Mit Freigaberichtlinien kannst du benutzerdefinierte Freigabe-Workflows für dein Unternehmen direkt in Moss definieren. Du kannst ganz einfach unternehmensweite Richtlinien mit mehrstufigen Freigaben für unterschiedliche Beträge oder Richtlinien für einzelne Teams erstellen.
In diesem Artikel erfährst du, wie Freigaberichtlinien funktionieren, wie du sie erstellst und wie du deine Unternehmensrichtlinien verwalten kannst.
Beispiel einer Richtlinie
Um du die Funktionsweise von Freigaberichtlinien in Moss besser zu verstehen, kannst du dir hier ein Beispiel für eine Richtlinie mit Erläuterungen zu den einzelnen Regeln ansehen:
Freigaberichtlinien erstellen
1. Um zu beginnen, gehe zu "Einstellungen" > "Freigaberichtlinien" und klicke dann auf "Neue Richtlinie hinzufügen".
2. Um die erste Regel hinzuzufügen, gib der Richtlinie einen beschreibenden Namen (z. B.
Allgemeine Richtlinie, wenn du eine unternehmensweite Richtlinie einrichtest). Wähle aus, für welche Module die Freigaberichtlinie gelten soll. Du kannst sie auf ein oder mehrere Module anwenden. Klicke dann auf + Regel hinzufügen..., um fortzufahren und mit der Einrichtung der Regeln zu beginnen.
💡Regeln werden pro Betrag definiert und geben an, wer (Rolle oder ausgewählte Person) welchen Betrag genehmigen muss.
3. Beim Erstellen einer Regel kannst du den Betrag angeben, für den eine Rolle oder eine
bestimmte Person ihre Zustimmung geben muss. In diesem Fall müssen zum Beispiel Beträge über 500,00 € von einem Teamleiter genehmigt werden.
Bei der Auswahl „Wer kann genehmigen“ kannst du Folgendes auswählen:
Leiter
Teamleiter: Der Teamleiter des Antragstellers muss die Anfrage freigeben
Abteilungsleiter: Der Abteilungseigentümer des Antragstellers muss die Anfrage
freigebenManager: Der Manager des Antragstellers muss die Anfrage freigeben
Der Leiter des Managers: Der Manager des Antragstellers muss die Anfrage
freigeben
Admins: Wähle eine bestimmte Person oder eine beliebige Person zur Freigabe aus
Interne Buchhalter: Wähle eine bestimmte oder beliebige Person zur Freigabe aus
Externe Buchhalter: Wähle eine bestimmte oder beliebige Person zur Freigabe aus
Mitarbeiter: Wähle eine bestimmte oder beliebige Person zur Freigabe aus
Teams: Jede Person aus diesem Team kann die Anfrage freigeben
Um eine zusätzliche Freigabe für eine Regel hinzuzufügen (d.h. für den festgelegten
Schwellenwert), klicke auf "+ Zusätzliche Freigabe hinzufügen". Das ist dann nützlich, wenn du höhere Beträge von mehreren Instanzen freigeben lassen möchtest.
Wenn du mit der Einrichtung der Richtlinie fertig bist, kannst du unten rechts auf Regel
hinzufügen klicken und sie zu deiner Freigaberichtlinie hinzufügen.
4. Um eine weitere Regel für einen anderen Betrag hinzuzufügen, klicke einfach auf "+ Neue Regel hinzufügen...". Wenn du fertig bist, klicke auf "Richtlinie speichern", um den Vorgang abzuschließen.
💡Wenn der Schwellenwert für die erste Freigabe über 0,00 € liegt, wird automatisch eine zusätzliche Regel (die besagt, dass unterhalb des ersten Schwellenwerts keine Freigabe erforderlich ist) hinzugefügt.
Richtlinien bearbeiten und verwalten
Unter Einstellungen > Freigaberichtlinien findest du eine Übersicht über alle aktiven und
archivierten Richtlinien deines Unternehmens. Hier kannst du Richtlinien bearbeiten, archivieren sowie neue Richtlinien erstellen.
Standardrichtlinien festlegen
Du kannst Standardrichtlinien für Teams festlegen. Dies kannst du auf der Seite
"Benutzerverwaltung" tun. Wähle einfach ein Team aus, für welches du die Einstellungen ändern willst. Eine Richtlinie, die als Standard festgelegt wurde, gilt automatisch für alle Anfragen.
Richtlinien bearbeiten und archivieren
Gehe zu "Einstellungen" > "Freigaberichtlinien". Wähle einfach eine Richtlinie aus und klicke auf Richtlinie bearbeiten, um sie zu bearbeiten, oder auf Richtlinie archivieren, um sie zu archivieren.
⚠️ Bitte beachte, dass das Archivieren einer Richtlinie nicht rückgängig gemacht werden kann.
Der Bereich "Anfragen"
Alle freigabepflichtigen Anträge und Rechnungen werden auf dem Tab "Anfragen" angezeigt. Auf dem Tab "Meine" siehst du alle ausstehenden Anträge, die du auf der Grundlage der für den Antrag geltenden Richtlinie genehmigen kannst. Klicke auf eine Anfrage, um weitere Details zu sehen und um eine Anfrage zu genehmigen oder abzulehnen.