Eine neue Art, Ausgabendetails anzuzeigen und zu verwalten
Wir haben die Ausgabendetailansicht von Grund auf neu aufgebaut. So erhältst du eine übersichtlichere und konsistentere Erfahrung über alle Ausgabenarten hinweg. Außerdem schafft sie die Grundlage für neue Funktionen, die bald folgen.
Deine Organisation wird Mitte Oktober automatisch auf die neue Version umgestellt. Wir empfehlen, sie schon jetzt auszuprobieren, damit dein Team genug Zeit hat, sich damit vertraut zu machen, bevor sie zum Standard wird – idealerweise deutlich vor eurem nächsten Monatsabschluss.
Du hast die Kontrolle: Als Admin kannst du die neue Ansicht für deine gesamte Organisation aktivieren, sobald ihr bereit seid. Wenn der Zeitpunkt nicht passt, kannst du alle Nutzer wieder auf die alte Version umstellen.
Hinweis: Neue Funktionen, die vor Mitte Oktober veröffentlicht werden, sind nur in der neuen Ansicht verfügbar.
Das hat sich geändert
Bisher hatte jede Ausgabendetailansicht je nach Ausgabenart ein anderes Layout und bestand jeweils aus einer langen Seite, durch die du scrollen musstest. Jetzt sind Informationen über alle Ausgabenarten hinweg einheitlich in einklappbare Abschnitte gruppiert. Klicke auf den Pfeil eines Abschnitts, um ihn ein- oder auszuklappen:
Kreditor: Dropdown mit Kreditorenname und -code
Dokumente: Beleg, Rechnung oder Nachweis für Kilometerpauschale/Tagespauschale
Buchhaltung: Umsatzsteuer, Sachkonto, Kostenstelle, Kostenträger, Buchungstext
Zahlung:
Für Kreditorenbuchhaltung: Fälligkeitsdaten, Zahlungsbedingungen und Zahlungsstatus
Für Karten: Transaktionsdetails
Für Rückerstattungen: Bankdaten der Mitarbeiter
Freigabe: Wer für die Freigabe des Elements verantwortlich ist, Bestellungen und Budgets
Kilometerpauschale / Tagespauschale/ Bewirtung (nur für das Rückerstattungsmodul): Dokumenttyp, der im Abschnitt „Dokumente“ einer Ausgabe angezeigt wird
Kommentare: Waren bisher in einem separaten Tab und sind jetzt über das Chat-Symbol unten rechts im Dokument eingeklappt zugänglich.
Kommentare und Aktivität
Kommentare waren bisher in einem sekundären Tab zu finden. Jetzt sind sie über eine neue interaktive Komponente zugänglich, die unten rechts im Bereich der Dokumentvorschau angezeigt wird. So sind der neueste Kommentar und das neueste Ereignis jederzeit leicht auffindbar und direkt zugänglich.
Kartentransaktionen
Wo finde ich was?
Element | Wo du es findest |
Karteninhaber, Karte, Transaktions-/Buchungsdatum | Wird im Header sowie im Abschnitt „Zahlung“ in den Spalten „Händler/Karte“ angezeigt. |
Beleg-Upload, Umgang mit fehlenden Belegen | Abschnitt „Dokumente“ |
Aufteilung der Umsatzsteuer, Sachkonto, Kostenstelle, Kostenträger, Buchungstext | Abschnitt „Buchhaltung“ |
Im Voraus bezahlte Ausgabe | Option „Als vorausbezahlt markieren“ innerhalb von „Buchhaltung“ |
Budgets | Innerhalb von „Freigabe“ |
Bewirtungs-Toggle | Kein Toggle mehr, sondern jetzt eine Schaltfläche „Bewirtung“ oben im Abschnitt „Dokumente“. Wenn eine Ausgabe bereits als „Bewirtung“ markiert ist, erscheint ein entsprechender Abschnitt, der bei Bedarf später wieder entfernt werden kann. |
Vorher
Die Ausgabendetailansicht war eine einzelne scrollbare Seite:
Header – Händler, Betrag, „Kartentransaktion · [Datum, Uhrzeit]“, Badge für Belegstatus.
Kartentransaktion – Karteninhaber, Karte, Händlername laut Abrechnung, Transaktionsdatum, Buchungsdatum.
Beleg – angehängte Datei, Upload-Option, Belegdatum, Belegnummer, Leistungsdatum.
Toggle für Bewirtungskosten (BETA).
Buchhaltungsdetails – Umsatzsteuer-/Positionstabelle, erkannter Gesamtbetrag vs. Differenz, Sachkonto, Kostenträger, Kostenstelle, Notizen, Buchungstext, vorausbezahlte Ausgabe, Budgets.
