Dit is het derde artikel in onze NetSuite-reeks, waarin we uitleggen hoe je gegevens uit Moss kunt exporteren en ze kunt importeren in NetSuite.
Als je vragen hebt over hoe je Moss en NetSuite kunt koppelen, lees dan eerst het eerste en tweede artikel van de reeks.
Je kunt al je gegevens vanuit Moss rechtstreeks naar je boekhoudsysteem exporteren. Hieronder vind je instructies voor het exporteren van de verschillende gegevens.
Volg deze stappen om naar de exportpagina te gaan:
Open Moss.
Klik op ‘Exporteren’ in het functieoverzicht.
Ga nu naar een van de onderstaande handleidingen, afhankelijk van welke uitgaven je wilt exporteren.
Kaarttransacties exporteren en boeken
Kaarttransacties van Moss naar NetSuite overzetten
Kaarttransacties van Moss naar NetSuite overzetten
Volg deze stappen om kaarttransacties uit Moss te exporteren en in NetSuite te importeren.
Zorg dat je op het tabblad ‘Kaarttransacties’ bent.
Selecteer nu de kaarttransacties die je wilt exporteren.
Als je alle transacties tegelijk wilt exporteren, klik je gewoon op het vakje bovenaan de lijst om alles te selecteren.
Om de items te exporteren, moet je op ‘Items exporteren’ klikken. Het aantal verandert afhankelijk van hoeveel items je hebt geselecteerd.
Er wordt een zijvenster geopend waarin je onderaan op ‘Exporteren’ moet klikken.
Als je een boeking wilt doen in een andere boekhoudperiode dan de transactiedatum, kun je een periode selecteren in het dropdownmenu. Vink eerst het selectievakje aan en selecteer vervolgens een periode. Moss boekt de transacties dan in die periode.
Hoe kaarttransacties verschijnen in NetSuite
Hoe kaarttransacties verschijnen in NetSuite
Open in NetSuite 'Transacties' > 'Crediteuren' > 'Facturen bewerken' > 'Lijst'.
Bekijk transacties die uit Moss zijn geëxporteerd in de lijst. Je kunt filteren op recent aangemaakte facturen om de nieuwste exports te zien. Kaarttransacties worden geëxporteerd met de status 'Volledig betaald'.
Je kunt de factuur openen en de boekingsgegevens bekijken, naar accounts navigeren en het bijgevoegde betaalbewijs bekijken (onder 'Communicatie').
Bekijk de GL Impact (impact op de grootboekrekening) onder 'Actie' > 'GL Impact'.
Bekijk de GL Impact. Een Moss-kaarttransactie crediteert de crediteurenrekening en debiteert de onkosten- of uitgavenrekening.
De factuurbetaling kun je vinden onder 'Gerelateerde transacties'. De transactie wordt geopend als je op de datum klikt.
De factuurbetaling balanceert de leveranciersrekening en gebruikt de Moss-rekening om de factuur te betalen.
Open de GL Impact van de factuurbetaling onder 'Actie' > 'GL Impact'.
Bekijk de GL Impact van factuurbetalingen. De Moss-rekening wordt gecrediteerd, de crediteurenrekening wordt gedebiteerd.
Facturen exporteren en boeken
Facturen van Moss naar NetSuite overzetten
Facturen van Moss naar NetSuite overzetten
Volg deze stappen om je facturen uit Moss te exporteren en in NetSuite te importeren.
Zorg ervoor dat je op het tabblad ‘Facturen’ bent.
Selecteer de facturen die je wilt exporteren.
Als je alle transacties tegelijk wilt exporteren, klik je gewoon op het vakje bovenaan de lijst om alles te selecteren.
Om de items te exporteren, moet je op ‘Items exporteren’ klikken. Het aantal verandert afhankelijk van hoeveel items je hebt geselecteerd.
Er wordt een zijvenster geopend waarin je onderaan op ‘Exporteren’ moet klikken.
Als je een boeking wilt doen in een andere boekhoudperiode dan de transactiedatum, kun je een periode selecteren in het dropdownmenu. Vink eerst het selectievakje aan en selecteer vervolgens een periode. Moss boekt de transacties dan in die periode.
Hoe facturen verschijnen in NetSuite
Hoe facturen verschijnen in NetSuite
Moss exporteert volledige boekingsoverzichten met bijgevoegde documenten als ‘facturen’ naar NetSuite. Facturen kunnen via NetSuite worden betaald, of boekhouders kunnen de betaling voor elke factuur boeken.
Open in NetSuite 'Transacties' > 'Crediteuren' > 'Facturen bewerken' > 'Lijst'.
Bekijk transacties die uit Moss zijn geëxporteerd in de lijst. Je kunt filteren op recent aangemaakte facturen om de nieuwste exports te zien. Kaarttransacties worden geëxporteerd met de status 'Volledig betaald'.
Je kunt de factuur openen en de boekingsgegevens bekijken, naar accounts gaan en het bijgevoegde ontvangstbewijs bekijken (onder 'Communicatie').
Bekijk de GL Impact. Een Moss-transactie crediteert de crediteurenrekening en debiteert de onkosten- of uitgavenrekening.
Declaraties exporteren en boeken
Declaraties van Moss naar NetSuite overzetten
Declaraties van Moss naar NetSuite overzetten
Exportopties voor declaraties instellen
Wanneer je je declaraties exporteert van Moss naar Netsuite, kun je kiezen om ze te ontvangen als:
Optie 1: Leveranciersfacturen
Optie 2: Onkostenrapporten
Je kunt schakelen tussen de twee instellingen op de instellingenpagina voor de boekhoudkundige integratie onder 'Instellingen'> 'Boekhouding'> 'Boekhoudkundige integratie', onderaan.
