond.

Zorg er bij het aanmaken van een Moss-leverancier voor dat je het selectievakje 'Is crediteur' aanvinkt, anders verschijnt de foutmelding 'Het rekeningnummer is niet geldig' bij het exporteren vanuit Moss.

Zodra we de vereiste boekhoudmiddelen in AFAS hebben gemaakt, kunnen we de boekhoudings-instellingen op het Moss-platform starten.

Log in bij je Moss-account, ga naar Accounting > Algemene instellingen en gebruik de codes van de Balans- en Leveranciersrekening die je eerder in AFAS hebt aangemaakt om deze velden in te vullen en laat Cash in Transit leeg.

Zodra je de algemene configuratie hebt voltooid, moeten we je AFAS-boekhoudkenmerken importeren in Moss, dat wil zeggen je Grootboekrekeningen, Leveranciers, Btw-tarieven en Kostenplaatsen.

Alle bronnen kunnen eenvoudig worden gedownload van AFAS. We raden je aan ze te exporteren in Excel-indeling waarbij je ze opmaakt in de indeling die Moss nodig heeft. Vervolgens sla je het bestand op in CSV-indeling en importeer je het in Moss.

Ga bijvoorbeeld voor Grootboekrekeningen naar 'Financieel' > 'Grootboek' > 'Grootboekrekening' > Groene pijl > 'Gegevens exporteren naar Excel' en klik op 'Alles exporteren'. Ga vervolgens in Moss naar Grootboekrekeningen > klik op 'Subcategorie toevoegen / importeren' en download de CSV-sjabloon die nodig is om grootboekrekeningen in Moss te importeren.

Ga vervolgens terug naar Moss-platform > 'Accounting' > 'Grootboekrekeningen', klik op
'Subcategorie toevoegen/importeren' en upload heet CSV-bestand met je AFAS-grootboekrekeningen.

Herhaal dit proces met Leveranciers, Kostenplaatsen en Kostendragers. Ten slotte moet je handmatig je btw-tarieven aanmaken in Moss en daarbij dezelfde codes gebruiken als in AFAS.

Je Moss-transacties kunnen worden geëxporteerd naar de aankoop- en kasboeken van AFAS door middel van CSV-bestanden. Voor extra gebruiksgemak hebben we twee vooraf gedefinieerde exportindelingen gemaakt die je eenvoudig aan je Moss-account kunt toevoegen.

Wat is een exportindeling? Een exportindeling, ook wel exportsjabloon genoemd, stelt ons in staat om de in Moss opgeslagen gegevens te structureren en te formatteren om te voldoen aan de vereisten van het boekhoudsysteem, in dit geval AFAS. Het gaat dan bijvoorbeeld om kolomvolgorde, kolom- en decimale scheidingstekens, indelingen van bedragen, enz.

Zoals hierboven vermeld moeten de transacties die in Moss zijn gemaakt worden geëxporteerd naar zowel de Inkoop- als de Kasboeken in AFAS. Omdat ze verschillende importvereisten hebben, moeten er twee verschillende exportindelingen worden gemaakt: AFAS Purchase (Inkoop) en AFAS Bank.

Als je een nieuwe exportindeling wilt maken in Moss, ga je naar Accounting > Exporteer indelingen en klik je op 'Maak exportindeling' om de Indelingsvoorkeuren te openen.

Als je de exportindeling een naam hebt gegeven, open je de vervolgkeuzelijst 'Basissjabloon' en selecteer je 'AFAS CSV - Inkoop'. Voordat je doorgaat, moet je de vervolgkeuzelijst voor de indeling van bedragen openen en 'Negatieve bedragen' selecteren in plaats van de standaardinstelling 'Omkeren bedragen'.

Als je op de pagina 'Kolommen' aankomt, zie je dat de toewijzing al vooraf is gedefinieerd. Deze toewijzing is ingesteld om te voldoen aan de vereisten van de gemiddelde AFAS-opstelling. Het enige veld dat je hier hoeft te wijzigen is 'Code dagboek', waarbij 'Klantspecifiek - te definiëren' wordt vervangen door de code van je aankoopdagboek.

Nadat je de exportindeling voor aankopen hebt gemaakt, moet je hetzelfde proces doorlopen om een bankindeling te maken. Klik op 'Exportindeling maken' om de indelingsvoorkeuren te openen. Als je de exportindeling een naam hebt gegeven, open je de vervolgkeuzelijst 'Basissjabloon' en selecteer je 'AFAS CSV - Bank'. Klik op 'Doorgaan'. Zorg ervoor dat je op de pagina Kolommen 'Klantspecifiek - te definiëren' vervangt door de code van het Kasboek dat je eerder in AFAS hebt gemaakt.

Je vindt alle niet-geëxporteerde transacties onder Kaarten > Exporteren > Niet-geëxporteerd. Hier kun je ook alle relevante boekhoudkenmerken aan je transacties toewijzen.

Om gemakkelijker te kunnen bepalen welke informatie nodig is voor elke transactie, kun je filteren op onder andere ontbrekende betaalbewijzen en ontbrekende grootboekrekeningen.

