Diese Funktion befindet sich derzeit in der Beta-Phase und ist möglicherweise noch nicht für dich verfügbar.
Im Überblick
Moss erfasst Belege unabhängig davon, ob sie im Anhang oder direkt im Text der E-Mail sind.
E-Mails ohne Anhänge werden in eine PDF-Datei umgewandelt und zur Beleg-Inbox hinzugefügt.
Nur Dokumente, die als Belege oder Rechnungen erkannt werden, werden verarbeitet.
Alle Belege werden gekennzeichnet, protokolliert und sind zur Einhaltung der Vorschriften rückverfolgbar.
Wenn du Belege an deine Beleg-Inbox weiterleitest, achtet Moss nicht nur auf die Anhänge. Wenn ein Beleg direkt im Text einer E-Mail inkludiert ist, erfasst Moss diesen Beleg ebenfalls.
Diese Funktion wird auf zwei Weisen unterstützt:
Belegfinder: Moss scannt dein Postfach automatisch nach fehlenden Belegen und extrahiert die benötigten Daten.
Beleg-Inbox: Du leitest die E-Mail an deine Beleg-Inbox weiter und Moss extrahiert die benötigten Daten.
⚠️ Bitte beachte: Moss kann nicht garantieren, dass automatisch generierte Dokumente aus E-Mail-Texten alle steuerlichen Anforderungen erfüllen. Dein Finanzteam sollte diese Dokumente während des Finanzprüfungsprozesses sorgfältig prüfen.
Einrichten
Diese Funktion ist optional und du kannst diese Funktion unter:
"Einstellungen" > "Karten & Kartentransaktionen" > In dem Bereich "Sammeln" kannst du den Knopf toggeln für "Belege im E-Mail-Text in PDF umwandeln"
So funktioniert’s:
Die E-Mail enthält ein gültiges PDF-Dokument oder ein Bild: Moss verarbeitet den Anhang wie gewohnt.
Es wurde kein gültiger Anhang erkannt: Moss scannt den Inhalt der E-Mail und sucht nach Belegen. Moss wandelt den E-Mail-Text in eine PDF-Datei um und behält dabei das ursprüngliche Format und alle eingefügten Bilder bei. Der Beleg wird nur erfasst, wenn das Dokument als Beleg oder Rechnung erkannt wird (nur für Rechnungen von Kartentransaktionen verfügbar). Andere Dokumenttypen werden nicht erfasst.
Zu deiner Inbox hinzufügen: Nach der Prüfung erscheint der Beleg in deiner Beleg-Inbox und kann automatisch mit der richtigen Kartentransaktion verknüpft werden.
Die Ansicht
Am oberen Rand des Dokuments fügt Moss einen deutlichen Hinweis hinzu, dass der Beleg aus dem Text einer E-Mail erstellt wurde. Direkt drunter findest du einen Disclaimer, der dich daran erinnert, die Angaben zu überprüfen, wenn du das Dokument für die Umsatzsteuerrückforderung brauchst.
Der Beleg selbst ist dann wie jeder andere weitergeleitete Beleg in deiner Beleg-Inbox verfügbar. Das Gleiche gilt für Belege, die über den Belegfinder erfasst wurden.
Was ist der Unterschied zwischen der Beleg-Inbox und dem Belegfinder?
Die Moss Beleg-Inbox ist eine zentrale Stelle für alle an Moss weitergeleiteten Belege. Jedes Unternehmen verfügt über eine eigene Weiterleitungsadresse, die hier verfügbar ist. Du kannst Belege manuell weiterleiten oder diese Adresse in den Rechnungseinstellungen des Kreditors hinzufügen, um sie automatisch zu erhalten. So sind alle Belege an einem Ort und dein Finanzteam hat weniger Abstimmungsaufwand.
Der Moss Belegfinder ist ein Automatisierungs-Tool, das Belege direkt in deiner Inbox erfasst. Es scannt E-Mails von unterstützten Händlern, extrahiert die Belegdaten und verknüpft sie mit der richtigen Transaktion in Moss. Dies ermöglicht einen vollständig automatisierten Prozess für die Spesenabrechnung, reduziert die manuelle Einreichung durch Mitarbeiter und stellt sicher, dass die Finanzteams stets über vollständige Unterlagen verfügen.
Wie hilft die Funktion Finanzteams?
Weniger fehlende Belege – E-Mail-Belege werden automatisch erfasst, wodurch Lücken in der Dokumentation reduziert werden.
Weniger manueller Aufwand – Du musst deine Mitarbeiter nicht mehr um PDFs oder Screenshots bitten, wenn Kreditoren keine Anhänge senden.
Bessere Compliance-Kontrolle – Belege sind eindeutig gekennzeichnet, protokolliert und rückverfolgbar, was die Finanzprüfung erleichtert.