Wer kann den Belegfinder mit Moss verbinden
Nur Administratoren sind in der Lage, den Belegfinder mit Moss zu verbinden.
Bevor Sie dies tun können, muss Ihr E-Mail-Arbeitsbereich-Administrator den Belegfinder in seinem Google Workspace oder Microsoft 365 Outlook Konto aktivieren.
Nachdem dies geschehen ist, muss jeder Mitarbeiter einzeln den Belegfinder in seinem Moss Konto aktiveren, wenn er diesen benutzen möchte.
Wie verbindet man den Moss-Belegfinder mit seinem Moss Konto
Der Belegfinder ist ein Tool, mit dem ihr automatisch Belege für Kartentransaktionen abrufen können. Es kann sich mit Ihrem E-Mail-Posteingang oder über eine direkte Integration mit unseren Partnern verbinden. Um den Belegfinder zu aktivieren, müssen die folgenden Schritte ausführt werden:
Navigiere zu "Einstellungen" im Hauptmenü auf der linken Seite
Klicke auf die Registerkarte "Belege".
Wähle das System aus, mit dem du dich verbinden möchten, und klicke dann auf die Schaltfläche "Verbinden".
Folge den Anweisungen, um dich bei deinem Konto anzumelden und dem Belegfinder die erforderlichen Berechtigungen zu erteilen.
Sobald die Verbindung erfolgreich hergestellt wurde, wird der Verbindungsstatus durch ein grünes "Verbunden"-Symbol angezeigt.
Nach der Verbindung
Wenn die Verbindung hergestellt ist, holt der Belegfinder Belege aus ihren E-Mails, für bereits getätigte Transaktionen. Da wir eine ausgewählte Liste von wichtigen Händlern unterstützen, haben alle zutreffenden Transaktionen den Status "Beleg in Vorbereitung" in Moss.
Der Belegfinder sucht bis zu 7 Tage nach dem Transaktionsdatum nach dem Beleg in ihren E-Mails. Sobald die Quittung automatisch abgerufen wird, wird sie in Ihrem Moss-Konto als "Automatisch angehängt" markiert.
Wenn innerhalb von 7 Tagen kein Beleg gefunden wird, muss der Belegt manuell angehangen werden. Sollte dies der Fall sein, werden wir eine E-Mail schicken. Man kann natürlich trotzdem noch zu jedem Zeitpunkt eine Beleg an eine Transaktion anhängen und muss dies nicht von dem Belegfinder machen lassen.
Besonderheiten bei der Abholung von E-Mails (Gmail und Outlook)
Um die Anzahl der Scanvorgänge in Ihrem E-Mail-Posteingang zu minimieren, holt der Moss Belegfinder nur Belege von einer Liste der wichtigsten Händler ab, und zwar nur für Transaktionen, die bereits stattgefunden haben. Wenn es keine Transaktion gab, greifen wir überhaupt nicht auf Ihren Posteingang zu. Wenn eine Transaktion bei einem der unterstützten Händler stattgefunden hat, werden wir versuchen, sie jeden Tag abzurufen, bis wir sie gefunden haben. In dem unwahrscheinlichen Fall, dass wir die Belege innerhalb von 7 Tagen nicht finden können, stellen wir den Zugriff auf Ihren Posteingang ein und Sie müssen den Beleg selbst übermitteln.
Besonderheiten der TravelPerk-Integration
Ihr müsst sicherstellen, dass euer TravelPerk-Konto korrekt konfiguriert ist, damit der Belegfinder funktioniert. Um dies zu tun:
Logge dich in deinem TravelPerk-Konto ein (dafür sind Administratorrechte erforderlich)
Gehe zu "Kontoeinstellungen" > "Unternehmen" > "Zahlungsprofile verwalten".
Stelle sicher, dass "Kreditkarte" als Zahlungsmethode auswählen und eine Moss-Karte mit Ihrem Zahlungsprofil verknüpfen.
Stelle den "Abrechnungszyklus" auf "Sofort", damit du sofort bezahlst und eine Rechnung erhältst.
Auf diese Weise werden wir alle TravelPerk-Belege sofort nach der Kartenzahlung abrufen. Falls der gesamte Betrag Ihrer Reise in mehreren Transaktionen abgebucht wurde, werden alle Belege der Reise an alle Transaktionen angehängt.
Die Belegsuche wird bis zu 7 Tage nach dem Transaktionsdatum fortgesetzt. Sobald die Belege automatisch abgerufen wurden, werden sie in deinem Moss-Konto als "Automatisch angehängt" markiert.
Erfahre mehr über die Sicherheit von unserem Moss-Belegfinder in diesem Artikel.