In diesem Artikel zeigen wir dir, wie du Freigaberegeln in Moss erstellen kannst. Weitere Informationen zur Funktionsweise der Freigaberegeln findest du hier.
Gehe zur Seite der Freigaberegeln
So erstellst du deine Freigaberegeln:
Öffne Moss
Gehe zu „Einstellungen“ > „Freigaberegeln“
Sobald du auf der Seite bist, kannst du im Entwurfs-/Bearbeitungsmodus mit der Arbeit an deinem Regelwerk beginnen.
Entwurfs-/Bearbeitungsmodus
Im Bearbeitungsmodus siehst du den Entwurf deines Regelwerks und kannst Änderungen vornehmen, ohne sie sofort veröffentlichen zu müssen. Du kannst verschiedene Einstellungen ausprobieren und alle Möglichkeiten testen.
Klicke auf „Regeln bearbeiten“, um in den Entwurfs-/Bearbeitungsmodus zu wechseln. Anschließend kannst du mit der Erstellung von Regeln beginnen und dein Regelwerk aufbauen.
Dir stehen nun mehrere Optionen zur Verfügung:
Erstelle eine neue Regel: Klicke oben rechts auf „+Neue Regel hinzufügen“.
Bearbeite eine bestehende Regel: Klicke auf die Regel, die du bearbeiten möchtest.
Verändere die Priorität einer bestehenden Regel: Klicke auf die Pfeile rechts neben jeder Regel, um die Regel nach oben oder unten zu bewegen.
Lösche eine Regel: Klicke auf die drei Punkte und wähle „Löschen“.
Dupliziere eine Regel: Klicke auf die drei Punkte und wähle „Duplizieren“.
Hinweis: Wenn du viele Regeln hast, kannst du den Filter verwenden, um nur Regeln anzuzeigen, die zu einem bestimmten Ausgabetyp gehören.
Wenn du Änderungen an deinen Regeln vorgenommen hast (die Reihenfolge verändert, eine Regel bearbeitet oder gelöscht oder eine neue Regel erstellt) musst du eine der folgenden drei Optionen wählen: Änderungen verwerfen, für später speichern oder veröffentlichen.
Entwurf speichern: Alle Änderungen an deinem Regelwerk werden als Entwurf gespeichert. Wenn du in einer Sitzung viele Regeln erstellst oder veränderst und die Änderungen nicht verlieren willst, ist es ratsam, zwischendurch auf „Für später speichern“ zu klicken.
Veröffentlichen: Dein derzeit veröffentlichtes Regelwerk wird durch die neue Version, an der du im Bearbeitungsmodus gearbeitet hast, ersetzt.
Verwerfen: Alle Änderungen, die du im Bearbeitungsmodus an deinem Regelwerk vorgenommen hast, werden verworfen.
Hinweis: Du kannst nicht mehrere Regeln gleichzeitig bearbeiten und nur einen Teil davon veröffentlichen. Wenn du nur einen Teil veröffentlichen willst, musst du die Regeln, die nicht veröffentlicht werden sollen, löschen. Anschließend kannst du die Regeln, die du aktualisieren wolltest, veröffentlichen. Danach kannst du für die anderen Änderungen erneut einen Entwurf erstellen und entsprechend als Entwurf speichern.
Erstelle dein eigenes Regelwerk
Behalte bei der Erstellung deines Regelwerks Folgendes im Kopf: Regeln werden in der von dir festgelegten Reihenfolge von oben nach unten angewendet. Das System verwendet die erste passende Regel und vernachlässigt alle nachfolgenden Regeln. Es ist daher wichtig, dass du allgemeinere Regeln weiter unten in der Liste platzierst als spezifische Regeln. Damit die Automatisierung deines Freigabeprozesses wie gewünscht abläuft, solltest du alle Regeln auf einmal erstellen und überprüfen.
Beginne mit einer Ausgabenart
Indem du mit einer Ausgabenart beginnst und die Regeln dafür erstellst (Rechnungen, Rückerstattungen, Kartentransaktionen und Kartenanfragen), kannst du das Regelwerk für eine Ausgabenart Schritt für Schritt aufbauen, anstatt mehrere Ausgabenarten gleichzeitig bearbeiten zu müssen.
Hinweis: Wenn die Regeln für alle Ausgabenarten identisch sein sollen, ist es sinnvoll, sie gleichzeitig zu erstellen.
Erstelle allgemeine Regeln
Wir empfehlen dir, dass du zunächst deine allgemeinen Regeln für die Ausgabeart festlegst. Dadurch erstellst du eine allgemeine Basis für das gesamte Unternehmen. Jede eingehende Anfrage, die nicht an eine spezifischere Regel weitergeleitet wird, wird über diese allgemeine Regel geleitet.
Benötigst du bedingungsbasierte Regeln?
Du kannst bedingte Regeln aufstellen, um spezifischere Regeln zu erstellen. Dafür stehen dir folgende Bedingungen zur Verfügung:
Betrag: Du kannst Regeln basierend auf dem angefragten Betrag erstellen.
Abteilung: Anfragen, die von Mitarbeitern dieser Abteilung eingereicht werden, werden entsprechend dieser Regel weitergeleitet.
Team: Anfragen, die von Mitarbeitern dieses Teams eingereicht werden, werden entsprechend dieser Regel weitergeleitet.
Benutzer: Anfragen, die von diesem/diesen Benutzer(n) eingereicht werden, werden entsprechend dieser Regel weitergeleitet.
Kostenstelle: Anfragen, die einer bestimmten Kostenstelle zugewiesen sind, werden entsprechend dieser Regel weitergeleitet.
Kostenträger: Anfragen, die einem bestimmten Kostenträger zugewiesen sind, werden entsprechend dieser Regel weitergeleitet.
Ausgabenkonto: Anfragen, die einem bestimmten Ausgabenkonto zugewiesen sind, werden entsprechend dieser Regel weitergeleitet.
Kreditor: Anfragen, die einem bestimmten Kreditor zugewiesen sind, werden entsprechend dieser Regel weitergeleitet.
Prüfe die Weiterleitung deiner Freigaben
Sobald du deine Freigaberegeln eingerichtet hast und Moss verwendest, siehst du, warum deine Ausgaben von einer bestimmten Person freigegeben werden müssen. Indem du dies überprüfst, kannst du sicherstellen, dass deine Freigaberegeln korrekt eingerichtet wurden.
Du kannst die Weiterleitung der Freigaben prüfen, indem du auf eine beliebige Ausgabe klickst und den Abschnitt „Kommentare und Aktivitäten“ aufrufst. Dort siehst du, wer die Freigeber sind und auf Basis welcher Freigaberegeln sie ausgewählt wurden.
