Die Freigabefunktionen von Moss automatisieren das Freigaberouting für all deine Ausgaben - Firmenkarten, Rückerstattungen für Mitarbeiter und Rechnungsmanagement. Mit anpassbaren Regeln auf der Basis von Beträgen, Teams, Benutzern, Kreditoren, Abteilungen, Kostenstellen, Hauptbuchcodes oder einer Kombination dieser Kategorien (und mehr) hast du nicht voll Kontrolle darüber, wer was wann freigibt. Zudem bieten die integrierten Verfolgungs- und Prüfpfade vollständige Transparenz bei jedem Schritt.

Freigaben in Moss sind flexibel genug, um Routinefreigaben, Transaktionen mit hohem Wert und einmaligen Ausnahmen zu handhaben. So wird sichergestellt, dass Anfragen effizient weitergeleitet werden und die Compliance eingehalten wird. Hier findest du einige Beispiele für häufig verwendete Regeln.

Schau dir diese Demo der neuen Freigaberegeln an:

Deine Freigaberegeln bestehen aus mehreren Regeln, die gemeinsam ein umfassendes Regelwerk ergeben. Dieses Regelwerk bestimmt, wer je nach Szenario automatisch eine Freigabeanfrage erhält.

Jede Organisation/Entität hat ein Regelwerk mit eigenen Regeln. Wenn deine Organisation aus mehreren Entitäten besteht, müssen die Regeln für jede einzelne Entität erstellt und verwaltet werden. Sie können nicht über mehrere Entitäten hinweg dupliziert werden.

Regeln werden in der von dir festgelegten Reihenfolge von oben nach unten angewendet. Das System verwendet die erste passende Regel und vernachlässigt alle nachfolgenden Regeln. Es ist daher wichtig, dass du allgemeinere Regeln weiter unten in der Liste platzierst als spezifische Regeln. Damit die Automatisierung deines Freigabeprozesses wie gewünscht abläuft, solltest du alle Regeln auf einmal erstellen und überprüfen.

Entwurfsmodus: Jede Organisation/Entität hat ein Regelwerk. So kannst du im Laufe der Zeit an deinem Regelwerk arbeiten, dich mit Kollegen beraten und es überarbeiten, bevor du es für die Verwendung in der gesamten Organisation fertig stellst.

Erfahre mehr darüber, wie du in Moss Freigaberegeln erstellen und verwalten kannst.

Jede Regel besteht aus den folgenden Punkten:

Jede Regel muss einen einzigartigen Namen haben.

Regeln können für bestimmte Anfragearten gelten. Du kannst entscheiden, für wie viele und für welche Anfragearten die Regel gelten soll. Es gibt vier unterschiedliche Arten von Anfragen:

Mit diesen vier Anfragearten kannst du allgemeine Regeln erstellen, die für jeden in der Organisation gelten. Sie kommen dann zum Einsatz, wenn es keine spezifischeren Regeln gibt. Spezifischere Regeln kannst du mit Bedingungen erstellen.

Bekannte Einschränkungen

Kaufanfragen nutzen dieselben Freigaberegeln wie Rechnungen. Sie werden daher als eine Anfrageart behandelt. Regeln für Rechnungen und Kaufanfragen werden aktiv, wenn entweder eine Kaufanfrage oder eine Rechnung zur Freigabe eingereicht wird.

Mit Bedingungen kannst du spezifischere Regeln erstellen und/oder Ausnahmen hinzufügen. Wenn du beispielsweise eine allgemeine Regel für Rechnungen hast, die für die gesamte Organisation gilt, kannst du eine eigene Regel nur für die Marketingabteilung erstellen.

Unten siehst du die Bedingungen, die du bei der Erstellung der Regeln verwenden kannst.

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, um auszuwählen, wer die einzelnen Regeln freigeben soll:

Wenn mehrere Freigaben erforderlich sind, musst du Freigabeschritte erstellen. So funktioniert's:

Erfahre mehr darüber, wie feldbasierte Regeln funktionieren.

Betragsgrenzen können in jedem Schritt zugewiesen werden. In diesem Fall wird der jeweilige Schritt nur dann erforderlich, wenn der Betrag die festgelegte Grenze überschreitet.

