Voordat we met de boekhouding in Moss kunnen beginnen, moeten we eerst wat voorbereidend werk doen in Twinfield zelf. Concreet: we moeten een nieuw inkoopdagboek, een nieuwe balansrekening, een nieuwe standaardleverancier voor Moss, en een nieuwe bankrekening met een nieuw bankdagboek aanmaken.

Om ervoor te zorgen dat we de bonnen correct van Moss naar Twinfield kunnen exporteren, zonder de bestaande configuraties van je Twinfield-omgeving te verstoren, moeten we een nieuw inkoopdagboek aanmaken.

Ga hiervoor naar Administratie-instellingen > Dagboeken > voer de code voor het nieuwe dagboek (bijvoorbeeld INK2) in en klik op Volgende. Op de volgende pagina selecteer je Inkoopfactuur als de Dagboekcategorie en klik je weer op Volgende.

Eenmaal op de pagina voor dagboekinstellingen, geef je het nieuwe dagboek een naam en scroll je helemaal omlaag naar Document imaging. Dit onderdeel is erg belangrijk, omdat het ons in staat stelt om makkelijk bonnen in Moss te koppelen aan de corresponderende inkoopboekingen in Twinfield. Om dit in te stellen, geef je een Naam op, voer je de volgende waarde (https://getmoss.com/app/transactions/all/view/$Description$) in het Link-veld in en klik je op Opslaan:

Open het linker navigatiepaneel > Financiële professionals > Dimensies > Balans > klik op Eerste vrije code, zoals te zien op de schermafbeelding hieronder, en ga naar de volgende pagina.

Daar aangekomen geef je de nieuwe balansrekening een naam en klik je op Opslaan:

Open het linker navigatiepaneel > Inkoop > Nieuwe leverancier > geef de nieuwe leverancier een naam en klik op Opslaan.

Ga naar Kas & Banken > Bankrekeningen > klik op Bankrekeningen toevoegen vul het formulier zoals gewenst in. Omdat het nog niet mogelijk is een Moss-bankrekening aan te maken, selecteer je voor het Rekeningnummer, Rekeningtype = BBAN en gebruik je Rekeningnummer = 0123456789.

Klik daarna op Aanmaken en ga naar rekeningdetails > selecteer Bankafschriftverwerking > vul het formulier in zoals op de schermafbeelding hieronder en klik op Opslaan.

Nadat we de benodigde boekhoudattributen hebben aangemaakt in Twinfield, kunnen we de boekhouding gaan inrichten op het Moss-platform. Log in op je Moss-account, ga naar Boekhouding > Basis Instellingen en vul in de Moss Balansrekening en Leveranciersrekening de code in van de attributen die je eerder in Twinfield hebt aangemaakt. Voor het veld Cash in Transit hergebruiken we je Twinfield-crediteurenrekening, hoogstwaarschijnlijk met code 1600.

Zodra je de algemene set-up hebt voltooid, moeten we je Twinfield boekhoudattributen importeren in Moss, dat wil zeggen Onkostenrekeningen (Winst & verlies), Leveranciers (Leverancies), Btw-tarieven (BTW), Kostenplaatsen (Kostenplaatsen).

Alles behalve de btw-tarieven kan gemakkelijk worden gedownload van Twinfield. Wij adviseren alles te exporteren in Excel-formaat, te formatteren naar het door Moss gewenste formaat (alleen naam;code behouden); op te slaan in csv-formaat en te importeren in Moss. Voor Onkostenrekeningen ga je bijvoorbeeld naar Financial professionals > Dimensions > Winst & verlies en klik je op Alles exporteren.

Wanneer je in Bestandsbeheer bent, klik je op de bestandsnaam om te downloaden.

Formatteer het bestand zoals hieronder is weergegeven, waarbij alleen de kolommen Name en Account Number in deze specifieke volgorde blijven staan, en sla op in csv-formaat.

Ga vervolgens terug naar het Moss-platform > Boekhouding > Onkostenrekeningen, klik op Subcategorie toevoegen / importeren en upload het csv-bestand met je Twinfield-balansrekeningen.

Herhaal het proces met Leveranciers (Leveranciers), Btw-tarieven (BTW), Kostenplaatsen (Kostenplaatsen).

Het exporteren van transacties vanuit Moss naar de inkoop- en bankdagboeken van Twinfield is mogelijk met csv-bestanden. Voor het gebruiksgemak hebben wij twee voorgedefinieerde exportformaten gemaakt die je makkelijk kunt toevoegen aan je Moss-account.

