1. Einleitung
Mit unserem neuen Modul „Rückerstattungen“ kannst du endlich all deine Unternehmensausgaben in Moss verwalten, kontrollieren und exportieren. Wir wollen unserem Versprechen treu bleiben, unseren Kunden zu helfen, alle Ausgaben an einem Ort zu verwalten und dadurch so viel Zeit wie möglich zu sparen.
Dank des Moduls „Rückerstattungen“ kannst du jedem Mitarbeiter erlauben, seine Ausgaben in Moss einzureichen. Du kannst die Ausgaben dann einfach freigeben (oder ablehnen) und sicherstellen, dass sie den entsprechenden Buchungskonten zugewiesen werden. Dafür werden sie vorab vom Finanzteam geprüft. Anschließend werden alle freigegebenen und geprüften Ausgaben an deine Buchhaltungssoftware exportiert. In diesem Artikel führen wir dich Schritt für Schritt durch den Prozess.
2. Rückerstattungen einreichen
Jeder Mitarbeiter, den du zu Moss eingeladen hast, kann dort eine Ausgabe einreichen. Es gibt zwei unterschiedliche Arten von Ausgaben:
Geschäftlicher Einkauf: Alle unternehmensbezogenen Ausgaben, die aus der eigenen Tasche bezahlt werden.
Kilometerpauschale: Jede beruflich bedingte Reise, die mit dem eigenen Fahrzeug unternommen wird.
Mitarbeiter können in Moss Rückerstattungen mit einer oder mehreren Ausgaben einreichen. Sie können außerdem ihren Ausgaben die entsprechenden Buchhaltungsdetails zuweisen, wenn sie wissen, welche Ausgabenkategorie oder welche Kostenstelle verwendet werden soll. Wenn ein Mitarbeiter die richtigen Buchhaltungsdetails nicht kennt oder falsch eingibt, kann der Buchhalter die Angaben später prüfen und bearbeiten.
Sobald der Mitarbeiter alle Ausgaben zur Rückerstattung hinzugefügt und diese zur Freigabe eingereicht hat, wird der freigebende Manager dieses Mitarbeiters benachrichtigt. Wer die Rückerstattung freigibt, hängt von deinen Freigaberegeln in Moss ab.
Wenn der Mitarbeiter einen Fehler in einer bereits eingereichten Rückerstattung bemerkt, kann er die Rückerstattung zurückziehen. Dafür markiert er sie als „Entwurf“ und reicht sie erneut ein, sobald alle erforderlichen Änderungen gemacht wurden.
3. Rückerstattungen freigeben
Sobald die Rückerstattung eingereicht wurde, wird sie an den freigebenden Manager weitergeleitet. Wer die Rückerstattung freigibt, hängt von deinen Freigaberegeln in Moss ab.
Der freigebende Manager sieht am einfachsten, was er freigeben muss, indem er die Seite „Anfrage“ auf der Registerkarte „Für mich“ öffnet. Hier sind alle Anfragen aufgeführt, die eine Freigabe erfordern. Dazu gehören Kartentransaktionen, Rechnungen und Rückerstattungen. Der freigebende Manager kann die Details jeder Ausgabe prüfen und dann entscheiden, ob die Rückerstattung freigegeben oder abgelehnt wird.
Beim Ablehnen von Rückerstattungen gibt es zwei Möglichkeiten. Entweder du lehnst die Rückerstattung direkt ab, etwa weil sie nicht den Ausgaberichtlinien des Unternehmens entspricht, oder du fechtest die Rückerstattung an, wenn du bemerkst, dass der Mitarbeiter den falschen Betrag oder Beleg eingereicht hat. In diesem Fall wird der Mitarbeiter darüber informiert und kann das Problem beheben. Anschließend reicht er die Rückerstattung erneut ein.
Nach der Freigabe wird die Rückerstattung zur Prüfung an das Finanzteam weitergeleitet. Dort prüft entweder ein Moss Admin oder ein Moss Buchhalter, ob alle Buchhaltungsdetails richtig zugeordnet sind.
4. Rückerstattungen prüfen
Sobald eine Rückerstattung freigegeben wurde, wird sie zur Prüfung weitergeleitet. In diesem Schritt werden die Buchhaltungsdetails der Ausgabe geprüft und bestätigt.
Das Finanzteam kann dabei die Buchhaltungsdetails für jede Ausgabe bearbeiten, wenn diese fehlen oder vom Mitarbeiter falsch zugeordnet wurden.
5. Rückerstattungen exportieren
Wenn die Rückerstattung geprüft wurde, kann sie über unsere direkte Verbindung nach Exact Online exportiert werden. Gehe dafür zu „Export“, wähle die Rückerstattung aus und klicke auf „Exportieren“.
Nach dem Export wird in Exact Online ein Kaufeintrag mit mehreren Zeilen, eine pro Ausgabe, erstellt. Beachte, dass kein Bankeintrag erstellt wird, da die Zahlung nicht in Moss stattgefunden hat.