Für Moss, ist die kontinuierliche Innovation und Exzellenz sehr wichtig.

Im Bereich Ausgaben sind die Aufgaben der "täglichen" Überprüfung klar von den "monatlichen" Aufgaben der Zahlungen und des Exports getrennt, die nun alle übersichtlich in der Seitennavigation angeordnet sind.

Anpassbare Tabellen: Im Bereich Ausgaben sind alle Tabellen sortierbar und können an deine Bedürfnisse angepasst werden. Wir speichern deine Einstellungen im Browser, so dass du diese nur einmal anpassen musst.

Anpassbare Filter: Du kannst auch eine Filteransicht als Standard speichern. Klicke dazu unter „Alle Filter“ auf „Als Standard speichern“.

Schau dir ein kurzes Video an, um den Workflow besser zu verstehen.

Das neue Layout vereinfacht die Buchhaltung und bietet Finanzteams eine klarere und effizientere Möglichkeit, Transaktionen zu überprüfen und den Monat abzuschließen.

Unter dem Reiter „Alle“ siehst du die Kartentransaktionen deines Teams

Unter „Alle“ werden alle akzeptierten, abgelehnten und ausstehenden Kartentransaktionen angezeigt. Die Zusammenfassung passt sich den auf der Seite gewählten Filtern an. So kannst du schnell den Gesamtbetrag der Kartentransaktionen deines Teams sehen. Wenn du unter den Beträgen auf „Transaktionen anzeigen ->“ klickst, kannst du dir die Transaktionen mit dem Status „Ausstehend“ und „Akzeptiert“ anzeigen lassen.

Unter „Sammeln“ kannst du alle ausstehenden Transaktionen der Karteninhaber:innen verfolgen

Unter „Sammeln“ befinden sich alle Transaktionen mit fehlenden, ungültigen oder ausstehenden Belegen.

Sobald ein Beleg hinzugefügt wurde, wird die Transaktion automatisch zum nächsten Schritt weitergeleitet.

Du kannst auch Erinnerungen per E-Mail und In-App versenden. Klicke dazu in der Zusammenfassung auf „Erinnerungen senden ->“, um mehrere Erinnerungen zu versenden. Oder alternativ auf der Transaktionsseite, um sie einzeln zu versenden.

Unter „Freigeben“, werden alle Transaktionen angezeigt, die noch nicht genehmigt wurden

Dieser Schritt wird nur angezeigt, wenn du in Moss eine Freigaberichtlinie für Kartentransaktionen eingerichtet hast. Unter „Freigben“ findest du alle Transaktionen, die gemäß deiner Richtlinie genehmigungspflichtig sind. Wenn eine Transaktion unter dem Freigabewert liegt, wird dieser Schritt übersprungen.

Wenn du eine Transaktion prüfen und exportieren musst, kannst du sie manuell in den Schritt „Überprüfen“ verschieben. Die Personen mit Genehmigungsrechten können sie weiterhin unter "Freigaben" auf der Seite "Mein Moss" einsehen und genehmigen.

Unter „Überprüfen“ kannst du Buchhaltungsattribute prüfen und zuweisen

Der Schritt „Überprüfen“ dient speziell dazu, den Kartenausgaben Buchhaltungsattribute zuzuweisen. Hier kann schnell und einfach ausgewählt werden, welche Buchungen für den Export bereit sind und bei welchen Buchungen die Konto- und/oder MwSt/USt-Informationen fehlen.

Nach der Überprüfung muss jede Transaktion als „Bereit zum Export“ markiert werden (einzeln oder in Gruppen). Die Transaktionen verlassen dann den Workflow und werden auf der Seite „Export“ angezeigt.

Zur Übersicht des Export-Workflows springen.

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Wenn eine neue Rechnung hochgeladen oder an Moss übermittelt wird, erscheint sie im Rechnungs-Workflow. Hier verwaltest du die Prüfungen und Freigaben. Auf den entsprechenden Zahlungen- und Export-seiten kannst du die Rechnungen bezahlen und exportieren du die Rechnungen.

Workflow-Einstellungen für Rechnungen

Auf der Seite „Rechnungen“ unter Workflow-Einstellungen kannst du festlegen, wann und von wem Rechnungsdetails geändert werden können.

Reiter „Alle“ für einen umfassenden Überblick über alle Rechnungen in deinem Unternehmen

Wenn du einen Überblick über alle Rechnungen in deiner Organisation haben möchtest, kannst du dafür zum Tab „Alle“ im Rechnungs-Workflow gehen.

Schiebe den Regler auf „Meine“, um die Rechnungen anzuzeigen, die du selbst eingereicht hast. Die Zusammenfassung oben auf der Seite und die Filter helfen dir, ganz leicht zu finden, was du suchst.

"Überprüfen" Reiter um Rechnungsdetails zu bestätigen und Freigeber zuzuweisen

Alle an Moss übermittelten Rechnungen werden unter dem Tab „überprüfen“ angezeigt. Dieser Tab ist dafür gemacht, dass dein Team fehlende Rechnungsdetails ergänzen und jede Rechnung dem richtigen Team zur Freigabe zuweisen kann. Sobald das passiert ist, kannst du die Rechnungsdetails bestätigen und die Rechnung zur Freigabe senden. Du kannst die Tabellen und Filter an deine Vorlieben anpassen. Wir speichern sie dann für das nächste Mal, wenn du die Seite öffnest.

"Freigeben" Reiter um alle zur Genehmigung anstehenden Rechnungen zu sehen

Unter „Freigeben“ hast du einen Überblick über alle Rechnungen, die genehmigt werden müssen, sowie Angaben zu den jeweiligen Personen, die die Rechnungen freigeben sollen. Du kannst eine Rechnung entweder genehmigen oder anfechten, um sie in den Schritt “überprüfen“ zurückzusenden. Wenn du eine Rechnung definitiv ablehnen möchtest, kannst du diese Option aus dem Dropdown-Menü auswählen.

