Om AFAS Profit aan Moss te koppelen, moet je eerst een App connector maken die de datastroom tussen de twee systemen mogelijk maakt.

Om een App connector aan te maken, ga je naar 'Algemeen' > 'Beheer' en klik je op 'App connector'. Klik vervolgens op 'Nieuw' > geef je App connector een naam > selecteer een gebruikersgroep die toegang moet krijgen tot de connector en klik op 'Voltooien'.

⚠️Let op: als je het tabblad App connector niet ziet, dan heb je waarschijnlijk niet de juiste rechten om er een aan te maken. In dat geval raden we je aan om een collega met meer rechten te vragen om de App connector namens jou aan te maken.

Nu kun je de App connector configureren. Schakel allereerst op het tabblad 'Algemeen' de instelling 'Geblokkeerd' uit om de App connector bereikbaar te maken voor Moss.

Ga vervolgens naar 'GetConnectoren' > klik op 'Nieuw' en zorg ervoor dat je de 14 GetConnectoren activeert die hieronder worden weergegeven door ze te selecteren in de tabel. Met deze GetConnectoren kan Moss de benodigde boekhoudkundige gegevens uit AFAS importeren.

Zodra de GetConnectoren zijn ingesteld, ga je naar het tabblad UpdateConnectoren > klik je op 'Nieuw' en schakel je de connectoren Dossier en Financiële mutatie in, waarmee Moss financiële posten en de bijbehorende bijlagen kan exporteren.

Zorg dat de regel 'KnPurchaseRelationOrg' er staat.

Haal in het item 'Dossier' het vinkje weg bij 'Alleen bestaande combinaties toegestaan':

Het 'Dossier'-item ziet er dan zo uit:

Moss exporteert alles met Feature waarde 127. Hierdoor kun je Moss-specifieke workflows maken in AFAS.

Om te controleren of deze functiewaarde bestaat in jouw AFAS-configuratie, kun je dit artikel lezen.

Ga ten slotte naar het tabblad Gebruikerstokens > Klik op 'Nieuw' > selecteer de gebruiker die moet worden gekoppeld aan het authenticatietoken > geef een beschrijving van het token op en klik op 'Volgende'. Dit genereert een nieuw authenticatietoken, een soort sleutel die door Moss wordt gebruikt om de verbindingen met AFAS te authenticeren.

Let op: om onderhoudsredenen raden we aan om een AFAS-gebruiker aan te maken die niet gekoppeld is aan een specifieke medewerker om bijvoorbeeld de verbinding te kunnen uitvoeren: connections@companyname.com.

Kopieer het hele token en sla het ergens veilig op, bijvoorbeeld in je wachtwoordmanager. Het opslaan van dit token is een must, omdat het later in het proces nodig zal zijn. Klik op 'Voltooien' en vervolgens op 'Ok' om je App connector op te slaan.

Voordat je Moss koppelt aan je AFAS-administratie, moet je vier verschillende hulpmiddelen aanmaken in AFAS die worden gebruikt om de uitgaven die in Moss worden verwerkt correct te boeken:

Daarnaast moet je ervoor zorgen dat je een cash in transit-rekening hebt, die wordt gebruikt om je Moss-stortingen te boeken.

Om een nieuw inkoopdagboek aan te maken, ga je onder Grootboek naar 'Dagboek' en klik je op 'Nieuw'.

Definieer vervolgens een dagboekcode > geef het dagboek een naam > selecteer dagboektype = Inkoop > klik op 'Volgende' en klik ten slotte op 'Voltooien'.

Voordat je een nieuw bankdagboek aanmaakt, moet je een Moss-balansrekening aanmaken. Ga hiervoor onder Grootboek naar 'Grootboekrekening' en klik op 'Nieuw'.

Definieer vervolgens een rekeningnummer > geef de grootboekrekening een naam > stel accounttype = Activa in > klik op 'Volgende' en klik ten slotte op 'Voltooien'.

Zodra je de Moss-balansrekening hebt aangemaakt, ben je klaar om het Moss-bankdagboek aan te maken. Net als bij het inkoopdagboek dat je eerder hebt aangemaakt, ga je naar 'Dagboek' en klik je op 'Nieuw'. Definieer vervolgens een dagboekcode > geef het dagboek een naam > selecteer dagboektype = Financieel en stel Moss Balans in als tegenrekening voor het dagboek. Klik op 'Volgende' en vervolgens op 'Voltooien' om het nieuwe dagboek op te slaan.

Om een nieuwe leverancier aan te maken, ga je onder Crediteur naar 'Crediteur' en klik je op 'Nieuw'.

Zorg er vervolgens voor dat je 'Organisatie' selecteert als crediteurentype en ga naar de volgende pagina. Stel een crediteurennaam in, definieer een zoeknaam en klik op de drie puntjes naast het adresveld om het adres van de leverancier in te stellen. Voer de adresgegevens in zoals in de schermafbeelding hieronder en klik op 'OK' om ze op te slaan.

Ga vervolgens helemaal door naar de Bankrekening-pagina. Schakel het selectievakje IBAN uit en klik op 'Volgende' tot het einde van de aanmaakflow om de nieuwe leverancier op te slaan.

Na het voltooien van de boekhoudset-up in AFAS, kun je Moss verbinden met je AFAS-administratie: Log in op Moss > ga naar Boekhouding > klik op 'Verbinden met boekhoudsysteem' > selecteer AFAS en klik op 'Doorgaan'.

Voer dan je AFAS Entity ID en authenticatietoken in die je hebt gegenereerd tijdens het maken van de App connector en klik op 'Verbinden met AFAS'.

Als je je AFAS Entity ID niet weet, log dan in op https://www.afasonline.nl en je ziet het in het midden van de bovenste balk.

Eenmaal verbonden, word je doorgestuurd naar de AFAS-instellingsflow. Zorg er allereerst voor dat je verbonden bent met de juiste entiteit. Als dat niet het geval is, gebruik dan het dropdownmenu voor verbonden entiteiten om de administratie te selecteren waarmee je verbinding wilt maken.

Nadat je de juiste AFAS-administratie hebt gedefinieerd, klik je op 'Synchroniseren' om te beginnen met het importeren van al je boekhoudkundige gegevens uit AFAS: dagboeken, grootboeken, leveranciers, btw-tarieven, beschikbare toewijzingen (kostenplaatsen en kostendragers). Dit proces kan enkele minuten duren.

Zodra de synchronisatie is voltooid, kun je de verbinding configureren door de waarden in te voeren van de boekhoudkundige kenmerken (balansrekening, Moss-standaardleverancier, cash in transit, bankdagboek en inkoopdagboek) die zijn aangemaakt in de 2e stap van het installatieproces (2. Boekhouding instellen in AFAS).

Om het installatieproces te voltooien, gebruik je het linkerpaneel om door de verschillende boekhoudkundige hulpmiddelen te navigeren en te controleren of ze correct zijn geïmporteerd.

Bij het instellen van toewijzingen (kostenplaatsen en kostendragers) moet je er rekening mee houden dat dit een proces in 2 stappen is. Voorheen kreeg je bij het klikken op ‘Synchroniseren' een lijst met beschikbare toewijzingen en nu kun je kiezen welke toewijzing wordt gebruikt als kostenplaats en welke als kostendrager:

Navigeer hierna naar de tabbladen Kostenplaatsen en Kostendragers en klik op ‘Synchroniseren' op elk tabblad om de werkelijke toewijzingswaarden te krijgen: