Verwalte Kreditorengutschriften in Moss genauso wie Rechnungen – vom Upload über Prüfung und Genehmigung bis hin zum Export.
Was ist eine Gutschrift?
Eine Gutschrift ist ein Dokument, das ein Kreditor ausstellt, um den Betrag einer früheren Rechnung zu reduzieren oder zu stornieren, zum Beispiel nach einer Rückgabe, einer zu hohen Berechnung oder einer stornierten Bestellung. In Moss werden Gutschriften über denselben Workflow wie Rechnungen verarbeitet, mit einigen Unterschieden bei der Bezeichnung.
Wer kann das tun?
Admins, interne und externe Buchhalter können Gutschriften prüfen, genehmigen, als erstattet markieren und exportieren. Jeder Nutzer kann eine Gutschrift hochladen.
Der Workflow für Gutschriften
Der Workflow folgt denselben Schritten wie bei Rechnungen.
Schritt 1 – Upload
Lade eine Gutschrift genauso hoch wie eine Rechnung:
Gehe zu „Rechnungen“ und lade sie direkt auf der Seite hoch oder
leite das Dokument an die Rechnungs-E-Mail-Adresse deiner Organisation weiter.
Moss scannt das Dokument und füllt Kreditor, Betrag und Datum aus, sofern diese erkannt werden.
Schritt 2 – Prüfung
Gehe zu „Rechnungen“ > „Prüfen“.
Wähle die Gutschrift aus.
Prüfe, ob alle Angaben korrekt sind: Kreditor, Betrag (negativ), Sachkonto, Umsatzsteuer und alle weiteren relevanten Felder.
Bestätige die Angaben.
Die Gutschrift wechselt in die Genehmigungsphase.
Schritt 3 – Freigabe
Die Gutschrift folgt der bestehenden Genehmigungsrichtlinie deiner Organisation – hier gelten dieselben Regeln wie für Rechnungen.
Schritt 4 – Als erstattet markieren (optional)
Wenn die Gutschrift außerhalb von Moss beglichen wurde, zum Beispiel durch eine Banküberweisung deines Kreditors, kannst du den Status in Moss manuell aktualisieren.
Öffne die Gutschrift im Ausgabenmenü.
Klicke auf „Als erstattet markieren“.
Bestätige die Aktion.
Der Status wird auf „Erstattet“ aktualisiert.
Hinweis: „Als erstattet markieren“ vs. Zuordnung
„Erstattet“ bedeutet, dass die Gutschrift extern beglichen wurde, zum Beispiel durch eine Banküberweisung des Kreditors. Das ist nicht dasselbe wie die Zuordnung von Gutschriften. Dabei handelt es sich um einen separaten Workflow, der in einer zukünftigen Version verfügbar sein wird.
Schritt 5 – Export
Exportiere Gutschriften genauso wie Rechnungen. Sobald eine Gutschrift geprüft und genehmigt wurde, erscheint sie als „Bereit zum Export“ und kann in deinen regulären Buchhaltungsexport aufgenommen werden.
Zwischen Rechnung und Gutschrift wechseln
Wenn du ein Dokument hochlädst, liest Moss den Inhalt aus und klassifiziert es automatisch als Rechnung oder Gutschrift. In den meisten Fällen erfolgt diese Zuordnung korrekt.
Falls Moss ein Dokument falsch klassifiziert, kannst du die Zuordnung manuell korrigieren. Dafür gibt es drei Möglichkeiten:
Option 1 – Gesamtbetrag ändern
Öffne das Ausgabenmenü für das Dokument.
Gehe zum Feld „Gesamtbetrag“.
Ändere den Betrag von positiv zu negativ oder von negativ zu positiv.
Moss aktualisiert automatisch den Dokumenttyp, die Ausgabenart, alle Labels und den Status entsprechend.
Option 2 – Ausgabentyp über die Schaltfläche ändern
Öffne das Ausgabenmenü.
Klicke im Ausgabenbereich des Menüs auf das Overflow-Menü (…).
Wähle „In Gutschrift umwandeln“ oder „In Rechnung umwandeln“ aus.
Der Dokumenttyp wird automatisch aktualisiert und bleibt synchron.
Option 3 – Dokumenttyp über die Schaltfläche ändern
Öffne das Ausgabenmenü.
Gehe zum Abschnitt „Dokument“.
Klicke im Dokumentbereich auf das Overflow-Menü (…).
Wähle „In Gutschrift umwandeln“ oder „In Rechnung umwandeln“ aus.
Die Ausgabenart wird automatisch aktualisiert und bleibt synchron.
Hinweis: Alle Daten bleiben erhalten
Wenn du den Dokumenttyp wechselst, werden weder Buchhaltungsdaten noch OCR-Ergebnisse gelöscht. Du verlierst keine Felder, die du bereits ausgefüllt hast.
Gutschriften und Rechnungen auf einen Blick: die wichtigsten Unterschiede
| Rechnung | Gutschrift |
Betrag | Positiv | Negativ |
Menü | Rechnung | Gutschrift |
Zahlungsdetails werden angezeigt | Ja | Nein (ausgeblendet) |
Manuelle Aktion zur Abwicklung | Als bezahlt markieren | Als erstattet markieren |
Status-Tag „Abgewickelt“ | „Bezahlt“ oder „Durch Gutschrift beglichen“ | „Erstattet“ oder „Zugeordnet“ |
Export | Gleich | Gleich (negativer Betrag) |