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Warum den Schritt „sachliche Prüfung“ im Rechnungs-Workflow aktivieren?
Der Schritt „sachliche Prüfung“ ist dann hilfreich, wenn du möchtest, dass bestimmte
Mitarbeitende Rechnungen einzeln prüfen sollen, weil:
Kreditoren Rechnungen direkt an das Finanzteam und nicht an die Empfänger ihrer
Dienstleistungen/Waren senden.Der Empfänger der Leistungen/Waren des Kreditors nicht immer der Verantwortliche derjeweiligen Kostenstelle ist.
Ausgaben als Kaufanträge vorab genehmigt werden, du aber dennoch prüfen möchtest, ob die gelieferten Artikel mit den bestellten und in Rechnung gestellten Artikeln übereinstimmen.
Wie unterscheidet sich die sachliche Prüfung von der Prüfung und von der Freigabe?
Die sachliche Prüfung besteht aus drei Schritten:
Prüfung: Compliance-Überprüfung zur Einhaltung von Gesetzen und Richtlinien.
Sachliche Prüfung: Sachliche Prüfung von Artikeln anhand von Bestellungen und
Lieferung.Freigabe: Budgetgenehmigung rechtmäßiger Ausgaben.
Prüfung
In diesem Schritt erfolgt die Compliance-Prüfung einer Rechnung: Enthält die eingereichte
Rechnung alle erforderlichen Informationen, damit sie den Gesetzen und
Unternehmensrichtlinien entspricht?
Hinweis:
Nur Admins oder Buchhalter können eine Rechnung prüfen.
Jede Rechnung muss den Schritt „Prüfung“ durchlaufen. Er kann nicht übersprungen werden.
Sachliche Prüfung
In diesem Schritt erfolgt die sachliche Prüfung einer Rechnung. Der Empfänger der
Dienstleistung oder Ware wird gebeten, zu prüfen, ob die Rechnung mit der Bestellung und Lieferung übereinstimmt.
Hinweis:
Der Prüfer einer Rechnung wird vom Admin oder Buchhalter im Schritt „Prüfung“ manuell ausgewählt.
Der Prüfer kann zudem aufgefordert werden, anzugeben, von welcher Kostenstelle oder von welchem Abteilungsbudget die Rechnungszahlung abgezogen werden soll. Dadurch kann bestimmt werden, wer den Schritt „Freigabe“ durchführen soll.
Der Schritt „sachliche Prüfung“ kann in den Einstellungen vollständig aktiviert oder deaktiviert werden.
Selbst wenn der Schritt „sachliche Prüfung“ aktiviert ist, kann eine Rechnung den Schritt „sachliche Prüfung“ überspringen, indem das Prüffeld während des Schritts „Prüfung“leer bleibt.
Freigabe
Im Schritt „Freigabe“ erfolgt die Budgetgenehmigung einer Rechnung: Die verantwortliche(n) Person(en) bestätigen, dass es sich bei der Rechnung um eine legitime Geschäftsausgabe handelt, die sie zuvor genehmigt und budgetiert haben.
Hinweis:
Deine Freigaberichtlinien legen fest, wer eine bestimmte Rechnung genehmigen soll.
Deine Freigaberichtlinien können vorschreiben, dass der Schritt „Freigabe“ für
Rechnungen übersprungen werden soll, die bestimmte Kriterien erfüllen, z. B. wenn sie unter einem bestimmten Betrag liegen.Der Schritt „Freigabe“ wird übersprungen, wenn die Rechnung mit dem Kaufantrag übereinstimmt, mit der sie verknüpft ist.
Freigabe deaktivieren
Admins können eine Freigaberichtlinie festlegen, um Rechnungen unter einem bestimmten Schwellenwert von der Freigabe auszunehmen. Wenn dieser Schwellenwert auf einen hohen Betrag gesetzt wird, können alle Rechnungen den Schritt „Freigabe“ überspringen. Die vollständige Deaktivierung des Schrittes „Freigabe“ wird jedoch derzeit in der Anwendung nicht unterstützt.
Wie funktioniert die sachliche Prüfung?
Wie kann der Prüfer für jede Rechnung ausgewählt werden?
Die Person(en), die die sachliche Prüfung der Rechnung durchführen soll(en), wird (werden) von der Person, die den Schritt „Prüfung“ ausführt, im Feld „Prüfer“ eingetragen.
Wenn du dir nicht sicher bist, welcher der möglichen Prüfer ausgewählt werden soll, kannst du im Feld Prüfer mehrere Benutzer auswählen. Dadurch wird eine Prüfanfrage an alle Benutzer gesendet. Nur ein Benutzer - derjenige, der sich zuerst verifiziert - führt eine Prüfung durch.
Wenn das Feld „Prüfer“ leer bleibt, wird niemand aufgefordert, die Rechnung zu prüfen, und die Rechnung überspringt den Schritt „sachliche Prüfung“.
Kann der Prüfer automatisch basierend auf dem Kreditor ausgewählt werden?
