Om je Moss-uitgaven optimaal te boeken in Exact Globe moet je een Moss-leverancier en een Moss-inkoopdagboek aanmaken.

1. Ga naar 'Financieel' via de bovenste navigatiebalk. Klik vervolgens onder 'Crediteuren' op 'Onderhouden'.

2. Eenmaal in 'Crediteuren', klik je op 'Nieuw'.

3. Geef de nieuwe leverancier een naam > Ga naar 'Financieel' > 'Crediteurenrekening' > Link aan crediteurenrekening > 'Bewaren'.

1. Om een nieuw inkoopdagboek aan te maken, ga je naar het 'Systeem' via de bovenste navigatiebalk en open je 'Dagboeken'.

2. Klik in 'Dagboeken' op 'Nieuw' > vul 'Dagboeknummer' en 'Omschrijving' in en selecteer 'Dagboektype = Inkoop'. Selecteer vervolgens in het veld 'Rekeningnummer' je crediteurenrekening (normaal 1600) en klik op 'Bewaren'.

2.1.1 Leveranciers

2.1.2 Rekeningschema

2.1.3 Kostenplaats

2.1.4 Kostendragers

2.1.5 Btw-tarieven

Zodra je alle benodigde bestanden van Exact Globe hebt gedownload, moet je ze formatteren zoals hieronder weergegeven. Let daarbij vooral op de kolomnamen en de volgorde en sla de bestanden op in CSV-formaat om ervoor te zorgen dat ze in Moss kunnen worden geïmporteerd. Let op: Alleen de vetgedrukte velden zijn verplicht.

2.2.1 Rekeningschema

2.2.2 Leveranciers

2.2.3 Kostenplaatsen

2.2.3 Kostendragers

Zodra je de bestanden hebt geformatteerd en opgeslagen in CSV-formaat, kun je ze importeren in Moss.

1. Open hiervoor Moss > ga naar 'Instellingen' > 'Boekhouding' > klik op de groene button 'Verbinden met boekhoudsysteem' > Selecteer 'Ander boekhoudsysteem' en klik op 'Doorgaan'.

2. Voer vervolgens de code van de Moss-leveranciersrekening in die je in stap 1.1 van de installatie hebt aangemaakt en klik op 'Ga naar rekeningschema'.

3. Klik in het rekeningschema op 'Rekeningen toevoegen/importeren' > 'CSV uploaden' en klik op 'Importeren':

4. Herhaal deze handeling voor leveranciers, kostenplaatsen en kostendragers. Helaas kunnen btw-tarieven alleen handmatig worden aangemaakt. Ga hiervoor naar btw-tarieven, klik op 'Btw-tarief toevoegen', voer de naam, het tarief en de code in en klik ten slotte op 'Btw-tarief toevoegen'. Herhaal dit proces voor elk btw-tarief dat je in Moss wilt hebben.

Je Moss-transacties kunnen worden geëxporteerd naar Exact Globe door middel van CSV-bestanden. Voor het gemak hebben we een vooraf gedefinieerd exportformaat gemaakt dat je makkelijk kunt toevoegen aan je Moss-account.

Wat is een exportformaat? Met een exportformaat kunnen we de gegevens die zijn opgeslagen in Moss structureren en formatteren zodat ze voldoen aan de vereisten van het boekhoudsysteem, in dit geval Exact Globe. Denk aan: kolomvolgorde, scheidingstekens tussen kolommen, decimalen, formaten voor bedragen etc.

Om een nieuw exportformaat aan te maken in Moss, ga je naar 'Boekhouding' > 'Exportformaten' en klik je op 'Exportformaat aanmaken'. Zodra je het exportformaat een naam hebt gegeven, open je het dropdownmenu voor templates, selecteer je 'Exact Globe CSV - Inkoop' en klik je op 'Doorgaan'.

Wanneer je op de pagina 'Kolommen' terechtkomt, zul je zien dat de mapping al is voorgedefinieerd. Deze mapping is bedoeld om te voldoen aan de eisen van Exact Globe, zodat er bijna geen aanpassingen nodig zijn. Er is maar één kleine wijziging nodig: je moet de juiste dagboekcode invoeren in regel 'dagbknr'. Dat is de code van het inkoopdagboek dat je hebt aangemaakt in stap 1.2 van het installatieproces.

Als dat is gebeurd, scrol je helemaal naar beneden en sla je je formaat op.

Zodra je het gewenste exportformaat hebt gemaakt, ben je bijna klaar om te beginnen met het exporteren van je transacties.

Je vindt alle niet-geëxporteerde transacties onder 'Kaarten' > 'Exporteren' > ‘Niet geëxporteerd'. Hier kun je alle relevante boekhoudkundige gegevens aan je transacties toewijzen.

Om gemakkelijker te bepalen welke informatie nodig is voor elke transactie, kun je filteren op ontbrekende betaalbewijzen, ontbrekende grootboekrekeningen etc.

Wanneer je transacties alle benodigde informatie bevatten (factuurnummer, categorie en btw-tarief), kun je ze markeren als 'Klaar voor export' door te klikken op 'Verplaatsen naar exportwachtrij'. Hierdoor worden je transacties verplaatst naar het tabblad 'Exportwachtrij'. Vanaf hier kunnen alleen gebruikers met admin- of boekhouderrechten de transacties wijzigen.

1. Om je transacties naar Exact Globe te exporteren, ga je naar 'Exporteren' > 'Kaarttransacties'.

2. Selecteer de transacties die je wilt selecteren en klik op 'Items exporteren'.

3. Selecteer vervolgens het exportformaat voor Exact Globe in het dropdownmenu 'Formaat' > voer de juiste boekhoudperiode in > markeer de transacties als geëxporteerd en klik ten slotte op 'Downloaden'.

Zodra je je transactiebestand hebt, open je Exact Globe. Ga naar de XML via de bovenste navigatiebalk > selecteer 'Financiële Boekingen'.

Upload vervolgens je CSV-bestand en klik op 'Klaar' rechtsonder in het venster om het importeren van je bestand te starten.

⚠️ Opmerking 1: De datumnotatie van Exact Globe (ddmmjjjj) wordt helaas nog niet ondersteund door Moss (binnenkort beschikbaar). Daarom moet je voorlopig het bestand openen en handmatig de spaties tussen dd mm jjjj verwijderen.

⚠️ Opmerking 2: De CSV import van Exact Globe staat alleen numerieke factuurnummers toe. Zorg er daarom voor dat de kolom 'factuurnr' (kolom L) geen alfabetische tekens bevat. Deze aanpassing kan worden gedaan in het bestand of in Moss.