Sobald die Rechnung genehmigt wurde, wird sie von der Seite „Rechnungen“ entfernt und erscheint auf den Seiten „Zahlungen“ und „Export“. So kannst du die Zahlung und den Export jeder Rechnung unabhängig voneinander verwalten.

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Unter „Rückerstattungen“ werden Rückerstattungen geprüft und genehmigt. Die Schritte zur Zahlung und zum Export können nun auf den entsprechenden Seiten durchgeführt werden.

Workflow-Einstellungen für Rückerstattungen

Auf der Seite „Rückerstattungen“ unter Workflow-Einstellungen kannst du festlegen, wann und von wem Rückerstattungen geändert werden können. Du kannst auch die Reihenfolge der Workflow-Schritte konfigurieren und im Detail festlegen, wie du Rückerstattungen in Moss verwalten möchtest.

Reiter „Alle“ für einen umfassenden Überblick über alle Rechnungen

Für einen Überblick über alle Rückerstattungen in deiner Organisation, gehe zum Tab „Alle“ im Rückerstattungs-Workflow. Schiebe den Regler auf „Meine“, um deine eigenen Rückerstattungen einschließlich aller Entwürfe anzuzeigen.

"Überprüfen" Reiter um Buchhaltungsdetails zu bestätigen

Unter „Überprüfen“ kannst du alle Buchhaltungsattribute der einzelnen Ausgaben einfach überprüfen, zuordnen und bestätigen. Du kannst die Tabellen nach deinen Vorlieben neu sortieren. Nach der Prüfung kannst du eine Rückerstattung entweder zur Freigabe senden oder sie anfechten, indem du sie an den Antragssteller zurücksendest.

"Freigeben" Reiter für alle zur Genehmigung anstehenden Rückerstattungen

Der Schritt “Freigeben” gibt einen Überblick über alle Rückerstattungen, für die eine Genehmigung erforderlich ist. Wenn deine Freigabe-Richtlinie für die jeweilige Rückerstattung keine Genehmigung vorsieht, wird dieser Schritt übersprungen. Wenn eine Erstattung nicht korrekt erscheint, können die jeweiligen Freigeber die Rückerstattung entweder anfechten, um sie als Entwurf an den Antragssteller zurückzusenden, oder sie ablehnen.

Sobald die Rückerstattung genehmigt wurde, wird sie vom “Rückerstattung-Workflow“ entfernt und auf den Seiten „Zahlungen“ und „Export“ angezeigt. So kannst du die Zahlung und den Export jeder Erstattung unabhängig voneinander verwalten.

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Alle geprüften und genehmigten Rechnungen und Rückerstattungen werden automatisch unter dem Reiter „Bezahlen“ auf der Seite „Zahlungen“ angezeigt. Ziel des neuen Layouts ist es, die Benutzerfreundlichkeit, Effizienz und Sicherheit des Zahlungsprozesses deutlich zu verbessern.

Du kannst wichtige Details überprüfen, um sicherzustellen, dass alles korrekt ist (einschließlich der Namen der Lieferanten, der Beträge, des Zahlungsstatus und des Fälligkeitsdatums).

Sobald du einen Artikel als bezahlt markierst, wird er automatisch in den Tab „Bezahlt“ verschoben und sein Zahlungsstatus wird auf der Exportseite aktualisiert.

Für Kund:innen aus Großbritannien bieten wir die Möglichkeit, Rechnungen direkt bei Moss zu bezahlen.

Ein kurzes Video dazu findest du hier.

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Die Seite „Export“ ist der einzige Ort, an dem du den monatlichen Export aller Ausgaben verwalten kannst, um einfach die Kontrolle über deinen Monatsabschluss zu behalten.

Die Exportseite enthält nur geprüfte und genehmigte Ausgaben und ist für einen reibungslosen Export optimiert. Hier kannst du alle deine Moss-Ausgaben exportieren, einschließlich Kartentransaktionen, Rechnungen, Rückerstattungen, Kontobewegungen (z. B. Einzahlungen oder Kreditrückzahlungen) und Auflösungen für aktive Rechnungsabgrenzungsposten.

Jeder Reiter wird automatisch nach dem Exportmonat gefiltert und zeigt die Elemente an, die für den Export bereit sind. Klicke oben auf der Seite auf „Export vorbereiten ->“, um alle Elemente auf einmal exportieren.

Wenn es Posten gibt, die noch nicht aus den Vormonaten exportiert wurden, wird ein kleines Ausrufezeichen angezeigt, mit dem du diese Posten schnell herausfiltern kannst.

Wenn du die Ausgaben noch einmal überprüfen möchtest, bevor du den Posten exportierst, kannst du die Buchungsdetails im Seitenbereich bearbeiten oder zum Schritt „Überprüfen“ zurückkehren.

Sobald jede Zeile in die Buchhaltungssoftware eingegeben wurde, ändert sich ihr Status von „Bereit zum Export“ in „Exportiert“. Wenn die Tabelle nach dem Exportmonat gefiltert ist, zeigt der Fertigstellungsstatus oben auf der Seite an, wie viele Transaktionen auf dieser Seite exportiert wurden.

Zu den Konto-Bewegungen gehören je nach Moss-Produkt Einzahlungen und Abhebungen oder Kreditrückzahlungen.

Die Auflösungen der aktiven Rechnungsabgrenzungsposten werden unter „aRAP“ angezeigt. Eine detaillierte Übersicht über den aRAP Modul findest du hier.

​Viel Spaß mit Moss!