Wer kann das tun: Admins und Buchhalter prüfen die Hinweise und dokumentieren ihre Entscheidungen. Alle Nutzer können Hinweise zu ihren eigenen Ausgaben sehen und ein Dokument, sofern zulässig, als gültig oder ungültig markieren. Diese Funktion ist nur auf dem Desktop verfügbar.
So funktionieren die Prüfungen
Moss liest die Daten aus jedem neuen Dokument aus, das an eine Rechnung, eine Kartentransaktion oder eine Rückerstattung angehängt wird.
Moss gleicht diese Daten mit den Umsatzsteueranforderungen des Landes deines Unternehmens ab. Welche Prüfungen durchgeführt werden, hängt davon ab, in welchem Land der Kreditor ansässig ist, was gekauft wurde, ob Umsatzsteuer berechnet wurde und wie hoch der Bruttobetrag ist, also ob es sich um eine vollständige oder vereinfachte Rechnung handelt. Geprüft werden unter anderem: Name und Adresse des Kreditors, Umsatzsteuer-ID oder Steuernummer des Kreditors, Name und Adresse des Käufers, Rechnungsnummer, Rechnungs- und Lieferdatum, Netto-, Umsatzsteuer- und Bruttobetrag, ob der Umsatzsteuersatz im Land des Kreditors existiert, und bei Reverse Charge, ob keine Umsatzsteuer berechnet wurde und deine Umsatzsteuer-ID auf der Rechnung angegeben ist.
Die Prüfungen laufen im Hintergrund, nachdem ein Dokument verarbeitet wurde. Während eine Prüfung läuft, wird das Dokument als „Wird geprüft“ angezeigt. Die Ergebnisse erscheinen nicht sofort nach dem Upload.
Moss prüft Dokumente, die nach Aktivierung der Funktion verarbeitet werden. Bereits bestehende Dokumente werden nicht rückwirkend geprüft.
Hinweis: Wenn an eine Ausgabe mehr als ein Dokument angehängt ist, bezieht sich das angezeigte Ergebnis auf das zuerst verknüpfte Dokument.
Dokumente finden, die geprüft werden müssen
Gehe zu „Rechnungen“, „Transaktionen“ oder „Rückerstattungen“.
Prüfe die Spalte „Dokumentgültigkeit“. Ein Dokument kann einen der folgenden Status haben: „Gültig“, „Ungültig“, „Wird geprüft“, „Nicht geprüft“, „Fehler bei der Prüfung“ oder „Nicht erforderlich“.
Um nur gekennzeichnete Dokumente anzuzeigen, filtere die Tabelle nach „Dokumentgültigkeit“ und wähle „Ungültig“ aus.
In der Rechnungstabelle gibt es außerdem Prüf-Tabs, mit denen du konforme und nicht konforme Dokumente nacheinander bearbeiten kannst.
Was danach passiert: Durch das Filtern wird kein Dokument verändert. Die Liste wird lediglich eingegrenzt, damit du gezielt die Ausnahmen prüfen kannst.
Status | Bedeutung |
Gültig | Alle für das Dokument geltenden Prüfungen wurden bestanden. |
Ungültig | Mindestens eine Prüfung ist fehlgeschlagen. Die Compliance-Karte zeigt, welche Anforderung nicht erfüllt wurde. |
Wird geprüft | Die Prüfungen laufen noch. Du musst noch nichts tun. |
Nicht geprüft | Moss konnte das Dokument nicht prüfen. |
Fehler bei der Prüfung | Die Prüfung konnte nicht abgeschlossen werden. |
Ein gekennzeichnetes Dokument prüfen
Öffne die Ausgabe. Wenn die abgeschlossene Prüfung ein Problem gefunden hat, erscheint unter dem Dokument im Menü eine Compliance-Karte. Bei konformen Dokumenten wird keine Karte angezeigt.
Prüfe die gruppierten Hinweise auf der Karte: „Fehlende Felder“, „Unvollständige Felder“ und „Datenabweichung“. Bei jedem Hinweis wird das betroffene Feld genannt.
Um die zugrunde liegenden Daten zu prüfen, klicke im Footer der Karte auf „Wie haben wir das geprüft?“ oder wähle im Aktionsmenü des Dokuments „Extrahierte Daten anzeigen“.
