Einführung
Mach Schluss mit manueller Verwaltung von Eingangsrechnungen! Ab sofort kannst du deinen gesamten Rechnungsprozess direkt in Moss verwalten – von der Erfassung bis zur Weitergabe an die Buchhaltung.
So funktioniert's: Moss Mitglieder können eingehende Rechnungen direkt in Moss hochladen oder an die Beleg Inbox weiterleiten. Alle relevanten Rechnungsdaten werden automatisch extrahiert und zur Überprüfung und Zahlung an die zuständigen Personen weitergeleitet. Alle genehmigten Rechnungen können direkt mit DATEV Unternehmen online synchronisiert werden, wo du weiterhin die Zahlungen deiner Rechnungen buchen und durchführen kannst. Wenn du deine Rechnungen nicht in DATEV bezahlst, kannst du auch eine CSV-Datei mit deinen Rechnungsdaten exportieren.
Schritt-für-Schritt – Rechnungsmanagement in Moss
1️⃣ Rechnungen werden von Teammitgliedern in Moss hochgeladen
Jeder Mitarbeiter, der Mitglied auf Moss ist, kann neue und unbezahlte Rechnungen direkt in Moss hochladen oder an die Beleg Inbox weiterleiten.
2️⃣ Buchhalter oder Admin prüft Rechnungsdetails
Sobald eine Rechnung auf Moss hochgeladen wurde, erhalten Personen mit Buchhalter- oder Adminrechten eine Benachrichtigung, um die Rechnungsdetails zu überprüfen und zu bestätigen. Sobald die Rechnung bestätigt wurde, wird diese automatisch weitergeleitet in den nächsten Schritt.
3️⃣ Teamleiter oder Admin genehmigt die Rechnung
Sobald eine Rechnung geprüft wurde, muss sie genehmigt werden. Dieser Vorgang kann von Personen gemacht werden, die deinen Moss Richtlinien entsprechend dafür zuständig sind, z. B. Admins, Team-Leader, Team-Mitglieder oder auch mehrere Personen. Die Rechnung wird automatisch an die Leute weitergeleitet, die die Berechtigung haben, die zu genehmigen.
4️⃣ Buchhalter oder Admin exportiert Rechnungen
Sobald die Rechnung geprüft und genehmigt wurde, kann jeder mit Accountant- oder Admin-Rechten die Rechnungen in deine Buchhaltungssoftware exportieren. Wenn du DATEV sowohl zum Buchen als auch zum Bezahlen deiner Rechnungen nutzt, pusht du die Daten einfach über die DATEV API. Mehr über DATEV erfährst du hier.
Wenn du DATEV für die Buchhaltung nutzt, aber deine Rechnungen nicht in DATEV bezahlst, kannst du deine Rechnungen trotzdem über die API zur Buchung in DATEV exportieren und den Zahlungsprozess außerhalb von Moss abwickeln.
5️⃣ Rechnungen mit Online-Banking bezahlen
Wenn du deine Rechnungen nicht über dein ERP-System bezahlst, kannst du den SEPA-Export nutzen. Markiere dafür einfach die Rechnungen, die du in einer Sammelüberweisung zusammenfassen möchtest und klicke auf "Zahlungsdatei herunterladen". Du kannst nun eine SEPA-Datei herunterladen, welche du in deinem Online-Banking hochladen kannst, um Rechnungen direkt zu bezahlen.
Rechnungen in Moss hochladen
Wir haben das Einreichen von Rechnungen so einfach wie möglich gestaltet, um sicherzustellen, dass alle Rechnungen problemlos über Moss abgewickelt werden können. Jedes Teammitglied kann Rechnungen im Bereich "Rechnungen" in der Moss App hochladen. Du auch unbezahlte Rechnungen direkt an ein eigenes E-Mail-Postfach (ähnlich der Beleg Inbox) weiterleiten.
Wenn du deine Rechnungen an das Rechnungspostfach weiterleitest, wird die Rechnung automatisch in der Moss App hochgeladen. Du wirst benachrichtigt, wenn der Upload erfolgreich war.
Egal ob direkt in der Moss App oder per E-Mail Weiterleitung: Alle relevanten Rechnungsdaten wie Lieferant, Rechnungsnummer, Betrag, Fälligkeitsdatum, USt.-Satz und mehr werden automatisch ausgelesen und in der Detailansicht dargestellt.
