Inhalt
Allgemeine Informationen
Sobald du Moss mit ExactOnline verbunden und die Einrichtung abgeschlossen hast, kannst du deine Transaktionen und Rechnungen fast sofort nach ExactOnline exportieren.
Über die API zwischen Moss und ExactOnline können Kreditkartentransaktionen, Eingangsrechnungen und Rückerstattungen als vollständige Buchungsdatensätze inklusive Belegdokumenten exportiert werden.
Die Exportvorgänge unterscheiden sich je nach Ausgabenart. Deshalb gibt es separate Anleitungen für den Export von:
Kreditkartentransaktionen
Rechnungen
Rückerstattungen
Lernziele
Verstehe den Schritt-für-Schritt-Ablauf des Exports aus Moss
Erfahre, wie Buchungen aus Moss exportiert werden
Kartentransaktionen aus Moss exportieren
Allgemeine Informationen
Über die API kannst du vollständige Buchungsdatensätze (Einkaufsbuchung und Zahlungsbuchung) für Kreditkartentransaktionen aus Moss exportieren. Der Beleg wird an die Einkaufsbuchung angehängt.
Funktionen
Export von Transaktionen über die Schnittstelle zu ExactOnline
Vorteile
Zeitsparnis: Vollständige Buchungen inklusive Belegen werden mit nur einem Klick an die Buchhaltungssoftware übermittelt.
Anleitung: Kartentransaktionen aus Moss exportieren
Klicke im Funktionsmenü auf „Karten“, um Transaktionen zu exportieren,
Klicke dann auf „Export“.
Unter „Prüfung ausstehend“ werden alle abgeschlossenen Transaktionen angezeigt (nur reservierte/ausstehende Zahlungen erscheinen nicht in dieser Übersicht). Hier können Transaktionen vorbelegt und Belege angehängt werden. Ist die Transaktion bereit zum Export, kannst du diese markieren und in die Exportwarteschlange verschieben. Hierzu kannst du entweder über die Filterfunktion beispielsweise Belege aus einem bestimmten Buchungszeitraum oder nur Belege mit Beleg anzeigen und separat auswählen.
Klicke hierzu auf „Filter“ und setze die gewünschten Filter.
Anschließend kannst du unter „Alles auswählen“ entsprechend auswählen.
Hinweis: Wenn im Filter mehr als 30 Transaktionen angezeigt werden, mustt du in der Leiste unten erneut alle Transaktionen auswählen. Klicke dann auf „In Exportwarteschlange verschieben“.
Die Transaktionen werden nun in der „Exportwarteschlange“ angezeigt. Hier sind die Transaktionen für Nutzer gesperrt. Nur Admins, interne und externe Buchhalter können hier noch Transaktionen bearbeiten.
Im nächsten Schritt werden erneut die zu exportierenden Belege ausgewählt. Hinweis: Es kann immer nur ein Abrechnungszeitraum exportiert werden. Setze also einen Filter, zum Beispiel vom 01.09. bis 30.09. des entsprechenden Jahres.
Wähle nun erneut alle Transaktionen aus und klicke auf „Export“.
Der Export kann einige Minuten in Anspruch nehmen. Du kannst in der Zwischenzeit weiterarbeiten und musst nicht warten, bis der Export abgeschlossen ist. Du kannst dich auch per E-Mail benachrichtigen lassen, wenn der Export abgeschlossen ist. Um eine E-Mail-Benachrichtigung zu erhalten, scrolle im Menü „Export“ nach unten und klicke auf „Benachrichtige mich per E-Mail, wenn der Export abgeschlossen ist“.
Während des Exports wird ein Ladesymbol angezeigt. Sobald der Export abgeschlossen ist, wird angezeigt, ob die Transaktionen erfolgreich exportiert wurden.
Nach Abschluss des Exports siehst du, wie viele Dateien erfolgreich exportiert wurden und wie viele Dateien aufgrund eines Fehlers oder fehlender Attribute nicht oder nicht vollständig exportiert werden konnten.
