Der Moss Posteingang ist ein zentraler Speicherort für alle Belege, die nicht direkt mit einer bestimmten Kartentransaktion verknüpft werden. Es vereinfacht die Belegverwaltung, indem du den Abgleichprozess automatisiert und das manuelle Suchen und Anhängen von Belegen an Transaktionen überflüssig machst.
Die wichtigsten Funktionen des Posteingangs:
Automatischer Transaktionsabgleich: Im Posteingang eingereichte Belege werden von Algorithmen verarbeitet, um sie mit Transaktionen abzugleichen, für die keine Belege vorliegen. Diese Belege werden im Posteingang als "Automatisch zugeordnet" angezeigt.
Behandlung doppelter Belege: Wenn der Algorithmus einen Beleg als Duplikat identifiziert, wird dieser automatisch aus dem Posteingang entfernt. Die Benutzer werden über diesen Vorgang per E-Mail benachrichtigt.
Manuelle Abgleichoption: In Fällen, in denen der Algorithmus keine Übereinstimmung findet, haben die Benutzer die Möglichkeit, die Belege manuell an die richtige Transaktion im Posteingang anzuhängen.
Zeitrahmen für den Abgleich: Belege, die 30 Tage lang nicht zugeordnet wurden, werden automatisch aus dem Posteingang gelöscht. Diese Regelung trägt dazu bei, den Posteingang übersichtlich und aktuell zu halten.
Korrekturmechanismus für fehlerhafte Übereinstimmungen: In Fällen, in denen der Algorithmus einen Beleg falsch zuordnet, können die Benutzer die Verknüpfung mit dem Beleg einfach aufheben und dann umgehend den korrekten Beleg auswählen und der richtigen Transaktion zuordnen.
Senden einen Beleg an den Posteingang:
Es gibt mehrere Möglichkeiten, einen Beleg an den Posteingang zu übermitteln, passend zu verschiedenen Anwendungsfällen.
Massenupload über Ziehen und Ablegen (Drag-and-drop)
Lade bis zu zwanzig Dateien in großen Mengen hoch, Moss versucht sofort, sie den Transaktionen zuzuordnen.
Weiterleitung über die Posteingangs-E-Mail-Adresse
Sende einfach eine E-Mail an die im Posteingang angegebene E-Mail-Adresse für den Beleg. Folge dieser Anleitung(EN), um deinen Aufwand für wiederkehrende Transaktionen zu minimieren
An Moss senden mit Handys
"An Moss senden" ist eine einfache Möglichkeit, Belege aus jeder App an Moss weiterzuleiten. In diesem Artikel(EN) erfährst du mehr darüber und wie es funktioniert.
Nicht übereinstimmenden Belege im Posteingang
Du kannst einen Beleg manuell an eine Transaktion anhängen, wenn unser Abgleichsalgorithmus die Transaktion nicht zuordnen konnte.
Potenzielle Übereinstimmungen
Wähle eine der drei möglichen Übereinstimmungen, die unser Algorithmus anhand der gescannten Daten klassifiziert.
Alle Transaktionen durchsuchen
Wenn keine der potenziellen Übereinstimmungen zutreffend ist, klicke auf "Andere Transaktion auswählen" und finde eine filterbare Liste von Transaktionen. Jetzt solltest du in der Lage sein, alle Transaktionen zu finden, zum Beispiel auch solche, denen bereits ein Beleg beigefügt wurde.
Umgang mit falschen Übereinstimmungen durch den Beleg-Algorithmus
Du hast zwei Möglichkeiten, einen falsch zugeordneten Beleg zu entfernen:
Verknüpfung aufheben und neue Transaktion aus dem Posteingang auswählen.
Suche den verknüpften Beleg im Posteingang und klicke auf "Verknüpfung aufheben und an eine neue Transaktion anhängen". Der Beleg wird sofort von der Transaktion getrennt, und du kannst direkt die richtige Transaktion auswählen.
Beleg aus dem Posteingang (und der Transaktion) löschen
Wenn du einen zugeordneten Beleg im Posteingang öffnest und auf "Löschen" klickst, wird die Verknüpfung zwischen dem Beleg und der Transaktion aufgehoben und der Beleg vollständig aus deinem Posteingang entfernt. Wenn du nur die Verknüpfung des Belegs aufheben möchtest, folge Option 1.
Hinweis: Du kannst einen Beleg auch aus einer Transaktion entfernen, indem du unter "Transaktionen" auf "Löschen" klickst.
Weitere Informationen über den Posteingang
Akzeptierte Dateitypen und Größenbeschränkungen:
Moss akzeptiert Dateien im PDF-, JPG-, JPEG- und PNG-Format.
Die Größe einer einzelnen Datei darf 20 MB nicht überschreiten.
Bei Drag-and-Drop-Uploads sind maximal 20 Dateien pro Stapel zulässig.
Handhabung von E-Mails, die an receipts+{Name Ihres Unternehmens}@getmoss.com gesendet werden:
Suche die genaue E-Mail-Adresse deines Firmenkontos im Posteingang. Bitte beacht, dass die Adressen für den Eingang von Belegen und den Rechnungen unterschiedlich sind.
E-Mails, die an diese Adresse gesendet werden, werden automatisch in den Papierkorb des E-Mail-Kontos verschoben und nach 30 Tagen endgültig gelöscht.
Anhänge, die den angegebenen Kriterien entsprechen, werden von Moss gespeichert, auch wenn die zugehörige E-Mail bereits in den Papierkorb verschoben wurde.
Richtlinien für das Löschen von Dateien:
Benutzer haben die Möglichkeit, Dateien aus dem Posteingang zu löschen, was zu einer dauerhaften Entfernung führt.
Moss löscht automatisch Dateien, die innerhalb von 60 Tagen nach der Einreichung nicht mit einer Transaktion verknüpft sind. Dateien können entweder manuell oder automatisch mit Transaktionen verknüpft werden.
Wenn ein Beleg über den Posteingang mit einer Transaktion verknüpft ist, wird beim Entfernen des Belegs aus der Transaktion nicht die Datei selbst gelöscht. Stattdessen wird nur die Verknüpfung zwischen dem Beleg und der Transaktion aufgehoben. Der nicht verknüpfte Beleg bleibt im Posteingang zugänglich. Dieser kann bei Bedarf wieder an eine andere Transaktion angehängt werden.