Wer kann eine Rückerstattung beantragen?
Wenn dein Unternehmen Rückerstattungen ermöglicht, kannst du als Nutzer dieses Unternehmens eine Rückerstattung beantragen. Je nach den dir zugewiesenen Berechtigungen kannst du möglicherweise Rückerstattungsanträge einreichen, ohne dass eine Freigabe erforderlich ist.
Wie beantragst du eine Rückerstattung?
Bevor du eine Rückerstattung beantragen kannst, benötigst du einen ausstehenden Betrag, den du zurückfordern möchtest. Es gibt drei Arten von Rückerstattungen:
Geschäftliche Einkäufe
Wenn du eine geschäftliche Zahlung aus eigener Tasche getätigt hast, kannst du diese Rückerstattung beantragen. Reiche dazu den Beleg ein, um nachzuweisen, dass dir der Betrag zusteht.
Kilometerpauschale
Wenn du dein privates Fahrzeug für Arbeitszwecke nutzt, kannst du Anspruch auf Kilometerpauschale haben. Dabei wird sowohl die Entfernung als auch die Fahrzeugart berücksichtigt.
Beim Beantragen des Kilometerpauschale kannst du:
die Art der Fahrt wählen: Dienstreise oder Pendeln,
dein genutztes Fahrzeug auswählen,
mehrere Tage einer Fahrt gleichzeitig eintragen,
deine Heimat- oder Büroadresse in die Reiseroute aufnehmen,
die zuletzt gefahrenen Kilometer hinzufügen,
die von Google berechnete Entfernung manuell anpassen,
eine Fahrt als Rückfahrt markieren.
Tagespauschale (nur für Deutschland)
Für Dienstreisen, ob mit oder ohne Übernachtung, kannst du Tagespauschalen beantragen. Die Höhe richtet sich nach den gesetzlichen Vorgaben und hängt von Faktoren wie Reiseziel, Dauer und selbst bezahlten Mahlzeiten ab.
Beim Anlegen von Tagespauschalen kannst du:
die Reiseroute eingeben
die Pauschalbeträge pro Tag und pro Mahlzeit/Übernachtung anpassen
Du kannst deine Rückerstattung einreichen, indem du eine oder mehrere Ausgaben in dieselbe Rückerstattung (Spesenabrechnung) einfügst. Du kannst deinen Ausgaben auch die entsprechenden Buchhaltungsdetails zuordnen, z. B. wenn du weißt, welches Sachkonto oder welche Kostenstelle zu verwenden ist. Falls du dir unsicher bist, kann dies jederzeit vom Buchhalter bei der Prüfung überprüft und angepasst werden.
Rückerstattungen auf der Webseite beantragen
Befolge diese Schritte, um eine Rückerstattung auf der Moss Plattform zu beantragen.
Stelle sicher, dass du deine Bankdaten angegeben hast, damit du problemlos eine Rückerstattung erhalten kannst.
Klicke auf "Rückerstattungen" > "Rückerstattung anfragen" oder "Neue Rückerstattung", wenn dies nicht die erste Erstattung ist, die du beantragst.
Gebe einen Namen für den Rückerstattungsantrag ein.
Klicke auf "+Ausgabe hinzufügen". Wähle eine Ausgabe, welche in der obigen Liste erklärt wurden. Fülle die nötigen Informationen aus, die für diese Ausgabe wichtig sind.
Du kannst mehrere verschiedene Ausgaben zu einer Rückerstattung hinzufügen. Klicken wieder auf "+Ausgabe hinzufügen", um eine weitere Ausgabe zu deiner Rückerstattung hinzuzufügen.
Tipp: Füge so viele Ausgaben zu deiner Erstattung hinzu, wie du möchten (z. B. eine Erstattung für eine Reise mit mehreren Ausgaben).
Bestätige deine Rückerstattung, indem du auf „Einreichen“ klickst.
Wenn der Mitarbeiter einen Fehler bei einer bereits eingereichten Rückerstattung bemerkt, kann er die Rückerstattung jederzeit in den Modus „Entwurf“ zurückversetzen und sie erneut einreichen, sobald er die erforderlichen Änderungen vorgenommen hat.
Rückerstattungen in der Moss App beantragen
Befolge diese Schritte, um eine Rückerstattung in der Moss Mobile App zu beantragen. Stelle sicher, dass du deine Bankdaten angegeben hast, damit du problemlos eine Rückerstattung erhalten kannst.
Öffne die Moss App und melde dich an.
Gehe zu "Home" > "Rückerstattungen".
Wähle "+Rückerstattung beantragen" aus.
Gib einen Namen für deine Rückerstattung ein.
Füge Ausgaben zu deiner Rückerstattung hinzu, indem du auf "+Ausgabe hinzufügen" klickst. Du kannst verschiedene Arten von Ausgaben hinzufügen. Wenn du dir nicht sicher bist, welche Erstattungsart für dich infrage kommt, kannst du dir die oben in diesem Artikel erläuterten Erstattungsarten ansehen.
Füge alle Details hinzu, die für die jeweilige Ausgabe erforderlich sind, wobei für verschiedene Arten von Ausgaben unterschiedliche Informationen erforderlich sind.
Nachdem du all deine Ausgaben hinzugefügt hast, kannst du auf „Einreichen“ klicken, um den Rückerstattungsantrag mit allen Ausgaben zu übermitteln.
Auch in der Mobile App kannst du bei deiner Rückerstattung Buchhaltungsinformationen angeben und so die Verwaltung deiner Rückerstattungen von unterwegs aus vereinfachen.
Wenn du einen Fehler in deiner Rückerstattung bemerkst, kannst du diesen noch ändern, solange dein Antrag noch nicht genehmigt wurde. Melde dich dafür auf der Moss Plattform an.
Beispiele für Rückerstattungen
Aktivität | Art der Ausgabe |
Fahrt nach Berlin | Kilometergeld* |
5 Tage Hotel | Geschäftsausgabe/Tagespauschale** |
Geschäftsessen | Geschäftsausgabe |
Mittagessen | Geschäftsausgabe |
Rückfahrt von der Geschäftsreise | Tagespauschale** |
Zugfahrt zur Location und zurück | Geschäftsausgabe |
3 Tage Aufenthalt im Hotel mit Frühstück | Geschäftsausgabe/Tagespauschale** |
Vom Unternehmen bezahlte Geschenke für Kollegen | Geschäftsausgabe |
*Bitte beachte, dass Kilometergeld nur in Deutschland, Großbritannien und den Niederlanden verfügbar ist. In anderen Ländern kannst du individuelle Kilometersätze erstellen.
**Tagespauschalen sind nur in Deutschland verfügbar. In allen anderen Ländern musst du dir die Kosten als Geschäftskosten erstatten lassen.