Moss heeft op dit moment geen speciale functie voor ‘hoofd- en subbudgets’, maar je kunt hetzelfde resultaat bereiken. Maak daarvoor één algemeen budget aan dat is onderverdeeld in kleinere budgets die kunnen worden gebundeld. Dat kan met behulp van regels voor automatische toewijzing, naamgevingsconventies en de structuur van je organisatie.
Wanneer gebruik je subbudgets?
Gebruik deze indeling als je één totaalbudget (bijvoorbeeld voor een productie, een afdeling of een project) wilt opsplitsen in kleinere budgets voor specifieke kostenposten, terwijl je nog steeds het totaalbudget in de gaten kunt houden.
Veelvoorkomende voorbeelden:
Een marketingbudget uitgesplitst per kanaal (sociale media, evenementen, online advertenties, merk)
Een productiebudget uitgesplitst per onderdeel (kostuums, decorontwerp, catering, reiskosten)
Een softwarebudget voor een afdeling, uitgesplitst per team
Een L&D-budget, uitgesplitst per team of per gebruiker
Hoe werkt het?
In plaats van één hoofdbudget met onderliggende budgets aan te maken, maak je voor elk subgebied een eigen budget aan, elk met een EN-toewijzingsregel zodat transacties automatisch in het juiste subbudget terechtkomen. Met de organisatiestructuur en een duidelijke naamgeving krijg je vervolgens een helder, oprolbaar overzicht.
Stap 1 | Bepaal de structuur
Bepaal wat elk subbudget kenmerkt. In Moss heeft elk subbudget een unieke combinatie van boekhoudkundige dimensies nodig om transacties automatisch correct toe te wijzen. Veelvoorkomende combinaties:
Kostenplaats (of team) + grootboekrekening: bijv. marketing + online adverteren
Project + grootboekrekening: bijv. productie A + kostuums
Leverancier + grootboekrekening: bijv. Google + onlinemarketing
Stap 2 | Elk subbudget apart aanmaken met een EN-toewijzingsregel
Voor elk subgebied:
Ga naar 'Budgets' > 'Nieuw budget'.
Stel het bedrag en de periode in zoals je gewend bent.
Combineer bij de automatische toewijzingsregels voorwaarden met EN, zodat alleen transacties die aan alle voorwaarden voldoen in dit budget terechtkomen.
Voorbeeld voor een productiebedrijf:
Voorbeeld voor een productiebedrijf:
Budgetnaam | Automatische toewijzingsregel (EN) |
Productie A – kostuums | Project = productie A EN grootboekrekening = kostuums |
Productie A – decor | Project = productie A EN grootboekrekening = decor |
Productie A – catering | Project = productie A EN grootboekrekening = catering |
Omdat elke regel uniek is, bestaat er geen risico dat transacties in het verkeerde budget terechtkomen.
Stap 3 | In bulk aanmaken via CSV (optioneel)
Als je veel subbudgets hebt (bijvoorbeeld 6 producties × 15 onderdelen = 90 budgets), maak ze dan niet één voor één aan. Doe in plaats daarvan het volgende:
Download de CSV-template voor budgets via 'Budgets' > 'Importeren'.
Vul één regel per subbudget in, inclusief de kolommen voor de automatische toewijzingsregels.
Upload het CSV-bestand om ze allemaal in één keer aan te maken.
Stap 4 | Gebruik een standaardnamen om ze visueel te groeperen
De budgetlijst wordt alfabetisch gesorteerd. Een consistente naamgeving met een vast voorvoegsel is de makkelijkste manier om bij elkaar horende subbudgets visueel te groeperen.
Aanbevolen patroon: {Hoofdbudget} — {Subgebied}
Voorbeelden
Voorbeelden
Productie A — KostuumsProductie A — DecorProductie A — CateringProductie B — KostuumsProductie B — Decor
Zo staan alle budgets van Productie A bij elkaar, alle van Productie B bij elkaar, en blijft de lijst makkelijk te scannen.
Stap 5 | Gebruik de organisatiestructuur voor het weergeven van samengevoegde gegevens
Als je wilt dat één persoon (bijvoorbeeld een productieleider) alle subbudgets in zijn of haar werkgebied kan zien:
Zorg dat je organisatiestructuur in Moss zo is opgezet dat de productieleider boven de managers van de subgebieden staat.
Wijs elke subgebiedmanager toe als budgethouder van het betreffende subbudget.
De productieleider ziet automatisch de budgets van zijn/haar teamleden in een eigen overzicht, waardoor je een opgerold overzicht krijgt.
Je kunt ook meerdere budgethouders aan één subbudget toewijzen als meerdere mensen inzicht of bewerkingsrechten nodig hebben.
Wat levert dit patroon je op?
Elke transactie wordt automatisch aan het juiste subbudget toegewezen.
Duidelijk inzicht in budget vs. werkelijke uitgaven per subgebied.
Visueel gegroepeerde lijst van gerelateerde budgets in de UI.
Opgerold overzicht via de organisatiehiërarchie.
Schaalbare bulkcreatie via CSV.
Huidige beperkingen
Voor de volledigheid: dit is wat deze aanpak niet doet:
Geen visuele hoofd-/subboomstructuur. Subbudgets verschijnen in de platte budgetlijst. Groeperen gebeurt via de naamgeving.
Geen automatisch hoofdtotaal. Er is geen 'Productie A-totaal' dat op de budgetpagina automatisch alle subbudgets optelt – gebruik daarvoor de organisatiestructuurweergave.
Budgethouders kunnen budgets niet zelf opsplitsen. Alleen admins en boekhouders kunnen op dit moment budgets aanmaken of bewerken. Budgethouders die een budget willen opsplitsen in subbudgets moeten dit bij een admin of boekhouder aanvragen.
Veelgestelde vragen
Kan ik één transactie splitsen over meerdere subbudgets?
Ja, als budgetsplitsing is geactiveerd. Je kunt een uitgave vanuit het zijpaneel over meerdere budgets verdelen.
Wat gebeurt er als een transactie aan de regels van meerdere subbudgets voldoet?
Omdat elk subbudget een EN-regel met een unieke combinatie van dimensies gebruikt, zou dit bij zorgvuldige opzet niet mogen gebeuren. Gebeurt het toch, dan wint de eerst passende regel. Controleer je regels daarom vooraf.
Kan ik de structuur later aanpassen?
Ja. Je kunt automatische toewijzingsregels van bestaande budgets aanpassen of een budget archiveren en vervangen door een nieuw budget. Historische gegevens blijven bij het oorspronkelijke budget.