Als je transacties alle benodigde informatie bevatten, kun je ze markeren als gereed om te worden geëxporteerd door op 'Verplaatsen naar exportwachtrij' te klikken. Met deze actie worden je transacties verplaatst naar het tabblad 'Exportwachtrij'. Vanaf nu kunnen alleen gebruikers met beheerdersrechten of boekhoudrechten de transacties wijzigen.

Zodra je de vereiste exportindeling hebt gemaakt, kun je beginnen met het exporteren van je transacties. Om dit te doen ga je naar Kaarten > Exporteren > Exportwachtrij. Selecteer de transacties die geëxporteerd moeten worden en klik tenslotte op de groene knop 'Exporteren'.

Selecteer de exportindeling AFAS-aankoop in de vervolgkeuzelijst 'Bestandsindeling' en klik op 'Downloaden'. Je genereert nu het CSV-bestand dat moet worden geïmporteerd in het inkoopdagboek.

Selecteer vervolgens AFAS Bank in de vervolgkeuzelijst 'Bestandsindeling', schakel het selectievakje 'Transacties markeren als geëxporteerd' in en klik nogmaals op 'Downloaden'.

Belangrijk om te weten voor je begint. Importeer altijd eerst het aankoopbestand en daarna pas de bankafschriften. Op deze manier worden je facturen automatisch gekoppeld aan de bijbehorende betalingen.

Om je transacties te importeren, open je Financieel > Beheer > Import grootboek > Financiële mutaties. Omdat het de eerste keer is dat we Moss-aankooptransacties importeren in AFAS, moeten we 'Importeer via nieuw aan te maken definitie' selecteren. In de toekomst kunnen we de importdefinitie hergebruiken door 'Importeer via bestaande definitie en/of wijzig bestaande definitie' te selecteren.

Geef op de volgende pagina de importeigenschappen op zoals hieronder wordt weergegeven en klik op 'Volgende':

Upload vervolgens het bestand met de aankooptransacties die je zojuist van Moss hebt gedownload, stel de bestandseigenschappen in zoals in onderstaande afbeelding wordt weergegeven en ga naar de volgende pagina.

Nu is het tijd om de kolommen in je CSV-bestand (onderste tabel) toe te wijzen aan de
overeenkomstige waarden in AFAS (bovenste tabel). Om dit te doen sleep je de kolommen in de onderste tabel naar de rijen in de bovenste tabel. Je moet het veld 'Code dagboek' bijvoorbeeld toewijzen aan waarde 'Code dagboek'.

Als je niet bekend bent met dit proces, bekijk dan de volgende video van AFAS waarin wordt uitgelegd hoe je dit kunt doen.

Ga naar de pagina 'Instellingen importeren' (Importeer algemene gegevens), geef de importindeling een naam (zodat je hem in toekomstige importbewerkingen opnieuw kunt gebruiken), zorg ervoor dat alle instellingen zijn aangevinkt en klik op 'Volgende'.

Als het importeren is gelukt, wordt er een klein venster weergegeven waarin staat dat het
importeren is gelukt.

Als het niet is gelukt wordt in het bericht aangegeven dat het importeren is mislukt vanwege fouten. Als dit het geval is, open je het foutrapport en pas je het bestand aan.

Net als eerder open je Financieel > Beheer > Import grootboek > Financiële mutaties. Omdat het de eerste keer is dat we Moss-aankooptransacties importeren in AFAS, moeten we 'Importeer via nieuw aan te maken definitie' selecteren.

Geef op de volgende pagina de importeigenschappen op zoals hieronder wordt weergegeven. Let op: definieer 'Afhandeling rekeningen = 3' en klik op 'Volgende':

Upload vervolgens het bestand met de aankooptransacties die je zojuist van Moss hebt gedownload, stel de bestandseigenschappen in zoals in onderstaande afbeelding wordt weergegeven en ga naar de volgende pagina.

Nu is het tijd om de kolommen in je CSV-bestand (onderste tabel) toe te wijzen aan de
overeenkomstige waarden in AFAS (bovenste tabel). Om dit te doen sleep je de kolommen in de onderste tabel naar de rijen in de bovenste tabel. Je moet het veld 'Factuurnummer' bijvoorbeeld toewijzen aan waarde 'Factuurnummer'.

Als je niet bekend bent met dit proces, bekijk dan de volgende video van AFAS waarin wordt uitgelegd hoe je dit kunt doen.

Ga naar de pagina 'Instellingen importeren' (Importeer algemene gegevens), geef de importindeling een naam (zodat je hem in toekomstige importbewerkingen opnieuw kunt gebruiken), zorg ervoor dat alle instellingen zijn aangevinkt en klik op 'Volgende'.

Als het importeren is gelukt, wordt er een klein venster weergegeven waarin staat dat het
importeren is gelukt.

Het koppelen van aankoop- en banktransacties gebeurt automatisch als de factuurnummers hetzelfde zijn.

​