Workflow zur Erstellung einer Bestellnummer und eines PDF
Gib eine Kaufanfrage frei und erstelle eine Bestellung
Eine freigegebene Kaufanfrage wird zu einer Bestellung, wobei eine einzigartige Bestellnummer generiert wird. Zusätzlich kann ein PDF erstellt werden, das an den Kreditor gesendet wird. Deine neu erstellten Bestellungen findest du im Reiter „Bestellung“.
Sobald die Kaufanfrage freigegeben wurde, wird eine Bestellung generiert. Das System sendet eine Benachrichtigung per E-Mail an den Antragsteller und den Freigeber, dass die Kaufanfrage freigegeben wurde. In Moss erhältst du den Link, über den du ein PDF für deine Bestellung erstellen kannst.
Hinweis: Deine E-Mail-Einstellungen kannst du unter „Einstellungen“ > „Benachrichtigungen“ aktualisieren.
Weitere Informationen:
Freigeber und Admins können die Details der Kaufanfrage vor der Freigabe ändern. Dazu gehören Buchhaltungsfelder, Kreditoreninformationen und Budgets.
Wenn die Kaufanfrage einen namentlich genannten Kreditor enthält, der über die freie Texteingabe hinzugefügt wurde und noch nicht in Moss existiert, kann der Kreditor hinzugefügt werden. Sobald der Kreditor hinzugefügt wurde, kann die Kaufanfrage mit den neuen Daten von einem Freigeber oder Admin aktualisiert werden, bevor er freigegeben wird.
Buchhalter können nur Buchhaltungsfelder bearbeiten, und zwar sowohl während die Freigabe der Anfrage noch aussteht als auch nach der Freigabe und der Umwandlung in eine Bestellung.
Weitere Informationen findest du im Artikel zur Freigabe von Kaufanfragen.
Erstelle ein PDF der Bestellung
Sobald die Bestellung erstellt wurde, kannst du ein PDF erstellen, das an deine Kreditoren gesendet wird. Du kannst das PDF so anpassen, dass es den Anforderungen deines Unternehmens entspricht.
Das PDF beinhaltet Kreditoreninformationen, Positionsbezeichnungen, Beträge und optional das Firmenlogo.
Die Person, die die Kaufanfrage einreicht, wird standardmäßig als Kontaktperson auf dem PDF aufgeführt. Dies kannst du jedoch ändern oder entfernen, bevor du das PDF erstellst.
Wenn das PDF erstellt wurde, kann es nicht mehr geändert werden.
So erstellst du ein PDF:
Gehe zu „Einkäufe“ > „Offen“.
Wähle die Bestellung aus und klicke auf „PDF erstellen“.
Aktualisiere bei Bedarf die Kontaktperson des Kreditors und die Bestellbezeichnung.
Lade das PDF auf der Seite der Bestellung herunter.
Bestellungen bei der Zuordnung von Rechnungen verwenden
Zuordnung von Rechnungen zu Bestellungen
Sobald eine Rechnung eingegangen ist, kann sie mit einer bestehenden Bestellung abgeglichen werden, um den Beschaffungszyklus abzuschließen. Mehrere Rechnungen können derselben Bestellung zugeordnet werden:
Das System verwendet OCR (Optical Character Recognition), um die Bestellnummer auf Rechnungen automatisch zu erkennen und sie bestehenden Bestellungen zuzuordnen.
Wenn das System auf der Rechnung keine Bestellnummer findet, versucht es eine bestimmte Rechnung einer Bestellung zuzuordnen, wenn die folgenden Bedingungen erfüllt sind.
Der Kreditor der Rechnung stimmt mit dem Kreditor der Bestellung überein. Es muss sich um denselben Anbieter handeln, der in Moss festgelegt wurde.
Das erwartete Lieferdatum der Bestellung darf maximal +-7 Tage vom Rechnungsdatum abweichen. (Beispiel: Startdatum der Bestellung ist der 10. Februar, Enddatum ist der 10. März. Das Rechnungsdatum muss zwischen dem 3. Februar und dem 17. März liegen, damit die Rechnung automatisch zugeordnet wird. Andernfalls wird sie verworfen.)
Der Rechnungsbetrag beträgt +-25 % des Bestellbetrags.
So verknüpfst du eine Rechnung mit einer Bestellung:
Öffne die Rechnung.
Prüfe und bestätige die vom System automatisch zugeordnete Bestellung. Du kannst die Verknüpfung mit einer Bestellung auch aufheben oder bei Bedarf eine Bestellung manuell verknüpfen.