Freigabe (Wenn eine Freigaberegel für Kartentransaktionen nach der Ausgabe aktiviert war.)
Footer – „In Erfassen verschieben“ / „In Export verschieben“.
Nachher
Header – Betrag, Mitarbeitername, Kartenname, Transaktionszeitstempel, Status.
Dokumente – der Beleg mit den Optionen „Beleg als nicht erforderlich markieren“ und „Erinnerung senden“.
Bewirtung – Wenn eine Ausgabe bereits als „Bewirtung“ markiert ist, erscheint ein entsprechender Abschnitt, der bei Bedarf später wieder entfernt werden kann.
Buchhaltung – Periodenabgrenzung & Buchung (Dokumentdatum, Leistungsdatum, Option „Als vorausbezahlt markieren“), Aufteilung der Umsatzsteuer, Sachkonto, Kostenstelle, Kostenträger, Buchungstext.
Freigabe (Wenn eine Freigaberegel für Kartentransaktionen nach der Ausgabe aktiviert war, wie zuvor.) – Freigabeschritt(e), Bestellung, Budget.
Budgets erscheinen ebenfalls in einem eigenen Abschnitt, wenn sie aktiviert sind.
Zahlung – eine Statustabelle mit Zahlungsdatum, Händler, Karte und Betrag.
Footer – „Ablehnen“ / „Bestätigen“ für Prüfer oder „Anfrage weiterleiten“ / „Anfechten“ / „Freigeben“ für Genehmiger.
Rückerstattungen
Wo finde ich was?
Element | Wo du es findest |
Eingereicht von, Name, Buchungstext | Der Buchungstext auf Berichtsebene heißt jetzt „Beschreibung“ und wird von der einreichenden Person eingegeben. |
Ausgaben (einzelne Belegliste) | Listet jede Ausgabenart in der Reise auf (Kilometerpauschale, Beleg, Tagespauschale) |
Rückerstattung: Ausgabe | Enthält den Beleg, den Namen des Kreditors und die Beschreibung sowie gegebenenfalls Bewirtungsdetails. |
Rückerstattung: Tagespauschale | Enthält den Namen, den Richtlinienstandort, z. B. Deutschland, und mögliche Anpassungen, z. B. bereitgestellte Mahlzeiten und/oder Übernachtungspauschale. |
Rückerstattung: Kilometerpauschale | Enthält den Ausgabennamen, die Reiseart, Daten, Start- und Zielort mit automatischer Entfernungsberechnung. |
Buchhaltungsdetails > Kreditor | Wurde nach oben in den Drawer verschoben, neben Name und „Beschreibung“. |
Zahlungsdetails (Zahlungsreferenz, Konto, Status) | Abschnitt „Zahlung“ |
Budgets (eigener Abschnitt) | Wurde in „Freigabe“ verschoben. |
Freigaben | Wurde in „Freigabe“ verschoben. |
Vorher
Header – einreichende Person, Betrag, „Ausgabenbericht · [Datum]“, Status-Badge.
Eingereicht von, Name, Beschreibung.
Ausgaben – Liste einzelner Ausgabenpositionen mit Datum und Betrag.
Buchhaltungsdetails – Kreditor.
Zahlungsdetails – Zahlungsreferenz, Konto, Status.
Budgets – Zuordnungskarten, die Ausgaben im Verhältnis zum Budget anzeigen.
Footer – „Anfechten“ / „Details bestätigen“.
Nachher
Rückerstattungen werden jetzt in einem Bericht gebündelt (z. B. „Reise nach Berlin“). Ein Bericht kann mehrere Ausgabenarten enthalten – Kilometerpauschalen, Rechnungen und Tagespauschalen – und als eine Einreichung übermittelt werden.
Header – Betrag, einreichende Person, Einreichungsdatum, Status.
Kreditor, Name, Beschreibung. Die Beschreibung wird von der Person geschrieben, die die Ausgabe eingereicht hat, und kann derzeit nicht vom Buchhalter bearbeitet werden.
Ausgaben – jede Ausgabe im Bericht wird mit Typ, Datum und Betrag aufgeführt, z. B. Fahrt mit Kilometerpauschale, Rechnung, Kartentransaktion, Tagespauschalen.
Zahlung – standardmäßig eingeklappt; zeigt Zahlungsempfänger und Konto.
Freigabe – standardmäßig eingeklappt; zeigt, welchem Team der Bericht zugewiesen ist.
Footer – „Anfechten“ / „Bestätigen“.