Für jede Regel gibt es eine eigene Einstellung, wie Fälle gehandhabt werden sollen, in denen dieselbe Person zweimal eine Freigabe erteilen soll oder der Genehmiger gleichzeitig der Anfragende ist.

Mit diesen Einstellungen kannst du erlauben oder verhindern, dass eine einzige Person die Autorität für die Freigabe einer Anfrage oder Ausgabe hat. Schauen wir uns dazu einige Beispiele an.

Beispiel: Ich benötige die Freigabe von zwei Personen einer bestimmten Gruppe.

Angenommen, du benötigst zwei von drei Personen für die Freigabe einer bestimmten Ausgabe. In diesem Fall würdest du die Genehmiger wie folgt festlegen:

Schritt 1: Ricardo, Martina oder Nikita können die Anfrage freigeben.

Schritt 2: Ricardo, Martina oder Nikita können die Anfrage freigeben.

Wenn Ricardo, Martina und Nikita im selben Team sind und du zwei Freigaben von einer beliebigen Person aus dem Team benötigst, kannst du die Freigabe auch wie folgt einrichten:

Schritt 1: HR-Team kann die Anfrage freigeben.

Schritt 2: HR-Team kann die Anfrage freigeben.

Wenn allerdings Ricardo die Freigabe in Schritt 1 erteilt, soll er die Anfrage in Schritt 2 nicht ebenfalls freigeben. Die zweite Freigabe sollte also von Martina oder Nikita erfolgen. Hierfür musst du im Abschnitt „4-Augen-Prinzip“ deiner Regel für das Szenario „Wenn der Genehmiger die Freigabe bereits erteilt hat“ die Option „Freigabe durch eine andere Person erforderlich“ auswählen. Das 4-Augen-Prinzip wird bei der Freigabe dann automatisch durchgesetzt.

Regeln können auch auf dem Wert basieren, der in bestimmten Buchhaltungsfeldern zu dem Zeitpunkt vorhanden ist, an dem eine Anfrage oder eine Ausgabe zur Freigabe gesendet wird. Diese Einstellung kannst du über „Feldbasierte Bedingungen“ oder „Feldbasierte Freigaberollen“ festlegen.

Feldbasierte Bedingungen

Durch diese Bedingungen kann sich der gesamte Freigabeworkflow je nach Einzelheiten der eingereichten Anfrage oder Ausgabe ändern. Zu den feldbasierten Bedingungen gehören unter anderem:

Feldbasierte Freigaberollen

Sie erlauben, dass der spezifische Genehmiger innerhalb eines bestimmten Schritts je nach Kostenstelle oder Kostenträger, dem die Anfrage oder Ausgabe zugeordnet wurde, unterschiedlich ist. Die verfügbaren „feldbasierten“ Freigaberollen sind:

Rechnungsmanagement:

Wenn Kreditoren ihre Rechnungen direkt an ein zentrales E-Mail-Postfach des Rechnungsmanagements senden, benötigst du für das Freigaberouting feldbasierte Regeln.

Feldbasierte Freigaberegeln sind vor allem bei Rechnungen sinnvoll, da (a) der Einreichende kein Benutzer ist und (b) die Buchhaltungsfelder der Rechnung bereits vorausgefüllt sind und vom Finanzteam bei der Überprüfung vor der Freigabe eingegeben wurden.

Karten und Rückerstattungen:

Reise- und Nebenkosten müssen vom direkten Vorgesetzten des Mitarbeiters freigegeben werden, während alle Kosten für persönliche Entwicklung oder Software zentral von der Personalabteilung oder dem IT-Leiter freigegeben werden.

Wenn der Antragsteller irrelevant ist und die Freigabe in erster Linie nach der Art der Ausgabe erfolgt. Beispiel: Ein Berater kann an mehreren Projekten arbeiten und Leistungen in Rechnung stellen, die für das Budget des Projekts relevant sind.

Schau dir einige der häufigen Anwendungsfälle an. Du erhältst eine Vorstellung davon, wie du deine Regeln einrichten kannst, bevor wir dir die Strukturierung deiner Regeln im Detail erklären.