Genehmigungen bei Abwesenheit
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Verfasst von Anna Dziurosz
Vor über einer Woche aktualisiert

Manchmal ist die Person, die den Antrag genehmigen soll, nicht verfügbar. Du kannst aber auch nicht warten, da du deine Anträge sofort bearbeiten möchtest. In diesem Fall kannst du die Freigaben und Genehmigungen an einen Stellvertreter delegieren.

  • Weise die Genehmigungsaufgaben einfach einem Kollegen zu, wenn der
    Genehmigungsverantwortliche abwesend ist.

  • Moss kann mit deiner HR-Software synchronisiert werden, um Abwesenheiten automatisch zu verfolgen. Genehmigungsverantwortliche und Admins können Abwesenheiten auch manuell in Moss eingeben.

  • Moss kümmert sich um die Weiterleitung ausstehender Genehmigungsanträge an die
    entsprechenden Stellvertreter und sorgt so für einen nahtlosen und kontinuierlichen Workflow.

  • Sobald der jeweilige Genehmigungsverantwortliche wieder zurück ist, springt auch Moss wieder zum Standardverfahren zurück, ohne dass ein manuelles Eingreifen erforderlich ist.

Zugang zu dieser Funktion

Die Delegierung von Genehmigungen sind nur in neueren und höheren Preisplänen verfügbar. Wenn du keinen Zugang hast, wende dich an deinen Customer Success Manager oder beantrage den Zugang zu dieser Funktion in der App.

Abwesenheiten hinzufügen

Du kannst Abwesenheiten manuell oder automatisch synchronisieren mit deinem HR Tool.

Abwesenheiten aus deiner HR-Software synchronisieren

  1. Verbinde deine HR-Software mit Moss: Folge dieser Anleitung für Personio oder dieser Anleitung für andere HR-Softwares.

  2. Wähle die Abwesenheitsarten aus, die du mit Moss synchronisieren möchtest. Du kannst deine Abwesenheitsarten unter "Benutzerverwaltung" > "HR-Software" > "Abwesenheitsarten" verwalten.

  3. Sobald die Verbindung zwischen Moss und deiner Software hergestellt ist, gehe zu "Benutzerverwaltung" > "Abwesenheiten", um die Abwesenheiten deiner Nutzer anzuzeigen.

Hinweis: Wenn du deine HR-Software vor November 2023 mit Moss verbunden hast, musst du die Verbindung erneut integrieren, damit Moss die Abwesenheitsdaten empfangen kann.

Hinweis: Ab Dezember 2023 unterstützen die folgenden Softwares die Synchronisation von Abwesenheiten mit Moss: Personio, Workday, SAP SuccessFactors, Sage HR, PayFit, BambooHR, Rippling, Charlie, HiBob, HeavenHR, Factorial, AFAS, HRworks, Officient, PeopleHR, Humaans, Deel.

Die folgende Software unterstützt derzeit keine Synchronisation mit Moss: Entra ID, Azure AD, Google Workspace, Abacus.


Die folgenden Softwares unterstützen Abwesenheiten in Moss nicht zuverlässig: Nmbrs, AFAS, Kenjo, Remote, Okta, Oracle HCM, Gusto, Breathe HR, CatalystOne, Lucca, Planday, Sympa, Iris.

Abwesenheiten manuell in Moss hinzufügen

Eigene Abwesenheit eingeben

  • Klicke auf den Avatar des Benutzerprofils oben rechts in der App

  • Wähle Abwesenheit aus

  • Gib das Anfangsdatum ein (kann in der Vergangenheit liegen)

  • Gib das Enddatum ein (oder lass das Feld leer, wenn du nicht weißt, wann du zurück sein wirst)

  • Füge bei Bedarf einen weiteren Zeitraum hinzu

  • Klicke auf Speichern

Abwesenheiten im Namen einer anderen Person hinzufügen

  • Als Admin gehst du auf Nutzer & Teams > Abwesenheiten

  • Wähle einen Nutzer aus

  • Gib das Anfangsdatum ein

  • Gib das Enddatum ein (oder lass das Feld leer, wenn du nicht weißt, wann die Person zurück sein wird oder das Unternehmen verlassen hat)

  • Füge bei Bedarf einen weiteren Zeitraum hinzu

  • Klicke auf Speichern


Delegierung von Genehmigungen aktivieren

Genehmigungsanträge werden während der Abwesenheit nur dann delegiert, wenn für den abwesenden Genehmigungsverantwortlichen ein Stellvertreter ausgewählt und die Delegierung für diesen aktiviert wurde.