Die Ansicht „Geprüfte Dokumentdaten“ öffnet sich. Sie zeigt die Daten, die Moss aus dem Dokument ausgelesen hat, in vier Abschnitten: „Rechnungsdetails“, „Kreditoreninformationen“, „Käuferinformationen“ und „Beträge & Positionen“. Jeder Abschnitt ist als „Gültig“, „Ungültig“ oder „Nicht geprüft“ gekennzeichnet.
Fahre mit dem Mauszeiger über einen Wert, um – sofern verfügbar – in der Dokumentvorschau hervorzuheben, wo dieser Wert gefunden wurde.
Hinweis: Die Ansicht „Geprüfte Dokumentdaten“ zeigt nur Werte, die direkt aus dem Dokument extrahiert wurden. Für ein Feld ohne extrahierten Wert wird „Nicht festgelegt“ angezeigt. Wenn du die Ausgabe bearbeitest, ändert sich dadurch das Ergebnis der Dokumentprüfung nicht.
Wenn ein Hinweis falsch aussieht, vergleiche zuerst die Daten in dieser Ansicht mit dem Dokument. Moss liest Dokumente mithilfe von KI aus. Wird ein Feld falsch erkannt, kann dadurch auch bei einem korrekten Dokument eine Prüfung fehlschlagen.
Auf einen Hinweis reagieren: Rechnungen
Um ein korrigiertes Dokument anzufordern, klicke auf der Compliance-Karte einer Rechnung auf „Kreditor per E-Mail kontaktieren“. Dadurch öffnet sich der standardmäßige E-Mail-Prozess für Kreditoren.
Um eine manuelle Entscheidung zu dokumentieren, wähle beim Dokument – sofern zulässig – „Als gültig markieren“ oder „Als ungültig markieren“.
Was danach passiert: Eine manuelle Entscheidung aktualisiert den Status „Dokumentgültigkeit“ und wird in der Aktivitätshistorie der Ausgabe protokolliert. Das Prüfergebnis selbst ändert sich dadurch nicht. Die fehlgeschlagene Prüfung bleibt zusammen mit deiner Entscheidung bestehen und die Compliance-Karte bleibt sichtbar.
Auf einen Hinweis reagieren: Kartentransaktionen und Rückerstattungen
Admins und die Person, die die Ausgabe getätigt hat, können den Beleg als „Nicht erforderlich“ markieren.
Admins haben zusätzlich die Möglichkeit, den Beleg als „Gültig“ zu markieren.
Was danach passiert: Eine manuelle Entscheidung aktualisiert den Status „Dokumentgültigkeit“ und wird in der Aktivitätshistorie der Ausgabe protokolliert. Wenn ein Dokument trotz eines Problems akzeptiert wird, wird es dadurch nicht konform: Das Dokument behält das Prüfergebnis „Ungültig“ zusammen mit der akzeptierten Entscheidung, und die Compliance-Karte bleibt sichtbar.
Prüfungen auf Dokumentkonformität aktivieren
Gehe zu „Einstellungen“ > „Automatisierung“.
Aktiviere den Schalter „Prüfungen auf Dokumentkonformität“: „Neue Rechnungen und Belege automatisch auf die Anforderungen an umsatzsteuerkonforme Dokumente prüfen und Probleme zur Prüfung kennzeichnen.“
Wenn du den Schalter deaktivierst, werden zukünftige Dokumente nicht mehr geprüft. Bereits vorhandene Prüfergebnisse bleiben bestehen.
Hinweis: Die Einstellung steht Organisationen mit Accounting AI Automation zur Verfügung.
Welche Vorschriften prüft Moss je Land?
Moss prüft Dokumente für Käufergesellschaften in Deutschland, dem Vereinigten Königreich, den Niederlanden und Österreich. Der Bruttobetrag auf dem Dokument bestimmt, ob die Anforderungen an eine vollständige oder eine vereinfachte Rechnung gelten. Die Prüfungen basieren auf den folgenden Vorschriften:
Land | Anforderungen vollständige Rechnung | Anforderungen einfache Rechnung | USt-Sätze | Reverse Charge |
Deutschland | §14 UStG (Rechnungen über 250 € brutto) | §33 UStDV (Rechnungen bis 250 € brutto) | §12 UStG (7 %, 19 %) | §13b UStG; §14a UStG (USt-ID des Käufers auf der Reverse Charge-Rechnung) |
Vereinigtes Königreich | VAT Notice 700, Abschnitt 16.3 (Rechnungen über 250 £) | VAT Notice 700, Abschnitt 16.6 (Rechnungen bis 250 £) | VAT Act 1994 (0 %, 5 %, 20 %) | VAT Act 1994, Abschnitt 8 |
Niederlande | Art. 35a Wet OB 1968 (Rechnungen über 100 €) | Art. 35d Wet OB 1968 (Rechnungen bis 100 €) | Art. 9 Wet OB 1968 (0 %, 9 %, 21 %) | Art. 12 Wet OB 1968 (btw verlegd) |
Österreich | §11 UStG (Rechnungen über 400 €) | §11 Abs. 9 UStG (Rechnungen bis 400 €) | §10 UStG (10 %, 13 %, 20 %) | §19 UStG |
Rechnungen von Kreditoren aus einem anderen EU-Land werden in Deutschland und den Niederlanden unabhängig vom Betrag nach den Anforderungen für vollständige Rechnungen geprüft – die Umsatzsteuer buchst du dabei selbst.