Zweiseitige Zuordnung
Nachdem eine Rechnung einer Bestellung zugeordnet wurde:
Die Rechnung überspringt den Schritt für die Freigabe des Budgets, da dieser Schritt bereits bei der Freigabe der Kaufanfrage abgeschlossen wurde, und geht direkt in den Rechnungsworkflow über.
Wenn eine zugeordnete Rechnung allerdings den freigegebenen Bestellbetrag überschreitet oder sich der Kreditor der Bestellung vom Kreditor der Rechnung unterscheidet, wird die Rechnung zur erneuten Prüfung des Budgets weitergeleitet.
Die sachliche Prüfung (wenn aktiviert) erfolgt auch dann, wenn eine Bestellung einer Rechnung zugeordnet wird. Dieser Schritt gewährleistet eine faktische Überprüfung durch eine dreiseitige Zuordnung, die bestätigt, dass die in Rechnung gestellten Positionen mit den gelieferten und bestellten Positionen übereinstimmen.
Weitere Informationen findest du im Artikel zur Verknüpfung von Rechnungen mit Kaufanfragen.
Konfiguriere deine Bestellungen
Passe die Bestellnummern an
Unternehmen können die Bestellnummerierung so anpassen, dass sie mit den internen Prozessen übereinstimmen:
Benutzerdefiniertes Präfix: Lege ein Präfix für alle Bestellungen fest (z. B. „PO-2025“).
Länge des Präfixes: Wähle 3 bis 12 alphanumerische Zeichen.
Startnummer/Nächste Nummer: Lege die Startnummer für Bestellnummern fest bzw. welche Nummer als Nächstes generiert werden soll.
So konfigurierst du Bestellnummern:
Gehe zu „Einstellungen“ > „Rechnungsmanagement“ > „Bestellnummern-Format konfigurieren“.
Gib ein benutzerdefiniertes Präfix und die Startnummer/nächste Nummer ein.
Speichere die Änderungen.
Füge ein Firmenlogo zu PDFs hinzu
Um das PDF einer Bestellung zu personalisieren, kannst du ein Firmenlogo hinzufügen:
Unterstütze Formate: HEIC, JPEG, JPG, PNG.
Maximale Dateigröße: 20 MB.
So lädst du ein Logo hoch:
Gehe zu „Einstellungen“ > „Rechnungsmanagement“ > „Firmenlogo“.
Lade die Datei mit dem Logo hoch.
Speichere die Änderungen. Das Logo erscheint auf allen erstellten PDFs.
FAQs
Kann ich die Bestellinformationen nach der Freigabe bearbeiten?
Während die Freigabe aussteht, können alle Informationen bearbeitet werden. Nach der Freigabe können nur Buchhaltungsfelder, die Budgetzuteilung, die Bestellbezeichnung und die Kontaktperson auf dem PDF bearbeitet werden.
Was passiert, wenn Bestellnummern doppelt erstellt werden?
Das System verhindert Duplikate, indem es ein Verlaufsprotokoll führt. Wenn ein Konflikt auftritt, wirst du dazu aufgefordert, die Konfiguration anzupassen.
Können Freigeber Kaufanfragen vor der Freigabe bearbeiten, um sicherzustellen, dass die Bestellung korrekt ist?
Ja.
Können Bestellungen manuell erstellt werden, ohne dass eine Kaufanfrage in Moss eingereicht wurde?
Nein. Möglicherweise führen wir diese Funktion in Zukunft ein.
Wie verwalte ich Rechnungen, die höher sind als der freigegebene Bestellbetrag?
Wenn die Rechnung den Betrag der Bestellung übersteigt, wird die Rechnung zur Freigabe des Budgets weitergeleitet.
Wie verwalte ich Bestellungen, die durch mehrere getrennte Lieferungen/Rechnungen erfüllt werden sollen?
Du kannst mehrere Rechnungen mit einer einzigen Bestellung verknüpfen. So stellst du sicher, dass alle Teillieferungen oder Rechnungen mit derselben Bestellung abgeglichen werden.
Wir haben bereits ein System für die Erstellung von Bestellungen und bestehende Bestellnummern. Kann ich die Bestellnummerierung in Moss weiterführen?
Du kannst das Präfix und die Startnummer für die nächste Bestellung, die in Moss erstellt wird, in den Einstellungen selbst festlegen.
Wie kann ich bestehende Bestellungen, die vor Moss erstellt wurden und noch nicht abgerechnet/ausgeführt wurden, oder externe Bestellungen importieren?
Derzeit ist es nicht möglich, Bestellungen von externen Quellen oder Bestellungen, die vor Moss erstellt wurden, zu importieren. Beide Funktionen werden jedoch für zukünftige Updates in Betracht gezogen.