So aktivierst du die Delegierung von Genehmigungen für dich selbst

  • Klicke auf den Avatar deines Benutzerprofils oben rechts in der App

  • Wähle Abwesenheit aus

  • Aktiviere den Delegierungsregler

  • Wähle deinen Vertreter aus

  • Klicke auf Speichern

Suche nach Nutzern mit geplanten Abwesenheiten und deaktivierter Delegierung

  • Als Admin gehe zu Nutzer & Teams > Abwesenheiten

  • Wähle "Anzeigen" für den Filter "Abwesende Nutzer ohne Vertretung". Dadurch wird die Liste so gefiltert, dass nur Nutzer angezeigt werden, die keinen Vertreter haben oder bei denen die Delegierung deaktiviert ist.

Berechtigungsdelegation für andere aktivieren

  • Als Admin gehe zu Nutzer & Teams > Abwesenheiten

  • Aktiviere den Delegierungsregler

  • Wähle einen Vertreter

Hinweis: Jeder aktive Moss-Nutzer kann ein stellvertretender Genehmigungsverantwortlicher
sein.

Hinweis: Wir senden den Admins eine E-Mail, wenn wir Nutzer finden, die für den kommenden Monat keine gültige Vertretung haben. Diese E-Mail-Benachrichtigung kann in den Einstellungen der App deaktiviert werden.

Was passiert bei Abwesenheit, wenn Genehmigungen delegiert werden?

Während der Abwesenheit werden die Genehmigungsanträge sowohl an den abwesenden
Genehmigungsverantwortlichen als auch an seinen Stellvertreter gesendet. Dies gilt auch für Genehmigungsanträge, die vor Beginn der Abwesenheit gesendet wurden, aber noch zur Genehmigung anstehen. Beide können den Antrag in dieser Zeit genehmigen.

In einer E-Mail an den Stellvertreter wird darauf hingewiesen, dass er diesen
Genehmigungsantrag erhält, da der Hauptverantwortliche abwesend ist. Der
Hauptverantwortliche erhält weiterhin E-Mail-Benachrichtigungen zu seinen
Genehmigungsanträgen. Diese enthalten jedoch den Hinweis, dass der Antrag während seiner Abwesenheit auch an seinen Stellvertreter zur Genehmigung gesendet wurde. Die
Genehmigungsverantwortlichen können diese E-Mail-Benachrichtigungen in den Einstellungen der App deaktivieren.

Was passiert, wenn die Abwesenheitszeit endet?

Wenn der Abwesenheitszeitraum endet, wird der Vertreter bei neuen Genehmigungsanfragen für seinen Kollegen nicht mehr berücksichtigt.


Genehmigungsanfragen, die bereits an den Vertreter gesendet und noch nicht bearbeitet
wurden, sind für den Vertreter nicht mehr zugänglich.

Was passiert, wenn der Stellvertreter ebenfalls abwesend ist?

Wenn der Stellvertreter ebenfalls abwesend ist, werden die Genehmigungsanträge an den
Hauptverantwortlichen und den Stellvertreter geschickt, während beide abwesend sind.

Stellvertreter können ebenfalls Stellvertreter haben. Wenn die Delegierung für den Stellvertreter aktiviert ist, erhält auch der Stellvertreter des Stellvertreters die Genehmigungsanfragen des Hauptverantwortlichen.

Hinweis: Unter dem Tab „Abwesenheiten“ werden alle Nutzer in Moss aufgelistet, nicht nur die Genehmigenden. Daher kann die Delegierung auch für Stellvertreter aktiviert werden, auch wenn diese normalerweise keine Genehmigungsverantwortlichen sind.


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