Mit geplanten Zahlungen kannst du:
Zukünftige Zahlungsdaten für genehmigte Rechnungen und Rückerstattungen festlegen: Behalte die Kontrolle und stimme Zahlungen mit deinen internen Richtlinien und Kreditorenbedingungen ab.
Zahlungsabläufe für Einzeltransaktionen und Sammeltransaktionen automatisieren: Spare Zeit bei manuellen Aufgaben und reduziere den Stress für dein Finanzteam am Monatsende.
Zahlungen aus dem Rechnungsmanagement und Rückerstattungen an einem Ort verwalten: Zentralisiere die Ausführung und verschaff dir mit Moss in Echtzeit Überblick über alle ausgehenden Ausgaben.
So planst du eine Zahlung
Wenn du eine Zahlung öffnest, kannst du im Zahlungsmenü auswählen, ob du einen Posten direkt bezahlen oder die Zahlung für einen späteren Zeitpunkt planen möchtest.
Wenn du „Für später planen“ auswählst und es ein Fälligkeitsdatum in der Zukunft gibt, wird Moss ein Ausführungsdatum vorschlagen, das auf dem geschätzten Zahlungseingang basiert und dazu führt, dass die Rechnung bis zum Fälligkeitsdatum bezahlt wird. Wenn das Fälligkeitsdatum in der Vergangenheit liegt, schlägt Moss als Ausführungsdatum den nächsten Werktag vor.
Du kannst auch ein eigenes Ausführungsdatum auswählen.
Wenn das Ausführungsdatum zu nahe am Fälligkeitsdatum (je nach Zahlung) oder nach dem Fälligkeitsdatum liegt, wird die geschätzte Ankunft der Zahlung nach dem Fälligkeitsdatum liegen und entsprechend gekennzeichnet.
Zahlungen freigeben zum Bezahlen
Sobald das Zahlungsdatum festgelegt ist, kannst du auf „Zahlung planen“ drücken. Dies wird dich auffordern, eine Zahlung mit 2FA freizugeben. Sobald die Zahlung autorisiert wurde, wird die Zahlung zu „Geplant“ verschoben.
Beachte: Wenn du das 4-Augen-Prinzip verwendest, kann das Bezahldatum bereits in dem „Vorbereiten“ Reiter festgelegt werden. Nach der ersten Autorisierung wird die Zahlung in den „Freigabe“ Reiter verschoben und benötigt eine zweite Autorisierung, um erfolgreich freigegeben zu werden.
Zahlungen mit 4-Augen-Prinzip planen
Wenn du bei der Freigabe von Zahlungen das 4-Augen-Prinzip verwendest, ist das Vorgehen zum Planen einer Zahlung genauso wie bei einer normalen Zahlung.
Im Reiter „Vorbereiten“ ist eine erste Autorisierung durch einen Admin-Nutzer erforderlich, und im Reiter „Freigabe“ ist die zweite Autorisierung von einem anderen Admin-Nutzer erforderlich. Erst dann wird die Zahlung in den Reiter „Geplant“ verschoben. Sonst musst du nichts weiter tun.
Zahlungen in Fremdwährungen planen
Du kannst Zahlungen in Fremdwährungen einzeln oder gesammelt planen.
Beachte:
Der bei der Freigabe der Zahlung angegebene Wechselkurs dient zur Orientierung.
Der tatsächliche Kurs wird erst am Ausführungsdatum angewendet.
Wenn Währungsumrechnungen erforderlich sind, wird dies entsprechend gekennzeichnet.
Der Reiter „Geplant“
Alle geplanten Zahlungen findest du im Reiter „Geplant“.
Von hier aus kannst du Einzel- oder Sammelaktionen durchführen und Folgendes tun:
Zurück zur Freigabe: Breche geplante Zahlungen ab und schiebe sie zurück in den Reiter „Freigabe“.
Erneut planen: Wähle ein neues Ausführungsdatum, um die Zahlung umzuplanen. Hierfür ist eine 2FA erforderlich.
Jetzt bezahlen: Wenn du eine Zahlung früher als geplant durchführen willst. Dadurch wird die Zahlung nach der Autorisierung per 2FA sofort freigegeben.
Zahlungsausführungen
Geplante Zahlungen werden automatisch initiiert und am Ausführungsdatum ausgeführt.
Bei erfolgreicher Ausführung werden sie mit den entsprechenden Saldobewegungen auf die Registerkarte „Bezahlt“ übertragen.
⚠️ Stelle sicher, dass dein Moss-Saldo für alle anstehenden Zahlungen ausreichend ist.
Wenn der verfügbare Saldo nicht ausreicht, können geplante Zahlungen fehlschlagen.
Spare Zeit mit Sammelplanungen
Zahlungen mit Zahlungsdatum vorbereiten
Du kannst beliebig viele Zahlungen auswählen und folgende Möglichkeiten nutzen:
Zahlungseingang zum Fälligkeitsdatum: Moss legt das Ausführungsdatum anhand der Fälligkeitsdaten der Rechnungen und der geschätzten Ankunft jeder Zahlung fest, damit der Empfänger sein Geld rechtzeitig erhält. So musst du nicht jedes einzelne Fälligkeitsdatum prüfen, um mehrere Zahlungen festzulegen.
Benutzerdefiniertes Datum festlegen: Wähle ein Ausführungsdatum für alle ausgewählten Zahlungen, z. B. um sie mit deinem Zahlungsablauf abzustimmen.
Geplante Sammelzahlungen freigeben
Der letzte Schritt ist, alle Zahlungen freizugeben. Beachte, dass Zahlungen, die geplant sind, ein spezifisches Symbol in der Liste haben.
Wenn du auf „Zahlung planen“ klickst, dann musst du den 2FA-Prozess durchlaufen, um Zahlungen freizugeben. Sobald das gemacht ist, wirst du die Zahlungen in dem „Geplant“ Reiter finden.
Automatisiere die Ausführungsdaten für die Zahlung von Rechnungen
Es geht sogar noch schneller. Richte Moss so ein, dass Ausführungsdaten für eingehende Rechnungen auf der Zahlungsseite anhand der Fälligkeitsdaten und der geschätzten Ankunft automatisch festgelegt werden.
Das funktioniert genau wie die Sammelaktion „Zahlung bei Fälligkeit“, jedoch vollständig automatisiert. Im nächsten Schritt können die Zahlungen dann zur Planung freigegeben werden.
Der nächste Schritt ist die Zahlungen in Masse durchzuführen mit 2FA.
Benachrichtigungen
Es gibt zwei Arten von E-Mail-Benachrichtigungen für geplante Zahlungen, die du unter „Einstellungen“ > „Benachrichtigungen“ > „Zahlungsbenachrichtigungen“ verwalten kannst.
Übersicht über bevorstehende, geplante Zahlungen: Admin-Nutzer erhalten jeden Mittwoch eine Übersicht über die geplanten Zahlungen für die kommende Woche. Die Zahlungen werden nach Ausführungsdatum und Gesamtbetrag pro Datum gruppiert.
2. Fehlgeschlagene geplante Zahlungen: Admin-Nutzer erhalten eine Übersicht über geplante Zahlungen, die während der Ausführung fehlgeschlagen sind. Sie können diese Zahlungen dann prüfen und erneut ausführen.