Zuweisung relevanter Rechnungsdaten zu hochgeladenen Rechnungen
Sobald du eine unbezahlte Rechnung in Moss hochgeladen hast, kann jeder Buchhalter oder Admin alle relevanten Rechnungsdaten überprüfen und fehlende Daten ergänzen.
Folgende Rechnungsdaten können in Moss erfasst werden:
Pflichtfelder | Optionale Felder |
Nutzer, der die Rechnung eingereicht hat | Fälligkeitsdatum der Rechnung |
Währung | Rechnungsnummer |
Betrag | Leistungsdatum |
Rechnungsdatum | Kostenstelle |
| Kostenträger |
| Notiz |
| Lieferant / Kreditor |
| Kategorie |
| USt.-Satz |
💡 Tipp: Bei mehreren USt.-Sätzen kannst du den Rechnungsbetrag ganz einfach aufteilen. Klicke dafür in der Detailansicht einer Rechnung auf "Rechnungsbetrag teilen". Diese Funktion eignet sich ebenfalls dafür, wenn du die Teilbeträge einer Rechnung unterschiedlichen Teams zuweisen möchtest.
Rechnungen prüfen und freigeben
Sobald die Rechnung in Moss hochgeladen ist, wird sie an die entsprechenden Teammitglieder weitergeleitet, die deine Rechnungen überprüfen und genehmigen sollen. Im Wesentlichen unterteilt sich der Rechnungsprozess in Prüfung & Bestätigung der Rechnungsdetails und Freigabe:
Prüfung und Bestätigung der Rechnungsdaten - Stelle sicher, dass alle Rechnungsdaten korrekt sind und dass sie jeder Rechnung hinzugefügt und zugewiesen werden. Dieser Teil des Prozesses kann von jedem durchgeführt werden, der die Rolle des Buchhalters oder Admins in Moss besitzt.
Freigabe der Rechnung - Dieser Teil des Prozesses wird von den Personen übernommen, die anhand eurer Moss Richtlinien für diese Freigabe zuständig sind.
Erst wenn eine Rechnung sowohl geprüft als auch genehmigt wurde, kannst du deine Rechnungen in deine Buchhaltungssoftware exportieren.
Bei jeder Rechnung kannst du sehen und nachverfolgen, welche Person die Rechnungsdetails freigegeben hat und wer die Rechnung genehmigt hat. Um deine Richtlinien zu erstellen und anzupassen, klicke auf "Anfragen" und dann auf "Richtlinien".
Exportieren von geprüften und genehmigten Rechnungen aus Moss
Sobald deine Rechnungen geprüft und genehmigt wurden, werden sie als "Bereit zum Export" markiert und jeder Buchhalter oder Administrator deines Moss-Kontos kann die entsprechenden Rechnungen exportieren.
Alle Exportformate enthalten die zugeordneten Rechnungsdaten deiner hochgeladenen Rechnungen. Es gibt drei verschiedene Exportmethoden für Rechnungen in Moss:
Export über DATEV Schnittstelle API - Wenn du dein Moss-Konto mit DATEV verbunden hast, kannst du alle deine Rechnungen über die API exportieren. Dies ist die empfohlene Methode für alle, die DATEV Unternehmen Online nutzen.
Manueller Export als DATEV-XML-Datei - Wenn du DATEV nutzt, aber dein Moss-Konto nicht mit DATEV verbunden hast, kannst du manuell eine XML-Datei herunterladen, um sie anschließend in DATEV Unternehmen Online hochzuladen.
Export per CSV - Wenn du DATEV nicht nutzt, kannst du manuell eine CSV-Datei herunterladen, die alle Rechnungsdaten enthält, zusammen mit einer Zip-Datei aller Rechnungen. Mit dieser CSV-Datei kannst du die Daten dann in deine Buchhaltungssoftware oder zu deiner Online-Bank hochladen, wenn du die Rechnungen direkt per Online-Banking bezahlst.
Rechnungsmanagement - Was als Nächstes kommt
Das Rechnungsmanagement ist nur eine von vielen Funktionen, mit denen wir Moss zur All-in-One-Lösung für die Verwaltung von Unternehmensausgaben machen – wir arbeiten bereits an weiteren Funktionen und Verbesserungen für das Rechnungsmanagement.
Solltest du Fragen, Feedback oder Verbesserungsvorschläge haben, kannst du dich jederzeit an support@getmoss.com wenden!