Wenn du innerhalb des Berichts auf eine einzelne Ausgabe klickst, öffnet sich eine fokussierte Ansicht nur für diese Ausgabe:
Kilometerpauschale: „Dokumente“ zeigt den Nachweis der Kilometerpauschale mit Datum, Satz, Entfernung und Route; „Buchhaltung“ zeigt die Aufteilung der Umsatzsteuer, Sachkonto, Kostenstelle, Kostenträger und Buchungstext.
Tagespauschale: „Dokumente“ zeigt die Aufschlüsselung der Tagespauschale nach Datum und Zielort; die Buchhaltungsfelder sind dieselben wie oben.
Rechnungsartige Ausgabe: „Dokumente“ zeigt die Rechnung; „Buchhaltung“ ergänzt Felder für Periodenabgrenzung & Buchung; „Zahlung“ zeigt Fälligkeitsdatum, Zahlungsbedingungen, Skonto und Zahlungsstatus.
Rechnungen
Wo finde ich was?
Element | Wo du es findest |
Fälliger Betrag, Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Lieferdatum (bearbeitbare Felder) | Betrag und Fälligkeitsdatum werden jetzt im Header angezeigt. Rechnungsnummer und -datum erscheinen im Abschnitt „Dokumente“. |
Kreditorenname und -nummer | Beide werden im neuen Abschnitt „Kreditor“ angezeigt. |
Dokumentname, -typ und ggf. -nummer | Alle werden im Abschnitt „Dokumente“ angezeigt, zusammen mit der Möglichkeit, zusätzliche Dokumente hochzuladen. |
Rechnungsnummer, Rechnungsdatum und Leistungsdatum sowie Umsatzsteuersatz, Sachkonto, Kostenstelle, Kostenträger und Buchungstext | Alle werden im Abschnitt „Buchhaltung“ angezeigt. |
Fälligkeitsdatum und Zahlungsbedingungen sowie Status, Empfänger und Rechnungsreferenznummer | Alle werden im Abschnitt „Zahlung“ angezeigt. |
Prüfer, Team („Wer ist für diese Rechnung verantwortlich?“) | Im Abschnitt „Freigabe“. |
Bestellung, Budget | In „Freigabe“ gruppiert, statt als eigenständige Abschnitte. |
Kreditor per E-Mail kontaktieren, Löschen | In ein Menü oben rechts in der Ausgabendetailansicht verschoben. |
Vorher
Header – Betrag, Kreditor, Status sowie mögliche Compliance-Hinweise, z. B. abweichende IBAN, Warnungen zum EN16931-Standard.
Rechnungsdetails – fälliger Betrag, Kreditor, Rechnungsnr., Rechnungsdatum, Lieferdatum, vorausbezahlte Ausgabe, Link zu Kreditorendetails.
Buchhaltungsdetails – Umsatzsteuer-/Positionstabelle, erkannter Gesamtbetrag vs. Differenz, Sachkonto, Kostenstelle, Kostenträger, Buchungstext.
Zahlungsdetails – Zahlungsbedingungen, Skonto, Nettofälligkeitsdatum, Zahlungsreferenz, Zahlungsdetails anzeigen.
Wer ist für diese Rechnung verantwortlich? – Prüfer, Team.
Bestellung.
Budgets.
Footer – Kommentar, „Ablehnen“ / „Details bestätigen“.
Nachher
Header – Betrag, Kreditor, Zahlungsmethode, bezahlt am/eingereicht am/fällig bis, Status.
Kreditor.
Dokumente – die Rechnungsdatei mit einem „…“-Menü für Verknüpfung aufheben/Bearbeiten/Herunterladen und einer Schaltfläche „+ Dokument“, um weitere hinzuzufügen.
Buchhaltung – Periodenabgrenzung & Buchung (Dokumentdatum, Leistungsdatum, „Als vorausbezahlt markieren“), Aufteilung der Umsatzsteuersatz, Sachkonto, Kostenstelle, Kostenträger, Buchungstext.
Zahlung – Fälligkeitsdatum, Zahlungsbedingungen, Skonto und eine Statustabelle (Status, Zahlungsdatum, Referenz, Empfänger, Betrag).
Freigabe (standardmäßig eingeklappt) – Prüfer, Team, Bestellung, Budget.
Footer – „…“-Menü / „Ablehnen“ / „Bestätigen“ für Prüfer; „Anfrage weiterleiten“ / „Erinnerung senden“, wenn du nicht die freigebende Person bist; „Zurück zur Prüfung“ / „Exportieren“, sobald die Ausgabe exportbereit ist.