Geprüfte Felder
Felder | Einfache Rechnung | Vollständige Rechnung |
Name und Adresse des Kreditors | Erforderlich | Erforderlich |
Rechnungsdatum | Erforderlich | Erforderlich |
Beschreibung der Lieferung | Erforderlich | Erforderlich |
Bruttobetrag | Erforderlich | Erforderlich |
USt-Satz; dieser muss im Land des Kreditors gültig sein | Erforderlich | Erforderlich |
USt-ID des Kreditors (Deutschland: oder Steuernummer) | Nicht geprüft | Erforderlich |
Name und Adresse deines Unternehmens (Käufer) | Nicht geprüft | Erforderlich, muss mit deinen registrierten Daten übereinstimmen |
Rechnungsnummer | Nicht geprüft | Erforderlich |
Liefer- oder Leistungsdatum (UK: Steuerzeitpunkt) | Nicht geprüft | Erforderlich |
Netto- und USt-Betrag | Nicht geprüft | Erforderlich |
Reverse Charge
Bei vielen Dienstleistungen von einem Kreditor aus einem anderen Land berechnet der Kreditor keine Umsatzsteuer. Stattdessen führst du die Umsatzsteuer selbst ab. Moss erkennt solche Rechnungen anhand des Landes des Kreditors, der gekauften Leistung und daran, ob Umsatzsteuer berechnet wurde.
Bei einem Kreditor aus einem anderen EU-Land prüft Moss, ob keine Umsatzsteuer berechnet wurde und ob deine Umsatzsteuer-ID auf der Rechnung angegeben ist (Art. 226 Abs. 4 der VAT Directive). Die Prüfungen von Umsatzsteuersatz und Umsatzsteuerbetrag entfallen. Fehlt deine Umsatzsteuer-ID auf der Rechnung, prüfe, ob sie in den Organisationseinstellungen des Kreditors hinterlegt ist, oder bitte den Kreditor um eine korrigierte Rechnung.
Berechnet ein Kreditor Umsatzsteuer, obwohl Reverse Charge gelten sollte, zum Beispiel wenn ein irischer Kreditor 19 % deutsche Umsatzsteuer berechnet, kann die Rechnung zwar vollständig sein, du zahlst aber Umsatzsteuer, die du nicht abziehen kannst. Moss kennzeichnet solche Fälle. Bitte den Kreditor um eine korrigierte Rechnung.
Was die Prüfungen nicht abdecken
Sie garantieren weder die rechtliche Umsatzsteuerkonformität noch die Abzugsfähigkeit einer Ausgabe. Geprüft wird, ob erforderliche Angaben im Dokument vorhanden und plausibel sind.
Sie prüfen Umsatzsteuer-IDs von Kreditoren nicht gegen offizielle Register wie VIES oder HMRC. Bei EU-Umsatzsteuer-IDs wird lediglich das Format geprüft.
Sie prüfen nicht, ob Netto- und Umsatzsteuerbetrag zusammen dem Bruttobetrag entsprechen oder ob die Umsatzsteuer je Steuersatz bei Rechnungen mit mehreren Steuersätzen korrekt berechnet wurde.
Sie lesen keine Mengenangaben aus und vergleichen bei der Käuferadresse nur Land und Ort.
Sie erkennen keinen Zahlungsbetrug.
Die Ergebnisse hängen von der Qualität des Dokuments und der Datenerkennung ab.
Kilometerpauschalen und Tagespauschalen werden nicht geprüft.
Einige Fälle werden derzeit noch nicht abgedeckt, zum Beispiel Differenzbesteuerung, behördliche Gebühren und Waren, die ein ausländischer Verkäufer aus einem Lager in deinem Land versendet.