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Benutzer und Teams einrichten und verwalten

Lade beliebig viele Mitarbeiter zu Moss ein und ordne sie Teams zu. Setze den Teamleader fest, die Zahlungen genehmigen und verwalten.

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Verfasst von Anna Dziurosz
Vor über 3 Monaten aktualisiert

Benutzer einladen

Als Administrator kannst du beliebig viele Teammitglieder ganz einfach als neue Nutzer zu Moss hinzufügen. Dies funktioniert wie folgt:

  1. Melde dich bei Moss an und gehe zu "Benutzerverwaltung" > öffne den "Teams" tab.

  2. Klicke oben rechts auf den "Team erstellen" Knopf

  3. Wähle welche Benutzer teil des Teams sein sollen

  4. Optional kannst du eine Abteilung oder einen Teammanager hinzufügen. Wenn du Teams als Kostenstelle verwendest, kannst du auch diese für jedes Team hinzufügen.

  5. Wähle die Freigaberichtlinien, die für das Team gelten sollen.

Warum sollte ich mit Moss Teams einrichten?

Die Einrichtung von Teams hilft dir, die Ausgaben pro Team im Auge zu behalten, stellt sicher, dass alle Ausgaben des Teams auf den entsprechenden Kostenstellenkonten verbucht werden, und ermöglicht dir die Zuweisung von Teammanagern, die für die Verwaltung aller eingehenden Kaufanträge eines Teams verantwortlich sind.

Teammanager in Moss

Du kannst jedem deiner bestehenden Teams oder beim Einrichten neuer Teams in Moss einen Teammanager zuweisen. In diesem Abschnitt wird erläutert, welche Aufgaben und Berechtigungen der Teammanager in Moss hat und wer ein Teammanager werden kann.

Teammanager in Moss können verantwortlich sein für die Verwaltung von Karten- und Zahlungsanfragen für seine Teammitglieder. Dies hilft, wertvolle Zeit für die Moss-Administratoren freizusetzen und stellt außerdem sicher, dass die Person, die am meisten über ihr Team weiß, in der Lage ist, die Ausgaben des Teams entsprechend zu verwalten und zu kontrollieren.

Verwaltung von Zahlungsanträgen als Teammanager

Ein und dieselbe Person kann Teammanager für mehrere Teams sein. Als Teammanager kann man von einem Administrator bestimmte Genehmigungsgrenzen zugewiesen, die festlegen, bis zu welchen Beträgen man Karten und Zahlungsanforderungen genehmigen darf. Das kann in den Freigaberichtlinien festgelegt werden.

Wenn du einen Teammanager für mehrere Teams hast, können diese für jedes Team unterschiedliche Genehmigungsfreigaben haben. Als Admin kannst du auch unterschiedliche Genehmigungsfreigaben für Karten oder Rechnungen an einen Teammanager freigeben.

Wenn die Freigaberichtlinien richtig erstellt wurden, dann können alle Zahlungsanforderungen von Teammitgliedern, die innerhalb der Genehmigungsgrenzen des Teammanagers liegen, mit nur wenigen Klicks genehmigt (oder abgelehnt) werden. Wenn jemand in deinem Team eine Zahlung beantragt, die das Genehmigungslimit überschreitet, wird dieser Antrag an eine andere Person weitergeleitet (siehe deine Freigaberichtlinien).

Sobald der Administrator diese spezielle Anfrage genehmigt hat, können Sie die Karte unter Ihrem Team einsehen - wie jede andere Karte, die Ihr Teammitglied besitzt.

Verwalte Team als Teamleiter

Neben der Möglichkeit der Verwaltung der Zahlungsanträge deiner Teammitglieder kannst du als Teamleiter auch Folgendes tun

  • Kartentransaktionen deiner Teammitglieder anzeigen und verwalten - Verfolgen die von deinem Team getätigten Einkäufe in Echtzeit und überprüfen deren eingereichte Belege. Außerdem kannst du auch für deine Teammitglieder Belege hochladen und an bestimmte Transaktionen anhängen, Buchhaltungsdetailts abändern und eintragen und ein Budget zuordnen.

  • Rechnungen deiner Teammitglieder anzeigen und verwalten - Sehe welche Rechnungen von deinen Teammitgliedern eingereicht wurden. Verknüpfe die eingereichte Rechnung mit Kaufanfragen oder füge ein Budget zuordnen. In Moss kannst du außerdem die Kommentarfunktion nutzen und deinen Teammitgliedern weitere Fragen zu der Rechnung stellen

  • Rückerstattungen deiner Teammitglieder anzeigen und verwalten - Habe Einblick in die Rückerstattungen, die deine Teammitglieder eingereicht haben. Nutzen die Kommentarfunktion, um deinen Teammitgliedern weitere Fragen zu der Rückerstattung zu stellen. Du kannst der Rückerstattung zusätzlich ein Budget zuordnen.

  • Kaufanfragen deiner Teammitglieder anzeigen und verwalten - Habe einen Überblick über alle Kaufanfragen, die von deinen Teammitgliedern eingereicht wurden. Ordne die Kaufanfragen Budgets zu und hinterlasse Kommentare, wenn du noch weitere Fragen hast.

  • Budgets deines Teams einsehen - Als Teammanager kannst du jederzeit die Budgets einsehen, die deinem Team zugeordnet wurden. So kannst du immer einen Überblick behalten, über wie viel dein Team noch ausgeben kann.

  • Erfasse eine Abwesenheit für deine Teammitglieder - Wenn deine Teammitglieder vergessen haben, ihre Abwesenheit in Moss einzutragen, kannst du sie für sie eintragen. Auf diese Weise kannst du sicherstellen, dass alle erforderlichen Genehmigungen anders delegiert werden.

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