Dit is het eerste artikel in een reeks die je door het proces van het koppelen van Moss en NetSuite leidt. Als je de volledige handleiding stap voor stap volgt, zijn aan het einde Moss en NetSuite succesvol met elkaar verbonden.

Doel van dit artikel:

Dit artikel beschrijft de stappen die je moet nemen voordat je Moss en NetSuite kunt verbinden. Om Moss aan NetSuite te koppelen, moet je eerst NetSuite configureren, inkoop- en bankdagboeken aanmaken in Moss, een dummy-leveranciersrekening voor transacties en eentje voor opwaarderingen aanmaken, en de juiste gebruiker de benodigde rechten geven. Zo zorg je ervoor dat de gegevensstroom vanaf dag één werkt, zonder vraagtekens of handmatige correcties.

Checklist (voordat je verbinding maakt)

Hier vindt je een checklist met alle taken die je moet uitvoeren en de criteria waaraan moet worden voldaan voordat je Moss en NetSuite kunt koppelen.

Noodzakelijke rollen
- Degene die Moss installeert, moet een admin of boekhouder zijn in Moss. In NetSuite heb je iemand nodig die adminrechten heeft.
- Zo doe je het

Noodzakelijke rechten
- Om de integratie te kunnen instellen en gebruiken, moeten de functies SOAP Web Services Application en Token Based Authentication zijn ingeschakeld in je NetSuite-omgeving.
- Zo doe je het
Installeer de Moss-app
- Om Moss met NetSuite te verbinden, moet je de Moss-app hebben. Deze kun je rechtstreeks downloaden vanuit SuiteApp.
- Zo doe je het
Geef een NetSuite-gebruiker de 'Moss-rol' en maak een toegangstoken aan
- De verbinding tussen Moss en NetSuite is afhankelijk van een actieve NetSuite-gebruiker die de ‘Moss-rol’ in NetSuite heeft.
- Om de verbinding tot stand te brengen, moet er een toegangstoken voor de integratie worden aangemaakt met die gebruiker.
- Zo doe je het
Controleer de workflows voor leveranciersfacturen
- Als je workflows toepast voor leveranciersfacturen, moet je Moss zo integreren dat je die workflows kunt omzeilen.
- Zo doe je het
Maak een Moss-balansrekening aan
- Om betalingen voor Moss-creditcardtransacties te boeken, moet je een Moss-balansrekening aanmaken in NetSuite.
- Zo doe je het
(Optioneel) Maak een Moss-standaardleverancier aan
- Dit is alleen relevant als je alle Moss-kaarttransacties bij één leverancier wilt boeken in plaats van voor elke handelaar een aparte leverancier te gebruiken.
- Zo doe je het

De benodigde machtigingen voorbereiden

Hieronder vind je gedetailleerde uitleg over alles wat je moet voorbereiden voordat je verbinding maakt met NetSuite.

Noodzakelijke rollen

Moss: Je hebt toegang tot Moss nodig als admin of interne of externe boekhouder.

NetSuite: We raden aan om de Moss-integratie met NetSuite te laten installeren door een gebruiker met een adminrol in NetSuite.

Gebruikers met andere rollen hebben mogelijk ook genoeg rechten om de integratie in te stellen. Dit hangt af van de specifieke instellingen in je NetSuite-omgeving. Je kunt controleren of je bent aangemeld als 'Administrator' in je huidige sessie als je met de muis over je naam gaat rechtsboven. Daar zie je de gebruikersrollen die aan jou zijn toegewezen en de rol die je gebruikt voor de huidige sessie. Als je niet de 'Administrator'-rol hebt, kun je een gebruiker met die rol vinden onder 'Instellingen' > 'Gebruikers' > 'Gebruikersbeheer'.

Noodzakelijke NetSuite-rechten

De functies SOAP Web Services Application en Token Based Authentication moeten zijn ingeschakeld in je NetSuite-omgeving om de Moss-integratie te kunnen instellen en gebruiken.