Wat is een exportformaat? Met een exportformaat kunnen wij de in Moss opgeslagen gegevens structureren en formatteren zodat ze voldoen aan de eisen van het boekhoudprogramma, in dit geval Twinfield. Denk hierbij aan kolomvolgorde, kolom- en decimaalscheidingstekens, bedragformaten, enz.

Zoals hierboven vermeld, moeten de transacties die in Moss zijn aangemaakt, worden geëxporteerd naar zowel de inkoop- als bankdagboeken in Twinfield. Omdat ze verschillende importvereisten hebben, moeten er twee verschillende exportformaten worden aangemaakt: Twinfield Inkoop en Twinfield Bank.

Om een nieuw exportformaat aan te maken in Moss, ga je naar Boekhouding > Uitvoerformaten en klik je op Maak exportformaat. Dat opent de Formaat voorkeuren. Zodra je het exportformaat een naam hebt gegeven, open je het dropdownmenu Basissjabloon, selecteer je Twinfield CSV - Purchase en klik je op Ga door:

Wanneer je op de Kolommen-pagina bent, zul je zien dat de mapping al is voorgedefinieerd. Deze mapping is bedoeld om te voldoen aan de eisen van de gemiddelde Twinfield set-up. Als je echter specifieke wensen hebt, kan het exportformaat makkelijk worden aangepast. Houd er wel rekening mee dat Twinfield zeer strikt is als het gaat om het aantal kolommen en hun positie in het csv-bestand. Wij adviseren dan ook met klem om de wijzigingen te beperken tot de kolom Gegevensbron.

Deze pagina uitgelegd:

Voorbeeldbestand:

Na het aanmaken van het inkoop-exportformaat, volg je dezelfde flow om een bankformaat aan te maken.

Zodra je het gewenste exportformaat hebt aangemaakt, ben je klaar om te beginnen met het exporteren van je transacties. Om dat te doen, ga je naar Kaarten > Exporteren > Export Wachtrij, selecteer je vervolgens de transacties die geëxporteerd moeten worden, en klik je tenslotte op Exporteren.

Zorg ervoor dat je het exportformaat Twinfield Inkoop selecteert in het Bestandsformaat dropdownmenu. Klik op Download om het csv-bestand te genereren dat in het inkoopdagboek moet worden geïmporteerd:

Selecteer nu het exportformaat Twinfield Bank en klik nogmaals op Download. Als je transacties als Geëxporteerd wilt markeren, vink dan de betreffende vakjes aan:

Om je transacties te importeren, open je Bestandsbeheer, browse en upload je de eerder van Moss gedownloade csv-bestanden > klik je op de blauwe menuknop en selecteer je Importeren:

Op de volgende pagina open je de dropdown Template en selecteer je het importformaat Journaalposten Inkoop/verkoop (CSV,FLV,XLS), en klik je op Verwerken.

Wacht een paar seconden en klik op het blauwe ververs-icoontje om de importstatus bij te werken. Als de import is geslaagd, verschijnt een groen bolletje in de kolom Status:

Om de gecreëerde inkooptransacties te bekijken, ga je naar Financiële professionals > Boekingen > Concept­boekingen > Inkoopfactuur > Sorteer op boekingsdatum aflopend:

Nadat het Moss dummy-account is aangemaakt, kun je beginnen met het importeren van transacties. Open nogmaals Bestandsbeheer, browse en upload de eerder van Moss gedownloade csv-bestanden > klik op de blauwe menuknop en selecteer Importeren.

In tegenstelling tot bij de import van inkooptransacties, moet je voor banktransacties een nieuw importformaat creëren door op de oranje knop Nieuw te klikken.

Geef de importtemplate een naam, selecteer de komma als scheidingsteken, en breng de kolom Waarde in kaart zoals in de onderstaande screenshots wordt getoond:

Na het opslaan van de template, word je teruggeleid naar de importweergave. Vul bij Bankcode de bankcode van het Moss dummy-account in en klik op Verwerken:

Wacht een paar seconden en klik op het blauwe ververs-icoontje om de importstatus bij te werken. Als de import is geslaagd, verschijnt een groen bolletje in de kolom Status.

Om ten slotte de aanmaak van het bankafschrift te bevestigen, ga je naar Kas & Banken > klik je op de oranje knop Bankafschriften > selecteer je het bankafschrift in de tabel, en klik je op Posten.

Zodra het bankafschrift is gepost, worden inkoop- en banktransacties automatisch gematcht. Om de gematchte transacties te zien, open je het zijpaneel > klik je op Financiële professionals > Boekingen > Boekingsregels > Crediteuren > en klik je op Volgende. Vind dan de geposte inkoop- en banktransacties en zorg dat Payment status = Afgeletterd: