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Einrichtung der Freigaberichtlinien und Überwachung von Ausgaben
Einrichtung der Freigaberichtlinien und Überwachung von Ausgaben
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Verfasst von Anna Dziurosz
Vor über einer Woche aktualisiert

Manager, Teams und Abteilungen

Standardmäßig haben nur Admins und Buchhalter die Kontrolle über die Ausgaben der Mitarbeitenden. Zudem können auch nur Admins Karten- und Rückerstattungsanfragen genehmigen. Admins können dies jedoch an die entsprechenden Bedürfnisse ihres Unternehmens anpassen.

Um das zu tun, muss ein Admin:

1. anhand der folgenden Liste ermitteln, welcher Ansatz für das eigene Unternehmen am besten geeignet ist.

2. die relevanten Rollen und Beziehungen für jeden Benutzer einrichten

3. die relevanten Berechtigungsrichtlinien einrichten.

Moss weist den Benutzern dann automatisch die entsprechenden Berechtigungen zu, sendet Anfragen zur Freigabe an die entsprechenden Personen und stellt einen Prüfnachweis für jede Transaktion bereit.

Welcher Ansatz passt am besten zu deinem Unternehmen

Mit diesem Guide kannst du herausfinden, welcher der vier gängigsten Ansätze für die Überwachung und Freigabe von Mitarbeiterausgaben am besten zu deinen Bedürfnissen passt und ob du Manager, Teams oder Abteilungen in Moss einbeziehen musst. Die vier Ansätze sind: zentrale Freigabe, umfassende Überwachung durch den Manager, eine Autoritätsebene oder zwei Autoritätsebenen.

Du solltest dich für den Ansatz entscheiden, der dem übergeordneten Prinzip der Reisekostenrichtlinie deines Unternehmens am ehesten entspricht. Hier musst du dir noch keine Gedanken um eventuelle Ausnahmen von diesem Prinzip machen. Diese kanns du später separat regeln.

Zentrale Freigabe

Alle Anträge und Ausgaben müssen von einer oder zwei Personen, z.B. dem CEO oder CFO, überwacht und genehmigt werden.

A group of people with a group of people

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1. Füge dein Finanzteam zu Moss hinzu und weise diesem Team die Rollen „Team-Lead“ oder „Admin“ zu.

2. Füge die Führungskräfte deines Unternehmens zu Moss hinzu und weise ihnen die Rollen „Admin“, „Buchhalter“ oder „Mitarbeiter“ zu.

3. Füge alle anderen als Mitarbeitende hinzu.

4. Füge eine Freigaberegel zu deiner Richtlinie hinzu und verwenden dabei „Jeder Admin“, „Jeder Buchhalter“ oder bestimmte Benutzer als Genehmigende.

Wichtig zu wissen:

  • Für eine zentrale Freigaberichtlinie müssen KEINE Manager, Teams oder Abteilungen eingerichtet werden.

  • Admins und Buchhalter können alle Transaktionen sehen, die über Moss laufen.

  • Admins können alle Budgets von anderen Benutzern einsehen und bearbeiten.

  • Admins können ohne Freigabe Karten für andere Benutzer erstellen und haben einige zusätzliche Rechte, die Buchhalter nicht haben.

  • Um einem Benutzer die Rolle des Admins zuzuweisen, wende dich bitte an unseren Kundensupport

Umfassende Überwachung durch den Manager

Jeder Einkauf muss von mindestens einem Manager genehmigt werden, unabhängig von dessen Hierarchiestufe.

A diagram of people's organization

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1. Weise jedem neu eingeladenen Benutzer in Moss einen Manager zu.

2. Füge eine Freigaberegel zu deiner Richtlinie hinzu und verwende dabei die Rolle „Manager“ und/oder „Manager des Managers“.

3. Wenn jemand eine Anfrage in Moss einreicht, identifizieren wir seinen Manager (oder den Manager des Managers) und senden diesem eine Anfrage zur Freigabe. Das funktioniert auch, wenn der Antragsteller selbst ein Manager ist.

Wichtig zu wissen:

  • Für eine umfassende Kontrollpolitik für Manager musst du nur die Rolle des Managers einrichten.

  • Du musst dafür KEINE Teams oder Abteilungen einrichten.

  • Jeder Benutzer kann nur einen Manager haben.

  • Ein Benutzer kann Manager für mehrere Benutzer sein.

  • Ein Manager kann die Transaktionen aller Benutzer sehen, die in der Managerhierarchie unter ihm stehen. Das heißt, wenn Markus der zugewiesene Manager von Thomas und Marie, Thomas der Manager von David und Marie die Managerin von Martin ist, dann kann Markus die Transaktionen von Thomas, Marie, David und Martin sehen.

  • Manager können alle Budgets einsehen, von Personen die sie managen.

  • Die smarte Rolle „Manager“ in den Freigaberichtlinien repräsentiert den Manager des Einreichers.

  • Die smarte Rolle „Manager des Managers“ in den Freigaberichtlinien repräsentiert den Manager des Managers des Einreichers.

  • Jedem Benutzer kann eine Standardkostenstelle zugeordnet werden. Wenn einem Benutzer eine Kostenstelle zugewiesen ist, wird jede Transaktion, die er durchführt, mit seiner Kostenstelle vorausgefüllt.

Eine Autoritätsebene

Das Unternehmen ist in verschiedene Bereiche unterteilt (Teams, Standorte, Projekte usw.). Für jeden Bereich gibt es eine Person, die Ausgaben bis zu einem bestimmten Betrag tätigen und freigeben darf.

A group of people with their heads on a chart

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Um einer Person die Freigabe zu erteilen, dass sie Ausgaben in ihrem Bereich verwalten kann:

1. Erstelle Teams in Moss und weise ihnen einen Team-Lead zu.

2. Füge eine Freigaberegel zu deiner Richtlinie hinzu und verwende dabei die Rolle „Team-Lead“.

3. Wenn jemand eine Anfrage in Moss stellt, erkennt Moss, welchem Team er angehört und sendet eine Anfrage zur Freigabe an diesen Team-Lead.

Wichtig zu wissen:

  • Für eine Richtlinie mit einer Autoritätsebene musst du nur Teams einrichten. Du musst keine Manager einrichten oder verwenden. Stattdessen kannst du Team-Leads verwenden. Du musst keine Abteilungen einrichten.

  • Jedes Team kann nur einen Team-Lead haben.

  • Team-Leads können die Budgets von ihren Teammitgliedern einsehen.

  • Ein Benutzer kann Team-Lead in mehreren Teams sein.

  • Ein Benutzer kann nur Mitglied in einem Team sein.

  • Ein Team-Lead kann die Transaktionen aller Teammitglieder sehen.

Zwei Autoritätsebenen

Das Unternehmen ist in verschiedene Bereiche (Abteilungen, Regionen usw.) und diese wiederum in Unterbereiche (Teams, Standorte, Projekte usw.) unterteilt. Eine Person hat die Befugnis, Ausgaben bis zu einem bestimmten Betrag innerhalb jedes übergeordneten Bereichs (z. B. auf Abteilungsebene) zu tätigen und zu genehmigen. Eine andere Person hat die Befugnis, Ausgaben bis zu einem niedrigeren Betrag innerhalb jedes untergeordneten Bereichs (z. B. auf Teamebene) zu tätigen und zu genehmigen.

Wenn du zwei Autoritätsebenen hast, kannst du bestimmten Personen die Befugnis geben, die Ausgaben von Personen innerhalb eines Bereichs frei zu verwalten:

1. Für die unterste Autoritätsebene erstellst du Teams und Team-Leads.

2. In der höheren Autoritätsebene erstellst du Abteilungen und legst Abteilungsleiter und Teams fest, die zu dieser Abteilung gehören.

3. Füge eine Freigaberegel zu deiner Richtlinie für die zweite Ebene hinzu und verwende die Rolle „Abteilungsleiter“ als Befugter.

4. Wenn jemand eine Anfrage sendet, identifiziert Moss das Team, dem er angehört, und die Abteilung, zu der dieses Team gehört. Dann senden wir eine Anfrage zur Freigabe an die entsprechende Person.

Wichtig zu wissen:

  • Für eine Richtlinie mit zwei Autoritätsebenen solltest du zunächst Teams einrichten und dann jedes Team einer Abteilung zuordnen. Du kannst die Mitarbeitenden nicht direkt den Abteilungen zuordnen.

  • Du musst keine Manager einrichten und verwenden. Stattdessen kannst du Team-Leads und Abteilungsleiter nutzen.

  • Jede Abteilung kann nur einen Besitzer haben.

  • Abteilungsleiter können Budgets, von ihnen zugeteilten Benutzern einsehen.

  • Ein Benutzer kann der Besitzer mehrerer Abteilungen sein.

  • Ein Abteilungseigentümer kann die Transaktionen aller Mitglieder aller Teams sehen, die zu dieser Abteilung gehören, einschließlich der Team-Leads.

4-Augen-Prinzip

Vermeide, dass Admins Karten für sich selbst erstellen

Standardmäßig können Admins Karten für jeden Mitarbeiter erstellen, auch für sich selbst. Unser Support-Team kann dir aber dabei helfen, deinen Moss-Account so zu konfigurieren, dass es eine weitere Kontrollebene gibt. Eine Karte, die ein Admin für sich selbst erstellen möchte, muss dann erst von einer anderen Person genehmigt werden, bevor sie ausgestellt wird. Wenn ein Admin das Formular „Karte erstellen“ ausfüllt und sich selbst als Karteninhaber auswählt, ändert sich der Button im Formular von „Karte erstellen“ zu „Karte anfordern“. Der Kartenantrag verwendet dann die entsprechende Freigaberichtlinie für Kartenanträge. Wenn diese Freigaberichtlinie besagt, dass der Admin seine eigenen Anträge genehmigen lassen muss, sendet Moss die Anfragen an den jeweiligen Manager dieses Admins. Wenn dem antragstellenden Admin kein Manager zugewiesen ist, wird die Anfrage an einen anderen Admin gesendet.

Vermeide, dass Personen ihre eigenen Ausgaben genehmigen

Es ist möglich, dass der Einreichende auch der Befugte zur Freigabe ist, wenn die Freigaberichtlinie dies so vorschreibt. Unser Support-Team kann dir aber dabei helfen, dies zu verhindern. In diesem Fall sendet Moss die Anfrage an den Manager des üblichen Befugten, falls dieser einen hat. Andernfalls an einen Admin (aber nicht an den Admin, der die Ausgabe eingereicht hat).

Genehmigungen bei Abwesenheit

Es kann vorkommen, dass der Befugte zur Freigabe nicht verfügbar ist. Um Wartezeiten zu vermeiden, kannst du Freigabeanträge an einen Stellvertreter senden lassen.

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