Bereid de nodige NetSuite-rechten voor

Open NetSuite en klik op 'Installatie' > 'Bedrijf' > 'Functies inschakelen' en open het tabblad 'SuiteCloud'.
Zorg ervoor dat je deze rechten hebt ingeschakeld:
1. Soap Web Services
2. Token-based authentication
Je moet akkoord gaan met de voorwaarden voor elke functie in een apart venster dat wordt geopend wanneer je het vakje selecteert.
Klik op 'Opslaan' bovenaan de pagina.

Installeer de Moss-applicatie

Je moet de Moss-applicatie uit de SuiteApp installeren om beide systemen te kunnen verbinden.

De Moss-applicatie installeren

Ga naar SuiteApps en zoek 'Moss'.
Installeer 'Moss for NetSuite'.
Moss SuiteApp maakt alle benodigde artefacten aan:
- Integratie (Moss-integratie)
- Rol (Moss-rol)
- Aangepaste formulieren:
  - Moss Leveranciersfactuur
  - Moss Leverancierskrediet
  - Moss Factuurbetaling
  - Moss Storting
  - Moss Onkostenrapport

Pas de Moss-integratierol aan en genereer een gebruikersspecifiek toegangstoken

Om de API te verbinden, moet je eerst de Moss-rol aanpassen die via onze SuiteApp-bundel is aangemaakt. Dit is nodig omdat je alleen met aangepaste rollen de machtigingen kunt aanpassen aan je specifieke NetSuite-vereisten en omdat NetSuite het niet toestaat om rollen te bewerken die door een bundel zelf zijn gemaakt.

Pas je rol voor de Moss-integratie aan

Open 'Installatie' > 'Gebruikers/rollen' > 'Rollen beheren'.

2. Zoek de Moss-rol die is gemaakt via onze SuiteApp-bundel (gemarkeerd met een klein slotsymbool) en klik op ‘Aanpassen’.

3. Pas de toegangsrechten naar behoefte onderaan de pagina aan, bijvoorbeeld om aangepaste segmentlijsten toe te voegen. Sla vervolgens de nieuw aangemaakte rol op als 'Aangepaste Moss-rol'.

De volgende stap is het toewijzen van deze aangepaste Moss-rol aan een integratiegebruiker. Die gebruiker moet vervolgens een toegangstoken aanmaken om de verbinding met Moss te autoriseren.

Wijs de ‘Aangepaste Moss-rol’ toe aan een gebruiker

De integratie van Moss met NetSuite is afhankelijk van deze gebruiker. Zolang de gebruiker actief is, is NetSuite verbonden met Moss. Als deze gebruiker wordt gedeactiveerd, werkt de verbinding met Moss ook niet meer.

Om deze reden raden wij aan een stabiele integratiegebruiker aan te maken. Zo voorkom je dat de verbinding wordt verbroken.

Rollen kunnen worden toegewezen aan gebruikers in de gebruikersinstellingen.

Open NetSuite.
Ga naar 'Instellingen' > 'Gebruikers/rollen' > 'Gebruikers beheren'.
Selecteer de betreffende gebruiker.
Klik op ‘Toegang’ > 'Bewerken'.
Voeg 'Aangepaste Moss-rol' toe aan deze gebruiker in het gedeelte 'Rollen' onderaan.
Sla de wijzigingen op.

Maak een nieuw toegangstoken aan

Let op: In deze stap moet je een Token ID en een Token Secret aanmaken. Zowel het Token ID als het Token Secret zijn maar één keer toegankelijk als de token is aangemaakt. Bewaar ze allebei op een veilige plek. We raden aan om hiervoor een wachtwoordmanager te gebruiken.

Om de verbinding met Moss tot stand te brengen, moet een toegangstoken voor de integratie worden aangemaakt.

We raden aan om een specifieke gebruikersrol voor de Moss-integratie ('Moss-rol') aan te maken voor het toegangstoken. Op die manier zorg je ervoor dat de gebruiker niet per ongeluk wordt gedeactiveerd en de integratie met Moss niet meer werkt. Lees hierboven meer.

Het token is vereist wanneer je workflows in NetSuite gebruikt die gelden voor leveranciersfacturen en die verplicht zijn om leveranciersfacturen als ‘Goedgekeurd’ te markeren.

