Nach dem Hochladen einer Rechnung versucht Moss, diese automatisch mit der entsprechenden Kaufanfrage abzugleichen, und zwar auf der Grundlage einer Reihe von gemeinsamen Daten zwischen den beiden Dokumenten.
Automatische Verknüpfung
Damit eine Rechnung automatisch mit einer Kaufanfrage abgeglichen werden kann, müssen die folgenden Bedingungen erfüllt sein:
Kreditor: Der Kreditor in der Rechnung und in der Kaufanfrage sind identisch.
Betrag: Der Rechnungsbetrag entspricht dem Kaufanfrage-Betrag +- 25%.
Lieferdatum: Das Lieferdatum der Rechnung liegt innerhalb der Lieferfrist der Kaufanfrage +- 7 Tage.
Status: Der Status der Kaufanfrage sollte "Genehmigt" sein.
Ein blauer Blitz neben der verknüpften Rechnung bedeutet, dass die Rechnung automatisch verknüpft wurde.
Manuelle Verknüpfung
Wenn Moss die Rechnung nicht automatisch zuordnen kann, können die Buchhalter sie bei der Überprüfung der Rechnung manuell mit der entsprechenden Bestellanforderung abgleichen und verknüpfen.
So gleicht man eine Rechnung manuell mit einer Kaufanfrage ab:
Melde dich bei Moss an.
Gehe zu "Rechnungen" > "Überprüfen".
Öffne die entsprechende Rechnung und scrolle in der Seitenleiste nach unten.
Klicke unter der Überschrift "Kaufanfrage" auf "Kaufanfrage verknüpfen".
Wähle eine der vorausgewählten Kaufanfragen oder suche selbst nach einer.
Wähle die richtige Kaufanfrage aus und verknüpfe sie mit der Rechnung, indem du auf die Schaltfläche am unteren Rand klickst.
Sobald Rechnung und Kaufanfrage übereinstimmen, ändert sich der Status des Kaufantrags von "Ausstehende Lieferung" zu "In Rechnung gestellt".
Wenn keine weiteren Rechnungen für diese Kaufanfrage zu erwarten sind, kann die Kaufanfrage geschlossen werden.