Der Moss Belegfinder kann automatisch Quittungen für unterstützte Händler in E-Mail-Postfächern verschiedener E-Mail-Anbieter finden, darunter Google™ Gmail™ und Microsoft™ Outlook™.
Dieses Dokument beschreibt, welche Maßnahmen wir ergreifen, um hohe Sicherheitsstandards für diesen Prozess zu gewährleisten.
1. Eingeschränkte Verbindung
Der Verbindungsprozess stellt sicher, dass nur benötigte Postfächer verbunden werden und die Verbindung jederzeit wieder getrennt werden kann.
Whitelisting durch den Administrator
Um die Einrichtung individueller Postfächer zu ermöglichen, muss Ihr IT-Administrator (der über Administratorrechte für Google™ Workspace oder Microsoft™ Azure verfügt) unseren Belegfinder innerhalb seiner Organisation für Google™ Workspace oder Microsoft™ Azure auf die Whitelist setzen.
Individuelle Zustimmung erforderlich
Jeder Mitarbeiter muss manuell eine individuelle Zustimmung erteilen, bevor wir eine Verbindung zu seiner Mailbox herstellen können. Auf diese Weise kann jeder Mitarbeiter selbst entscheiden, ob er dem Belegfinder den Zugriff auf sein Postfach gestattet.
Daten sind verschlüsselt
Alle unsere Datenbanken sind verschlüsselt. Zusätzlich verschlüsseln wir die Daten, die sich auf die individuelle Zustimmung beziehen, separat in der Datenbank.
Nur berufliche E-Mails
Wir erlauben nur die Verbindung mit einer E-Mail-Adresse, die im Benutzerprofil von Moss angegeben ist. Persönliche E-Mails oder andere Arbeits-E-Mails, die nicht mit dem Konto des Nutzers bei Moss verbunden sind, werden nicht verwendet.
Trennen der Verbindung zu jeder Zeit
Ein Nutzer kann die Zustimmung zum Zugriff auf das Postfach des Moss Belegfinders jederzeit widerrufen.
2. Eingeschränkter Abruf
Deine Privatsphäre hat für uns oberste Priorität. Daher ist unser Belegfinder so konzipiert, dass er nur auf E-Mails zugreift, die nach einer Kartentransaktion vordefinierten Kriterien entsprechen.
Schreibgeschützter Zugriff auf das Postfach
Die Aktivität von dem Moss Belegfinder in der Mailbox wird von Google™ und Microsoft™ auf den Nur-Lese-Modus beschränkt, da der einzelne Mitarbeiter nur aufgefordert wird, diesen begrenzten Zugriff zu gewähren. Wir sind nicht in der Lage, den Inhalt des Postfachs in irgendeiner Weise zu beeinflussen oder andere Benutzerelemente außerhalb des Postfachs, wie z. B. Kalendereinträge, zu sehen.
Nachrichten nur bei Bedarf analysieren
Der Moss Belegfinder wird nur aktiviert, wenn er in der Moss-App eine Transaktion von einem von ihm unterstützten Händler erkennt. Andernfalls wird dein Postfach von unserem Tool überhaupt nicht angesprochen.
Keine menschliche Interaktion
Wenn Moss Belegfinder in der Moss App eine Transaktion von einem unterstützten Händler erkennt, ruft es nur E-Mails ab, die als von diesem spezifischen Händler stammend identifiziert wurden - automatisch und ohne menschliche Interaktion.
Analysieren von bestimmten Nachrichten
Der Moss Belegfinder verwendet nur Nachrichtenfelder wie "Von" und "Betreff". Im Gegensatz zu anderen Lösungen auf dem Markt "scannt" er nicht den Inhalt aller Nachrichten in deinem Postfach. Nachrichten, die in der Moss-App nicht als von einem unterstützten Händler stammend identifiziert werden oder deren Betreff sich nicht auf eine Transaktion mit einem solchen Händler bezieht, werden nicht gelesen oder aufgerufen.
3. Begrenzte Speicherung
Wir speichern nur drei Informationspunkte aus der E-Mail:
die Empfangsdaten
die Information, von welchem Händler die E-Mail gesendet wurde
die Information, an wen die E-Mail gesendet wurde
Diese Informationen sind notwendig, damit dein Finanzteam den Quittungsabgleich übernehmen kann. Wir speichern nicht die eigentlichen Nachrichten oder andere Servicefelder wie z. B. "Betreff".