Wanneer Moss is gekoppeld aan je HR-software, worden de velden 'Team/afdeling' en 'Manager' automatisch gesynchroniseerd. Standaard geven beide velden de waarden weer die in je HR-systeem staan, en elke handmatige wijziging in Moss wordt bij de volgende synchronisatie overschreven.
Als je de gegevens die HR verstuurt, moet overschrijven – bijvoorbeeld wanneer je teamstructuur in Moss afwijkt van hoe deze in je HR-tool is weergegeven – kun je het veld voor die specifieke gebruiker vergrendelen. Een vergrendeld veld behoudt de waarde die je hebt ingesteld: de HR-synchronisatie slaat het bij toekomstige runs over, terwijl al het andere wel wordt bijgewerkt.
Let op: dit geldt alleen voor de velden ‘Team/afdeling’ en ‘Manager’. Alle andere gesynchroniseerde gegevens, zoals de status en naam van de gebruiker, worden zoals gewoonlijk gesynchroniseerd.
De twee veldstatussen
Voor elke gebruiker die aan HR is gekoppeld, bevindt elk veld ‘Team/afdeling’ en ‘Manager’ zich in een van de volgende twee statussen:
Status | Wat er gebeurt |
Gesynchroniseerd (standaard) | Wordt aangetoond met een paars icoontje naast het veldlabel. Wordt bij elke synchronisatie bijgewerkt door je HR-systeem. Handmatige wijzigingen worden bij de volgende synchronisatie overschreven, tenzij het veld is vergrendeld. |
Vergrendeld | Wordt aangetoond met een geel hangslotje naast het veldlabel. De waarde die je instelt, blijft behouden; de HR-synchronisatie slaat dit veld voor deze gebruiker over, terwijl alle andere velden gewoon blijven synchroniseren. |
Je kunt bij dezelfde gebruiker vergrendelde en gesynchroniseerde velden combineren – je kunt bijvoorbeeld de manager vergrendelen, maar het team gesynchroniseerd laten.
Een veld voor een team of manager vergrendelen
Ga naar ‘Gebruikers’ > ‘Gebruikers’ en open het detailvenster van de gebruiker.
Klik op het veld ‘Team/afdeling’ of ‘Manager’ en kies een nieuwe waarde.
Er verschijnt een korte melding: 'Wil je dit veld vergrendelen en toekomstige wijzigingen voorkomen?'
'Vergrendelen' slaat je waarde op en vergrendelt het veld. Er verschijnt een geel hangslotje 🔒 naast het veldlabel.
'Sluiten' slaat je waarde op zonder het veld te vergrendelen. De HR-synchronisatie kan deze waarde bij de volgende run overschrijven.
Als je met de muis over het hangslotje gaat, verschijnt: 'Bron: Vergrendeld. Wijzigingen door HR hebben geen invloed op dit veld. Terug naar de HR-waarde.'
Een vergrendeld veld weer synchroniseren met HR
Open het detailvenster van de gebruiker en klik op het vergrendelde veld ‘Team/afdeling’ of ‘Manager’.
Kies in het dropdownmenu de eerste optie ('HR-waarde herstellen').
Resultaat: de vergrendeling wordt opgeheven, de HR-waarde wordt toegepast, en het veld keert terug naar de gesynchroniseerde status.
Veelgestelde vragen
Waarom wordt bij de HR-synchronisatie het team of de manager niet bijgewerkt voor een van mijn gebruikers?
Als het HR-systeem het veld niet zoals verwacht bijwerkt, voer dan de volgende controles in deze volgorde uit:
Is de gebruiker gekoppeld aan HR? Ga naar 'Gebruikers' > 'Gebruikers'. In het overzicht boven de tabel zie je het aantal ‘HR-synchronisatie – wacht op koppeling’ voor gebruikers in Moss die nog niet aan een personeelsdossier zijn gekoppeld. Klik op 'Controleren en koppelen' en vervolgens op 'Opslaan'. Ga terug naar de HR-software en klik op 'Nu synchroniseren' om de HR-waarden voor team en manager toe te passen.
Wat betreft het veld ‘Manager’: staat de HR-manager in Moss? Als de manager van de gebruiker in HR geen overeenkomstige gebruiker in Moss heeft, kan Moss dit veld niet invullen. Nodig de manager eerst uit voor Moss. Zodra hij of zij daar staat, wordt de waarde voor ‘Manager’ bij de volgende synchronisatie automatisch ingevuld.
Wat betreft het veld ‘Team/afdeling’: is het HR-team gekoppeld aan een Moss-team? Ga naar 'Gebruikers' > 'HR-software' en klik op 'Beheren' naast 'Teams'. Controleer of het HR-team is gekoppeld aan een Moss-team. HR-teams die niet zijn gekoppeld, worden tijdens de synchronisatie overgeslagen.
Zal het vergrendelen van een veld voorkomen dat de gebruiker door HR wordt gedeactiveerd?
Nee. De vergrendelingen gelden alleen voor de velden ‘Team/afdeling’ en ‘Manager’. Statuswijzigingen (nieuwe medewerkers, vertrekkende medewerkers, functiewijzigingen) en andere gegevens worden gewoon zoals altijd vanuit HR doorgegeven.
Kan ik andere velden vergrendelen, zoals e-mailadres of functietitel?
Nog niet. Vergrendelen is alleen beschikbaar voor teams, afdelingen en managers. Als je extra velden nodig hebt, neem dan contact op met je CSM.
Werkt vergrendelen ook in bulk?
Nee. Vergrendelingen worden per gebruiker en per veld ingesteld.
Wie kan een veld vergrendelen of ontgrendelen?
Iedereen die in het gebruikersprofiel toestemming heeft om ‘Team/afdeling’ of ‘Manager’ te bewerken. Hiervoor gelden dezelfde rechten als voor het bewerken van het veld zelf.