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In einigen Unternehmen wird die Freigaberichtlinie für eine Ausgabe in erster Linie danach
bestimmt, wer derjenige ist, der sie tätigt. Wenn das auch in deinem Unternehmen der Fall ist, dann lies diesen Artikel.
Ansonsten basiert die Freigabe auf dem Ausgabengrund. In diesem Fall muss die Freigabe an die Person weitergeleitet werden, die für das Budget verantwortlich ist, aus dem die Ausgabe stammt. Ein Mitarbeiter kann Ausgaben für mehrere Budgets tätigen. Beispielsweise kann ein Berater, der an mehreren Projekten arbeitet, Ausgaben tätigen, die aus dem Budget des jeweiligen Projekts bezahlt werden müssen. Ebenso kann ein Teammitglied Ausgaben für verschiedene Standorte (z. B. Restaurants, Geschäfte, Pflegeheime) tätigen.
Um diesen Prozess zu vereinfachen, kannst du Freigabeanfragen für Karten, Rückerstattungen, Kaufanträge, Kartentransaktionen oder Rechnungen automatisch an den Leiter einer Kostenstelle oder eines Kostenträgers weiterleiten. Und zwar auf der Grundlage des vom Ausgebenden zum Zeitpunkt der Einreichung eingegebenen Buchhaltungsfeldwertes.
So funktioniert es
1. Verantwortlichen zuweisen:
Gehe zu "Einstellungen" > "Buchhaltung" > "Dimensionen" und weise Kostenstellen oder Kostenträgern einen oder mehrere Leiter zu.
Hinweise:
Die Freigabe durch einen Leiter funktioniert noch nicht für zusätzliche benutzerdefinierte Dimensionen, sondern nur für die beiden Standarddimensionen.
Du kannst die Leiter von Kostenstellen und Kostenträgern auch über die Tabelle
Benutzerverwaltung > Benutzer anzeigen und konfigurieren.Jeder Kostenstelle oder jedem Kostenträger kann nur ein Leiter zugewiesen werden.
2. Genehmigende Person festlegen:
Du kannst den Leiter der Kostenstelle oder den Kostenträger als Genehmigenden in deiner
Richtlinie festlegen.
3. Anleitung für Mitarbeiter
Informiere deiner Mitarbeiter über die Felder, die sie ausfüllen müssen, um eine Freigabe zu erhalten. Mache diese Felder auf den Formularen am besten zu Pflichtfeldern.
Hinweise:
Du kannst das Feld Kostenstelle oder Kostenträger auf Rückerstattungsformularen und Kartentransaktionen zu Pflichtfeldern machen, wenn das Add-On Buchhaltung in deinem Plan enthalten ist.
Felder können noch nicht konfiguriert und für Kartenantrags-, Kaufantragsformulare oder Rechnungen als Pflichtfeld festgelegt werden.
Wenn einem Benutzer eine Standardkostenstelle zugewiesen wurde, wird das
Kostenstellenfeld für ihn vorausgefüllt, er kann es aber trotzdem bearbeiten.Wenn 1) dem Artikel keine Kostenstelle (oder kein Kostenträger) zugeordnet ist, wenn der Antrag zur Freigabe eingereicht wird, und 2) kein Genehmigender ermittelt werden kann, dann wird der Antrag stattdessen an einen Admin gesendet.
4. Anfragen zur Freigabe:
Freigabeanträge werden an den zuständigen Leiter der Kostenstelle oder den Kostenträger
geschickt.
Hinweise:
Wenn eine Freigabe für eine Kostenstelle oder einen Kostenträger ohne aktiven Leiter beantragt wird, wird der Antrag an alle Admins weitergeleitet. Wenn es jedoch andere Genehmigende in diesem Schritt gibt, wird die Freigabe nicht an einen Admin weitergeleitet.
Wenn der Leiter der Kostenstelle oder des Kostenträgers eine Anfrage einreicht, wird er aufgefordert, seine eigenen Ausgaben zu genehmigen. Unser Support-Team kann deinen Account so einrichten, dass dies verhindert wird. In diesem Fall sendet Moss die Anfrage an den Leiter des üblichen Genehmigers, falls dieser verfügbar ist. Falls nicht, wird die Anfrage an einen Admin gesendet (jedoch nicht an den Leiter der Kostenstelle, falls dieser auch Admin ist).
Besteht eine Rückerstattung, Kartentransaktion oder Rechnungsausgabe aus mehreren Ausgaben oder Einzelposten mit unterschiedlichen Kostenstellen, erhält jeder Kostenstellenleiter eine Anfrage. Die Anzahl der Personen, die den Antrag freigeben müssen, hängt von der Anzahl der erforderlichen Freigabe ab, die im Formular für die Freigaberichtlinie ausgewählt wurde.
Wenn der Leiter der Kostenstelle abwesend ist und stellvertretende Freigaben aktiviert sind, erhält sein Vertreter die Anfrage zur Freigabe.