Ja, jedem Kreditor kann ein Standard-Prüfer zugeordnet werden. Wenn eine Rechnung geprüft wird, wird das Prüffeld mit dem Benutzer ausgefüllt, der als Standardprüfer für den Kreditor ausgewählt wurde. Wenn du einen Prüfer für eine Rechnung eines Kreditors eingibst, der noch keinen Standardprüfer hat, kannst du den eingegebenen Prüfer als Standardprüfer für diesen Kreditor festlegen. Oder gehe zu "Einstellungen" > "Buchhaltung" > "Kreditoren", wähle einen Kreditor aus und lege unter „Buchhaltung“ dessen Standardfelder fest.
Kann der Prüfer automatisch ausgewählt werden, je nachdem, wer den Kaufantrag
eingereicht hat, mit der die Rechnung verknüpft ist?
Ja. Wenn eine Rechnung mit einem Kaufantrag verknüpft wird, wird das Prüffeld mit dem
Benutzer vorausgefüllt, der den verknüpften Kaufantrag eingereicht hat. Wenn das Prüffeld
bereits ausgefüllt war, bevor die Rechnung mit dem Kaufantrag verknüpft wurde, bleibt der Wert im Prüffeld unverändert.
Was passiert, wenn die Person, die die Rechnung eingereicht hat, auch die Person ist, die die Rechnung prüfen muss?
Wenn der Benutzer die Rechnung vor der Einreichung außerhalb der Moss-Plattform verifiziert hat, kannst du das Verifizierungsfeld einfach leer lassen, um den Verifizierungsschritt für diese Rechnung zu überspringen.
Können wir die sachliche Prüfung für bestimmte Rechnungen überspringen?
Ja, lass dafür einfach das Prüffeld leer.
Wie findet der Prüfer heraus, dass er eine Rechnung überprüfen muss?
Sobald ein Prüfer ausgewählt wurde und die Rechnung durch den Schritt „Prüfung“ gegangen ist, erhalten die ausgewählten Prüfer eine E-Mail, dass eine Rechnung auf ihre sachliche Prüfung wartet. Wenn die Rechnung nach dem ersten Tag immer noch geprüft werden muss, wird die Anfrage in die tägliche Übersichts-E-Mail aufgenommen, die Moss an die Mitarbeitenden mit ausstehenden Aufgaben sendet.
Wie kann der Prüfer die Rechnung einsehen, die er prüfen soll?
Prüfer können die Rechnung direkt über einen Link in der an sie gesendeten E-Mail-
Benachrichtigung öffnen oder über Rechnungen > Sachliche Prüfung oder Mein Moss >
Freigabe.
Wie kann der Prüfer bestätigen, dass die Rechnung korrekt ist?
Wenn der Prüfer die Rechnung freigeben möchte, klickt er einfach auf die „Bestätigen“. Dadurch verlässt die Rechnung den Schritt „sachliche Prüfung“ und wird im Workflow weitergeleitet.
Was passiert, wenn der Prüfer feststellt, dass die Artikel auf der Rechnung nicht mit den
bestellten oder gelieferten Artikeln übereinstimmen?
Prüfer können eine Rechnung „zurückweisen“. Dies gibt ihnen die Möglichkeit, sie mit einem Kommentar „zur Prüfung zurückzusenden“. Die Rechnung wird mit dem Status „Prüfung ausstehend“ an „Prüfung“ zurückgesendet und der Kommentar wird mit „Änderung angefordert“ gekennzeichnet. Ab diesem Zeitpunkt ist es möglich, sich mit dem Kreditor in Verbindung zu setzen, um die Unstimmigkeit zu klären.
Kann der Prüfer die Rechnung der richtigen Kostenstelle, dem richtigen Team, dem
richtigen Budget oder dem richtigen Kaufantrag zuordnen?
Ja. Wenn dies in deinen Einstellungen aktiviert ist, können Prüfer die relevanten Kostenstellen, Teams, Budgets, Kaufanträge und andere Buchhaltungsfelder eingeben. Admins und Buchhalter können diese Details auch nach der sachlichen Prüfung noch ändern, sofern du dies zulässt.
Die vom Rechnungsprüfer eingegebenen Buchhaltungsinformationen werden verwendet, um festzustellen, wer die Budgetgenehmigung gemäß der Freigaberichtlinie durchführen muss.
Was passiert, wenn die Rechnung an die falsche Person gesendet wurde?
Wenn die Rechnung an die falsche Person gesendet wird, muss sie zunächst zum Schritt
„Prüfung“ zurückgeleitet werden. So wird ein anderer Prüfer ausgewählt, bevor sie erneut an die richtige Person gesendet wird.
Sowohl Prüfer als auch Admins und Buchhalter können eine Rechnung an den Schritt „Prüfung“ zurücksenden, wenn sie sich im Schritt „sachliche Prüfung“ befindet.
Prüfer sollten die Rechnung „zurückweisen“. Dies gibt ihnen die Möglichkeit, sie mit einem
Kommentar „zur Prüfung zurückzusenden“. Dadurch wird die Rechnung wieder auf „Prüfung“ gesetzt und zu „Prüfung ausstehend“ verschoben und mit der Bezeichnung „Änderung angefordert“ versehen.