Eingehende Rechnungen nach ExactOnline exportieren
Allgmeine Informationen
Aus Moss heraus lassen sich komplette Buchungssätze mit Belegbildern direkt in den Rechnungseingang bei ExactOnline exportieren. Von dort aus können die Buchungssätze mit Belegbildern für die Buchhaltung bereitgestellt werden.
Hinweis: Der Status, ob eine Rechnung bereits bezahlt wurde, kann leider nicht an ExactOnline übermittelt werden. Sollen Rechnungen direkt aus ExactOnline bezahlt werden, empfehlen wir, bezahlte und unbezahlte Rechnungen mit einem gewissen Zeitabstand getrennt zu exportieren. So lassen sich die Dateien später unterscheiden.
Funktionen
Rechnungen werden als vollständige Buchungsdatensätze mit Belegbild exportiert.
Bezahlung der Rechnungen ist entweder über Moss (SEPA-Datei) oder direkt in ExactOnline möglich.
Vorteile
Zeitsparend: Rechnungsdokumente und Buchungsdatensätze sind mit nur einem Klick in ExactOnline verfügbar
Qualitätssichernd: Fehler bei manuellen Buchungen können durch den Export und automatischen Import der Buchungen vermieden werden.
Effizient: Die vorbereitende Buchhaltung kann auch von jemandem ohne Buchhaltungserfahrung erledigt werden und Buchungsvorschläge können mit einem Klick nach ExactOnline exportiert werden
Anleitung: Eingehende Rechnungen nach ExactOnline exportieren
Um Transaktionen zu exportieren, klicke in der Funktionsübersicht auf „Rechnungen“.
Klicke auf „Bereit zum Export“.
Unter Filter können Rechnungen nach den verschiedenen Kategorien gefiltert werden. Diese Kategorien umfassen: Betrag, Unterkategorie, Kreditor, Kostenstelle (Team), Kostenträger, Fälligkeitsdatum, Rechnungsdatum, Eingereicht von und Zahlungsstatus. Du kannst Rechnungen nach dem gewünschten Abrechnungszeitraum (Monate können nur separat exportiert werden) und nach den anderen relevanten Kriterien (z. B. nur bezahlte Rechnungen) filtern.
Wählen Sie alle Rechnungen aus.
Klicken Sie auf „Export“.
Wähle auf der rechten Seite Exact Export aus.
Klicke auf „Nach Exact exportieren“.
Die Rechnung wird nun an ExactOnline übertragen.
Ausgaben nach ExactOnline exportieren
Allgemeine Informationen
Rückerstattungen für Unternehmensausgaben können direkt über die Schnittstelle von Moss nach ExactOnline exportiert werden.
Diese werden in ExactOnline als „Eingangsrechnungen“ verarbeitet.
Sie stehen dort als Buchungsvorschläge zur Verfügung.
Vorteile
Zeitsparend: Exportiere Buchungsdatensätze mit Belegen für Spesen mit nur einem Klick.
Qualitätssichernd: Export über die Schnittstelle vermeidet Fehler durch manuelle Buchungen.
Funktionen
Verknüfung von Nutzern und Kreditoren: In Moss können Nutzerkonten mit Kreditorenkonten verknüpft werden, um Spesen korrekt zuzuordnen.
Anleitung: Ausgaben nach ExactOnline exportieren
Klicke in der Funktionsübersicht auf „Rückerstattungen“. Klicke dann im sich öffnenden Dropdown-Menü auf „Meine Ausgaben“ und dann auf „Alle Ausgaben“.
Klicke oben auf „Export“.
Klicke auf eine bestimmte Ausgabe, die du exportieren möchtest, oder wähle alle Ausgaben aus.
Klicke dann auf „Export“, um die Ausgabe zu exportieren.
Du kannst es dann entweder herunterladen oder direkt nach ExactOnline exportieren.
