Wie oft hast du schon gehört, dass sich Finanzteams über mangelnden Überblick über zugesagte Ausgaben beschweren? Oder darüber, dass sie unerwartete Rechnungen für Ausgaben erhalten, die keinen formellen Genehmigungsprozess durchlaufen haben?
Mit Kaufanfragen sollen diese Probleme gelöst werden, indem ein formeller und transparenter Prozess in Moss geschaffen wird, der sicherstellt, dass alle Rechnungsausgaben genehmigt werden können, bevor Käufe getätigt, um Überraschungen in letzter Minute für Finanzplaner zu vermeiden.
Der Ablauf von Kaufanfragen umfasst 5 einfache Schritte ⬇️
Der Lebenszyklus einer Kaufanfrage
Einreichen einer Kaufanfrage.
Der erste Schritt ist die Einreichung einer Kaufanfrage.
Wenn Mitarbeiter den Bedarf an Waren oder Dienstleistungen erkennen und den Kreditor kennen, mit dem sie zusammenarbeiten möchten, können sie sich bei Moss anmelden und einfach eine Kaufanfrage einreichen, bevor sie mit dem Kauf fortfahren.
Genehmigen, Ablehnen oder Anfechten einer Kaufanfrage.
Sobald die Kaufanfrage eingereicht wurde, wird sie an den zuständigen Genehmiger weitergeleitet, der unter die bestehenden Freigaberichtlinien für Rechnungsausgaben fällt.
Bevor die Kaufanfrage an den Kreditor weitergegeben wird, haben die zuständigen Genehmiger die Möglichkeit, den Auftrag zu prüfen und formell zu genehmigen, abzulehnen oder anzufechten, falls weitere Details erforderlich sind.
Hochladen einer Rechnung
Sobald die gekauften Waren oder Dienstleistungen geliefert worden sind, muss die entsprechende Rechnung des Kreditor (Lieferanten) bei Moss hochgeladen werden. Dies kann entweder manuell oder durch Weiterleitung an den Posteingang erfolgen, um sicherzustellen, dass die entsprechende Zahlung erfolgt.
Verknüpfen einer Rechnung mit einer Kaufanfrage
Nach dem Hochladen der Rechnung versucht Moss, diese automatisch mit der entsprechenden Kaufanfrage abzugleichen, und zwar auf der Grundlage einer Reihe von gemeinsamen Punkten zwischen den beiden Dokumenten.
Rechnungsfreigabe von Kaufanfragen (optionaler Schritt)
Sobald die Rechnungsdetails während der Buchhaltungsprüfung bestätigt wurden und die Rechnung mit der entsprechenden Kaufanfrage abgeglichen wurde, prüft Moss die beiden auf Diskrepanzen, um den optimalen Genehmigungsablauf zu bestimmen.
Schließen einer Kaufanfrage
Nach erfolgreichem Abgleich einer Kaufanfrage mit einer Rechnung und der Bestätigung, dass für diesen bestimmten Kauf keine weiteren Rechnungen zu erwarten sind, kann die Kaufanfrage geschlossen werden.
Weitere Informationen:
Kaufanfragen mit neuen Kreditoren
Bei der Einreichung einer Kaufanfrage müssen die Einkäufer den Kreditor angeben, mit dem sie zusammenarbeiten möchten. Wenn du beabsichtigst, mit einem neuen Kreditor zusammenzuarbeiten, anstatt einen bestehenden auszuwählen, kannst du diesen manuell in das Kreditorenfeld der Kaufanfrage eintragen.
Dieser neue Kreditor wird jedoch nicht als tatsächlicher Kreditor in Moss angelegt. Warum? Weil das Kreditorenmanagement in der Verantwortung des Finanzteams liegt. Folglich muss der neue Kreditor von der Finanzabteilung angelegt werden, wenn die erste Rechnung eingereicht wird.
Der Status, den eine Kaufanfrage haben kann
Der Genehmigungsstatus von Kaufanfragen, der sowohl in den Tabellen der Kaufanfragen als auch in den Seitenfenstern sichtbar ist, ermöglicht es dir, den Fortschritt der Kaufanfragen deines Unternehmens während des gesamten Lebenszyklus zu verfolgen, von der Erstellung bis zu Schließung.
Entwurf: Kaufanfrage erstellt, aber noch nicht eingereicht.
Ausstehende Genehmigung: Kaufanfrage eingereicht und wartet auf Genehmigung.
Zurückgezogen: Kaufanfrage vom Einreicher zurückgezogen - Endstatus.
Genehmigt: Kaufanfrage von dem/den zuständigen Genehmiger(n) genehmigt.
Abgelehnt: Kaufanfrage abgelehnt durch die zuständige(n) Genehmiger(n).
Angefochten: Kaufanfrage wird von der genehmigenden Person an den Einreicher zurückgeschickt, um weitere Details zu erhalten.
Geschlossen: Kaufanfrage geschlossen - Endstatus.
Darüber hinaus kannst du nach der Genehmigung einer Kaufanfrage über den Ausgabestatus die Lieferung von Waren und Dienstleistungen sowie den Abgleich zwischen Ihrer Kaufanfrage und der entsprechenden Rechnung verfolgen:
Ausstehende Lieferung: Die Waren oder Dienstleistungen wurden noch nicht geliefert und du wartest auf die entsprechende Rechnung.
Säumige Rechnung: Die Waren oder Dienstleistungen wurden geliefert, aber die Rechnung steht noch aus.
In Rechnung gestellt: Waren oder Dienstleistungen wurden geliefert und die Rechnung wurde mit der Kaufanfrage abgeglichen.