Deze functie is momenteel alleen beschikbaar als gesloten bèta.
Volg deze link om je aan te melden.
Voor sommige bedrijven is de primaire basis voor het bepalen van een goedkeuringsregel voor een uitgave gebaseerd op wie de uitgave doet. Als dit op jou van toepassing is, lees dan hier onze gids.
Bij andere bedrijven is de goedkeuring gebaseerd op de reden voor de uitgave. In dit geval moet je goedkeuringen doorsturen naar de persoon of personen die verantwoordelijk zijn voor het budget waar de uitgave onder valt. Een medewerker kan uitgaven doen voor meerdere budgets. Een consultant die bijvoorbeeld aan meerdere projecten werkt, kan kosten maken die betaald moeten worden uit het budget van het betreffende project. Op dezelfde manier kan een teamlid uitgaven doen voor verschillende locaties (bijv. restaurantfilialen, winkellocaties, verzorgingstehuizen).
Om dit makkelijker te maken, kun je goedkeuringsverzoeken voor betaalkaarten, declaraties, aankoopverzoeken, kaarttransacties of facturen automatisch doorsturen naar de manager van een kostenplaats of kostendrager op basis van de boekhoudkundige veldwaarde die de uitgevende persoon heeft ingevoerd op het moment van indiening.
Zo werkt het
1. Managers toewijzen:
Wijs manager(s) toe aan kostenplaatsen of kostendragers via 'Instellingen' > 'Boekhouding' > 'Dimensies'.
Opmerkingen:
Manager-goedkeuring werkt nog niet voor extra aangepaste dimensies, alleen voor de standaard twee dimensies.
Je kunt kostenplaats- en kostendragermanagers ook bekijken en configureren vanuit de tabel Gebruikersbeheer > Gebruikers.
Er kan slechts één manager worden toegewezen aan elke kostenplaats of kostendrager.
2. Goedkeurders instellen:
Maak de kostenplaatsmanager of kostendragermanager goedkeurder in je beleid.
3. Werknemers informeren:
Informeer werknemers over de velden die ze moeten invullen om goedkeuring te krijgen. Maak deze velden waar mogelijk verplicht.
Opmerkingen:
Je kunt het veld kostenplaats of kostendrager verplicht maken op declaratieformulieren en kaarttransacties als je de add-on voor boekhouding hebt.
Velden kunnen nog niet worden geconfigureerd en als verplicht worden ingesteld voor kaartaanvragen, aankoopverzoeken of facturen.
Als een gebruiker een standaard kostenplaats heeft gekregen, wordt het kostenplaatsveld vooraf ingevuld, al kan het nog wel worden bewerkt.
Als 1) er geen kostenplaats (of kostendrager) aan een item is toegewezen wanneer het verzoek ter goedkeuring wordt ingediend en 2) er geen goedkeurders worden gevonden, dan wordt het verzoek in plaats daarvan naar een admin gestuurd.
4. Goedkeuringsverzoeken:
Goedkeuringsverzoeken worden naar de betreffende kostenplaats- of kostendragermanager gestuurd.
Opmerkingen:
Als er goedkeuring wordt aangevraagd voor een kostenplaats of kostendrager zonder actieve manager, wordt het verzoek doorgestuurd naar alle admins met een bericht waarin de situatie wordt uitgelegd. Als er echter wel andere goedkeurders zijn, escaleren we de goedkeuring niet naar een admin.
Als de kostenplaats- of kostendragermanager een aanvraag indient, wordt hen gevraagd om hun eigen uitgaven goed te keuren. Ons supportteam kan je account configureren om dit te voorkomen. In dit geval stuurt Moss het verzoek naar de manager van de gebruikelijke goedkeurder als deze beschikbaar is; zo niet, dan wordt het verzoek naar een admin gestuurd (maar niet naar de kostenplaatsmanager als deze ook een admin is).
Als een declaratie, kaarttransactie of factuur bestaat uit meerdere uitgaven of regelitems met verschillende kostenplaatsen, ontvangt elke kostenplaatsmanager een verzoek. Hoeveel mensen het verzoek moeten goedkeuren, wordt bepaald door het aantal dat is geselecteerd bij de optie 'Benodigde goedkeuringen' bij het opzetten van het goedkeuringsbeleid.
Als de kostenplaatsmanager afwezig is en vervangende goedkeuringen zijn ingeschakeld, ontvangt zijn vervanger het goedkeuringsverzoek.