Admins und Buchhalter können auf der Rechnung den Vermerk „Zur Prüfung zurücksenden“ sehen.
Wenn eine Rechnung den Schritt „sachliche Prüfung“ bereits durchlaufen hat und sich im Schritt „Freigabe“ oder „Export“ befindet, kann sie dennoch zur Überprüfung zurückgesendet werden. Wenn dies der Fall ist und einer der zuvor ausgewählten Prüfer dieselbe Rechnung erneut überprüfen muss, wird der Schritt „sachliche Prüfung“ übersprungen, da die Rechnung bereits überprüft wurde. Wenn ein anderer Prüfer ausgewählt wird, durchläuft die Rechnung den Schritt „sachliche Prüfung“ erneut. Da wir mehrere Prüfer haben können: Wenn einer der Prüfer die Rechnung zuvor geprüft hat, wird der Schritt "Prüfen" übersprungen. Wenn keiner der Prüfer die Rechnung zuvor geprüft hat, wird der Schritt "Prüfen" erneut durchlaufen.
Was passiert, wenn die Person, an die die Rechnung gesendet wurde, abwesend ist?
Wenn der Prüfer abwesend ist, er einen Stellvertreter festgelegt hat und die
Abwesenheitsfunktion für ihn aktiviert ist, erhält sein Stellvertreter die Prüfanforderung und kann die Rechnung in seinem Namen prüfen. Admins und Buchhalter können im Abschnitt „Prüfer“ der Detailleiste sehen, ob der Prüfer abwesend ist und an wen die Rechnung delegiert wurde.
Wie können wir erkennen, welche Rechnungen noch ausstehend sind?
Unter „sachliche Prüfung“ im Rechnungsmodul werden alle Rechnungen aufgelistet und
gezählt, deren sachliche Prüfung noch aussteht. Unter „Alle“ wird der Rechnungsstatus
angezeigt. Es kann ein Statusfilter angewendet werden, um nur Rechnungen anzuzeigen, deren sachliche Prüfung aussteht.
Der Prüfstatus ist in den Rechnungstabellen, Detailfächern und den CSV-Exporten enthalten.
Wenn eine Rechnung überprüft wurde, wird sie nicht mehr unter „sachliche Prüfung“ angezeigt. Stattdessen kannst du es im nachfolgenden Schritt des Workflows (Freigabe, Export, Zahlungen) oder im Abschnitt „Alle“ des Rechnungsmoduls finden.
Wie können wir feststellen, wer mit der Prüfung einer Rechnung beauftragt wurde?
Die Prüfer einer Rechnung sind in der Spalte „Prüfer“ der Rechnungstabelle, in der
Rechnungsdetailseite und in CSV-Exporten sichtbar. Wenn eine Rechnung überprüft wird, wird der Name der Person, die sie überprüft hat, in der Spalte „Prüfer“ der Rechnungstabelle und im Aktivitätsprotokoll in den Rechnungsdetails angezeigt.
Wie kann Moss mir helfen, Rechnungen freizugeben, die noch nicht geprüft wurden?
Unter „Prüfung“ in der Tabelle „sachliche Prüfung“ werden die Prüfer jeder Rechnung angezeigt.Dadurch weißt du, an wen du dich wenden musst.
Mithilfe der Spalte „Lieferdatum“ in der Tabelle „sachliche Prüfung“ kannst du sehen, ob Prüfer bereits alle Details haben, um die Rechnung anhand der tatsächlich gelieferten Daten zu prüfen.
Die Spalte „Fälligkeitsdatum der Rechnung“ gibt an, welche Rechnungen am dringendsten sind.
Rechnungen, die überfällig und innerhalb von 7 Tagen fällig sind, können in der
Zusammenfassung über der Tabelle gefiltert werden.
Wenn der Prüfer abwesend ist, kann die Anforderung zur sachlichen Prüfung automatisch an seinen Stellvertreter delegiert werden oder die Rechnung kann manuell an eine andere Person zur sachlichen Prüfung weitergeleitet werden.
Wenn eine Rechnung mit einem Kaufantrag abgeglichen wird, wird dann der Schritt
„sachliche Prüfung“ automatisch übersprungen?
Nein. Der Zweck des Schritts „sachliche Prüfung“ besteht darin, zu bestätigen, dass die Artikel, die dir auf der Rechnung in Rechnung gestellt werden, mit den gelieferten Artikeln
übereinstimmen. Auch wenn die Kaufanträge vorab genehmigt wurde, ist es wichtig zu
bestätigen, dass auch tatsächlich das bezahlt wurde, was bestellt wurde.
Der Zweck des Schritts „Freigabe“ besteht darin, zu bestätigen, dass es sich bei der Rechnung um eine angemessene und legitime Geschäftsausgabe handelt und dass sie budgetiert wurde.
Der Schritt „Freigabe“ wird übersprungen, wenn die Rechnung einem Kaufantrag zugeordnet ist.
Es ist möglich, den Schritt „sachliche Prüfung“ manuell zu überspringen. Lass dafür einfach das Prüffeld leer.