Einführung
Mit Freigaberichtlinien können direkt in Moss eigene Freigabeprozesse definiert werden: Egal ob unternehmensweite Richtlinien mit mehrstufigen Freigaben für verschiedene Beträge oder Richtlinien für einzelne Teams.
In diesem Artikel lernst du, wie Freigaberichtlinien in Moss funktionieren und wie diese angelegt und verwaltet werden können.
Beispiel für eine Richtlinie
Im folgenden siehst du eine Richtlinie mit Erläuterungen für die einzelnen Freigaben:
Freigaberichtlinien erstellen
1️⃣ Gehe in den Bereich "Anfragen", navigiere in den Tab "Freigaberichtlinien" und klicke auf "Neue Freigaberichtlinie", um deine erste Richtlinie zu erstellen.
2️⃣ Gib der Richtlinie einen beschreibenden Namen und klicke auf "+ Neue Regel hinzufügen...", um die erste Regel hinzuzufügen.
💡 Eine Regel legt fest, ab welchem Betrag eine ausgewählte Rolle/Person eine Freigabe erteilen muss.
3️⃣ Beim Erstellen einer Regel kannst du den Betrag festlegen, ab dem eine Rolle oder bestimmte Person eine Freigabe erteilen muss. In diesem Fall müssen z.B. Beträge über 500,00 € von einem Team-Lead genehmigt werden. Für "Wer muss genehmigen" hast du folgende Auswahlmöglichkeiten:
Rollen (Bei Standardrichtlinien: Jede Person, die diese Rolle hat, kann eine Anfrage freigeben – Bei Team-Richtlinien: Jedes Teammitglied mit der entsprechenden Rolle)
Admin
Team-Lead
Buchhalter (intern oder extern)
Bestimmte Nutzer (nur die ausgewählte Person kann eine Freigabe erteilen)
Per Klick auf "+ zusätzliche Freigabe hinzufügen" kann eine weitere Freigabe-Stufe für den ausgewählten Betrag hinzugefügt werden.
4️⃣ Um eine weitere Regel für einen anderen Betrag hinzuzufügen, klicke einfach auf "+ Neue Regel hinzufügen...". Wenn du fertig bist, klicke auf "Richtlinie speichern", um den Vorgang abzuschließen.
💡 Wenn erst ab einem bestimmten Betrag (z.B. 1.000,00 €) eine Freigabe erforderlich ist, wird automatisch eine Regel ergänzt, dass für Beträge unter 1.000,00 € keine Freigabe erforderlich ist.
Freigaberichtlinien verwalten
Im Tab "Freigaberichtlinien" erhältst du eine Übersicht über alle aktiven sowie archivierten Richtlinien und kannst diese bearbeiten sowie archivieren. Du kannst außerdem jederzeit eine neue Richtlinie erstellen.
Standardrichtlinien festlegen
Eine Standardrichtlinie gilt für alle Anfragen. Sollte einem Team eine eigene Richtlinie zugewiesen sein, hat diese Vorrang vor der Standardrichtlinie.
Um eine Richtlinie als Standard festzulegen, wähle eine Richtlinie aus und aktiviere den Schalter "Standardrichtlinie".
⚠️ Um eine andere Richtlinie als Standard festzulegen, wähle die neue Richtlinie aus und aktiviere dort den Schalter.
Richtlinien bearbeiten und archivieren
Wähle eine Richtlinie aus und klicke auf "Richtlinie bearbeiten", um diese zu bearbeiten, bzw. auf "Richtlinie archivieren", um diese zu archivieren.
⚠️ Bitte beachte, dass das Archivieren einer Richtlinie nicht rückgängig gemacht werden kann.
Richtlinie einem Team zuweisen
Um eine ausgewählte Richtlinie einem Team zuzuweisen, gehe zunächst in den Bereich "Benutzer & Teams" und den Tab "Teams". Wähle das gewünschte Team aus und klicke auf "Team-Einstellungen".
In den Einstellungen kannst du unter "Freigaberichtlinien" eine der aktiven Richtlinien auswählen.
⚠️ Eine Team-Richtlinie hat immer Vorrang vor der unternehmensweiten Standardrichtlinie.
Der Bereich "Anfragen"
Im Bereich "Anfragen" erscheinen neben Kaufanfragen auch eingereichte Rechnungen, die eine Freigabe benötigen.
Im Tab "Anfragen für mich" werden dir alle ausstehenden Anfragen angezeigt, welche du aufgrund definierten Richtlinie freigeben kannst. Wähle einfach eine Anfrage aus, um mehr Details angezeigt zu bekommen und eine Anfrage abzulehnen oder freizugeben.