Als je ervoor kiest om te exporteren als onkostenrapporten, zorg er dan voor dat je je leveranciers en grootboekrekeningen synchroniseert, zodat je je onkostencategorieën importeert in Moss als onkostenrekeningen en je medewerkers als leveranciers.
Je hebt deze informatie nodig bij het invullen van de pre-accountingdetails voor een declaratie.
Volg deze stappen om je declaraties uit Moss te exporteren en in NetSuite te importeren:
Zorg ervoor dat je op het tabblad ‘Declaraties' bent.
Selecteer de declaraties die je wilt exporteren.
Als je alle declaraties tegelijk wilt exporteren, klik je gewoon op het vakje bovenaan de lijst om alles te selecteren.
Om de items te exporteren, moet je op ‘Items exporteren’ klikken. Het aantal verandert afhankelijk van hoeveel items je hebt geselecteerd.
Er wordt een zijvenster geopend waarin je onderaan op ‘Exporteren’ moet klikken.
Als je een boeking wilt doen in een andere boekhoudperiode dan de transactiedatum, kun je een periode selecteren in het dropdownmenu. Vink eerst het selectievakje aan en selecteer vervolgens een periode. Moss boekt de transacties dan in die periode.
Declaraties boeken in NetSuite
Declaraties boeken in NetSuite
Er zijn twee manieren waarop je je declaraties in NetSuite kunt boeken.
Als leveranciersfactuur
Als onkostenrapport
Hierboven kun je lezen hoe je tussen de twee opties kunt wisselen onder Declaraties exporteren van Moss naar NetSuite.
Declaraties boeken als leveranciersfacturen
Declaraties boeken als leveranciersfacturen
1. Open in NetSuite 'Transacties' > 'Crediteuren' > 'Facturen bewerken' > 'Lijst'.
2. Bekijk declaraties die uit Moss zijn geëxporteerd in de lijst. Je kunt filteren op recent aangemaakte facturen om de meest recente exports te zien. Declaraties worden geëxporteerd met de status 'Open' als ze niet betaald zijn vanuit het saldo van je Moss Wallet. Ze worden geëxporteerd met de status 'Volledig betaald' als ze betaald zijn vanuit het saldo van je Moss Wallet.
3. Je kunt de factuur bekijken en de boekingsgegevens zien, naar accounts gaan en het bijgevoegde betaalbewijs bekijken onder 'Geschiedenis' > 'Bestanden'.
4. Bekijk GL Impact (impact op de grootboekrekening) onder 'Actie' > 'GL Impact'.
5. Bekijk de GL Impact. Een declaratietransactie voor Moss crediteert de crediteurenrekening en debiteert de onkosten- of uitgavenrekening.
Indien betaald vanuit je Moss Wallet (Pay with Moss)
De factuurbetaling kun je vinden onder 'Gerelateerde transacties'. De transactie wordt geopend als je op de datum klikt.
Declaraties boeken als onkostenrapporten
Declaraties boeken als onkostenrapporten
Let op:
Schakel declaraties in voor de export van declaraties onder 'Instellingen' > 'Boekhouding' > tabblad 'Boekhoudkundige integratie'.
Synchroniseer leveranciers om werknemers als leverancier te importeren en synchroniseer grootboekrekeningen om categorieën te importeren.
Voor declaraties moet nu een medewerker als leverancier zijn geselecteerd en een categorie als de onkostenrekening.
1. Open in NetSuite 'Transacties' > 'Medewerkers' > 'Declaraties invoeren' > 'Lijst'.
Moss-declaraties worden geëxporteerd met de status 'Goedgekeurd door boekhoudkundige afdeling'.
2. Je kunt de details van de uitgaven bekijken.
3. De betaalbewijzen kun je bekijken onder 'Communicatie' > 'Bestanden'.
Indien betaald vanuit het saldo van je Moss Wallet (Pay with Moss)
Moss maakt ook een factuurbetaling aan en koppelt deze aan het onkostenrapport.
Balansbewegingen
Balansbewegingen exporteren van Moss naar NetSuite
Balansbewegingen exporteren van Moss naar NetSuite
Balansbewegingen omvatten transacties voor het opwaarderen van je wallet en kredietaflossingen, maar ook facturen en declaraties als ze zijn betaald vanuit je Moss Wallet-saldo met Pay with Moss.
Opwaarderingen en kredietaflossingen worden in NetSuite geboekt via een in-transitrekening en moeten worden afgestemd met de uitgaande banktransactie van je zakelijke bankrekening.
Volg deze stappen om je balansbewegingen uit Moss te exporteren en ze in NetSuite te importeren.
Zorg ervoor dat je op het tabblad ‘Balansbewegingen' bent.
Selecteer de balansbewegingen die je wilt exporteren.
Als je alle balansbewegingen tegelijk wilt exporteren, klik je gewoon op het vakje bovenaan de lijst om alles te selecteren.
Om de items te exporteren, moet je op ‘Items exporteren’ klikken. Het aantal verandert afhankelijk van hoeveel items je hebt geselecteerd.
Er wordt een zijvenster geopend waarin je onderaan op ‘Exporteren’ moet klikken.
Als je een boeking wilt doen in een andere boekhoudperiode dan de transactiedatum, kun je een periode selecteren in het dropdownmenu. Vink eerst het selectievakje aan en selecteer vervolgens een periode. Moss boekt de transacties dan in die periode.
Je hebt alle artikelen in deze Oracle NetSuite-reeks gelezen.
Als je nog vragen hebt, kun je onze andere artikelen over Oracle NetSuite bekijken.