Zorg ervoor dat je het venster na de laatste stap niet sluit, want er wordt belangrijke informatie getoond die je nodig hebt.

Open 'Installatie' > 'Gebruikers/rollen' > 'Toegangstokens' > 'Nieuw'.
Klik op 'Nieuw toegangstoken'.
Selecteer 'Moss-integratie' als applicatienaam.
Selecteer als gebruiker de gebruiker die je eerder de 'Moss-rol' hebt gegeven.
Selecteer 'Moss-rol' voor het veld 'Rol'.
Geef het token een naam en sla het op.
Sluit het volgende venster niet voordat je zeker weet dat de informatie daarin veilig is opgeslagen.
Zodra je het toegangstoken hebt opgeslagen, verschijnen de 'Token ID' en 'Token Secret' op je scherm. Kopieer ze en sla ze op.

Controleer de workflows voor leveranciersfacturen

Als je workflows toepast voor leveranciersfacturen, moet je aanpassingen doen zodat Moss die workflows kan omzeilen. Dit is nodig omdat Moss alleen kaarttransacties en facturen die via Moss zijn betaald correct kan boeken als de integratie leveranciersfacturen met de status ‘Goedgekeurd’ kan aanmaken. Alleen dan kunnen we betalingen automatisch koppelen en reconciliëren. Om die reden ondersteunt onze integratie geen boekingen in NetSuite met de status 'Wacht op goedkeuring'.

Er zijn verschillende manieren om Moss-transacties te identificeren en uit te sluiten uit je workflows:

Gebruik de Aangepaste Moss-rol als identificator en sla goedkeuringen over voor facturen die door deze rol zijn aangemaakt. De rol is zo geconfigureerd dat gebruikers er niet mee kunnen inloggen en handmatig kunnen posten.
Gebruik aangepaste transactieformulieren die Moss SuiteApp automatisch aanmaakt voor Moss-boekingen.

Als je de workflows wilt aanpassen, heb je hulp nodig van een NetSuite-consultant of -admin. Je kunt ook contact opnemen met ons supportteam.

Moss-balansrekening

Om betalingen voor Moss-creditcardtransacties te boeken, moet je een Moss-balansrekening aanmaken in NetSuite.

Maak een Moss-balansrekening aan

Om een nieuwe rekening aan te maken als 'Moss-balansrekening' ga je naar 'Lijsten' > 'Boekhouding' > 'Rekeningen' > 'Nieuw'.
Geef de rekening de naam 'Moss-balansrekening'.
Bepaal een rekeningnummer voor de Moss-balansrekening volgens de grootboekrekeningen van je organisatie. Vraag je boekhouder als je niet zeker weet welk rekeningnummer hiervoor beschikbaar is.
Selecteer het type rekening. Voor Moss Wallet-klanten is het verstandig om een rekening van het type 'bank' aan te maken. Voor Moss Credit-klanten is het verstandig om een rekening van het type 'creditcard' te gebruiken. Vraag je boekhouder als je niet zeker weet welk rekeningnummer hiervoor beschikbaar is.
Selecteer de valuta voor de Moss-balansrekening (gebruik dezelfde valuta als je Moss-rekening).
Klik op 'Opslaan' om de Moss-balansrekening aan te maken.

Moss-standaardleverancier (optioneel)

Let op: Dit is alleen relevant als je alle Moss-kaarttransacties op één leverancier wilt boeken in plaats van voor elke leverancier een andere leverancier te gebruiken.

Deze leverancier wordt ook gebruikt als je conversie- of betalingskosten moet betalen voor valutatransacties en Wallet-betalingen. Deze kosten worden ook geboekt bij de Moss-standaardleverancier.

Maak een Moss-standaardleverancier aan

Om een nieuwe leverancier aan te maken als Moss-standaardleverancier voor kaarttransacties, ga je naar 'Lijsten' > 'Relaties' > 'Leveranciers' > 'Nieuw'.
Geef de leverancier de naam 'Moss-standaardleverancier'.
Selecteer de betreffende dochteronderneming (indien van toepassing).
Selecteer 'Inkoop' als leverancierscategorie.
Klik op 'Opslaan'.