Was sind Kartentransaktionsfreigaben?
Mit der Genehmigung von Kartentransaktionen kannst du Kartentransaktionen auf ihre geschäftliche Zulässigkeit überprüfen, genehmigen oder kennzeichnen, bevor sie an die Buchhaltung weitergeleitet werden. Das Finanzteam ist in der Lage, jeden Genehmigungsstatus einer Transaktion zu sehen, wer der Genehmigende ist, während die Vorabbuchung in Moss durchführt wird. Spare Zeit, indem du einen strukturierten Genehmigungsprozess einrichtest und den Missbrauch der Unternehmenskarte auf einen Schlag einschränkst.
Richte die Genehmigung von Kartentransaktionen ein
Nicht alle Kartentransaktionen müssen genehmigt werden. Die Administratoren können wählen, welche Transaktionen nach der Ausgabe genehmigt werden sollen.
Führe die folgenden Schritte aus, um die Genehmigung von Kartentransaktionen einzurichten und die dazugehörigen Aufgaben zu erlernen:
Erstelle eine Kartentransaktionsrichtlinie
Um zu entscheiden, welche Kartentransaktionen von der Genehmigung von Kartentransaktionen betroffen sein sollen, musst du eine Genehmigungsrichtlinie einrichten.
Melde dich auf der Webapp an
Gehe zu „Einstellungen“ > „Freigaberichtlinien“.
Klicke auf „Neue Freigaberichtlinie“ in der oberen rechten Ecke
Gebe der Richtlinie einen Namen und erstelle Regeln für sie. Du kannst die Richtlinie als Standardrichtlinie für alle Benutzer festlegen oder sie bestimmten Teams zuweisen, nachdem du sie gespeichert hast.
Klicke auf „Richtlinie speichern“, wenn du mit den von dir erstellten Regeln zufrieden bist.
Wenn du eine Standardrichtlinie erstellt hast, wird diese automatisch angewendet, sobald du die Richtlinie gespeichert hast. Nun müssen alle Kartentransaktionen, die unter die Richtlinie fallen, die Genehmigung für Kartentransaktionen erhalten.
Ausstehende Kartentransaktionen markieren oder freigeben
Kartentransaktionen, die den Genehmigungsschritt durchlaufen müssen, werden unter „Kartentransaktionen“ > „Freigeben“ angezeigt.
Klicke auf eine Transaktion, die du bearbeiten möchtest, und es öffnet sich ein Seitenfenster.
Freigeben: Überprüfe die Transaktion, und wenn sie den Vorschriften deines Unternehmens entspricht, kannst du sie genehmigen, indem du auf die Schaltfläche in der unteren rechten Ecke klickst.
Markieren: Wenn du die Transaktionen überprüft hast und feststellst, dass etwas nicht korrekt ist (z. B. falsche Quittung, privater Kauf), kannst du auf die Schaltfläche „Markieren“ klicken, um sicherzustellen, dass die Transaktion korrekt markiert ist, bevor du zu den nächsten Schritten übergehst. Füge einen Kommentar für zusätzliche Klarheit hinzu.
Der Karteninhaber erhält eine E-Mail mit der Erklärung, dass eine seiner Transaktionen markiert wurde. Diese E-Mail enthält:
die Einzelheiten der Transaktion
den Namen der Person, die die Transaktion markiert hat
die schriftliche Notiz, die sie hinterlassen hat (falls sie eine hinterlassen hat)
einen Link zum Öffnen der Transaktion in Moss (wo der Beleg überprüft und Kommentare gelesen und hinzugefügt werden können).
Markierte Transaktionen einsehen
Wenn eine Kartentransaktion den Genehmigungsschritt durchlaufen hat, dabei aber markiert wurde, ist sie in den nächsten Schritten für alle, die mit ihr arbeiten, immer sichtbar. Du kannst in jedem der Schritte auf eine gekennzeichnete Transaktion klicken, und es wird dir der eingegebene Grund für die Kennzeichnung angezeigt.
Transaktionen nach bestimmten Genehmigungsstatus filtern
Um Transaktionen mit einem bestimmten Status zu finden, kannst du filtern, so dass nur bestimmte Vorgänge angezeigt werden. Du findest die Filteroption oberhalb der Tabelle mit allen Vorgängen.
Status:
Nicht erforderlich - Es wurde keine Freigaberichtlinie angewandt, z. B. weil die Transaktion vor der Aktivierung einer Freigaberichtlinie erfolgte, der Betrag unter dem Schwellenwert liegt oder die Richtlinie nicht für das Team des Karteninhabers gilt.
Kein Beleg - Die Transaktion fällt unter eine Freigaberichtlinie, aber es wurde kein Beleg beigefügt, sodass sie noch nicht zur Überprüfung und Freigabe gesendet wurde.
Freigabe ausstehend - Die Transaktion wurde zur Freigabe gesendet, aber noch nicht genehmigt.
Freigegeben - Die Transaktion wurde vom Prüfer freigegeben.
Markiert - Die Transaktion wurde vom Prüfer markiert.
Es ist nicht möglich, den Status einer Transaktion zu ändern, nachdem diese markiert oder freigegeben wurde. Transaktionen können jedoch in jeder Phase exportiert werden. Zudem steht die Kommentarfunktion jederzeit zur Verfügung.
Sobald du die Filteroptionen ausgewählt hast, siehst du nur noch die Transaktionen, die unter diesen Filter fallen.
