Wann wird eine Bestellung erstellt?
Sobald eine Kaufanfrage genehmigt wird, wird sie zu einer Bestellung mit eigener Bestellnummer. Eine PDF der Bestellung wird automatisch generiert. Diese kannst du herunterladen oder direkt über Moss an den Kreditor senden. Alle neu erstellten Bestellungen erscheinen im Reiter „Käufe“ > „Offen“.
Wann wird eine PDF zur Bestellung generiert?
Wenn die Bestellung erstellt wurde, wird die PDF automatisch mit den Kontaktdaten des Antragstellers und der gespeicherten Adresse im Profil des Kreditors generiert.
Wenn die Adresse des Kreditors fehlt, wird die PDF nicht generiert, sondern es erscheint ein Warnhinweis auf dem Bildschirm. Die PDF der Bestellung kann manuell erstellt werden, sobald die Adresse des Kreditors hinzugefügt wurde.
Sobald die PDF der Bestellung erstellt wurde, kann sie bei Änderungen der Bestellung erneut generiert werden (nur Admins können eine Bestellung nach der Freigabe bearbeiten).
Bearbeitung deiner Bestellungen
Bestellnummern konfigurieren
Organisationen können Bestellnummern konfigurieren, um sie an die internen Prozesse anzupassen:
Benutzerdefiniertes Präfix: Lege ein Präfix für alle Bestellungen fest (z. B. „PO-2025“).
Länge des Präfix: Zwischen 3-12 alphanumerische Zeichen.
Startnummer/Nächste Nummer: Lege die Startzahl der Bestellnummern und die Zahl, die als nächstes generiert werden soll, fest.
So konfigurierst du Bestellnummern:
Gehe zu „Einstellungen“ > „Rechnungsmanagement“ > „Zahlenformat der Bestellungen“.
Gib ein benutzerdefiniertes Präfix und die Startnummer/die nächste Nummer ein.
Speichere die Änderungen.
Logo des Unternehmens zur PDF hinzufügen
Du kannst die PDF der Bestellung personalisieren, indem du das Logo des Unternehmens hinzufügst:
Unterstützte Formate: HEIC, JPEG, JPG, PNG.
Maximale Dateigröße: 20 MB.
So lädst du ein Logo hoch:
Gehe zu „Einstellungen“ > „Rechnungsmanagement“ > „Bestellung“ > „Logo des Unternehmens“.
Lade das Logo hoch.
Speichere die Änderungen. Das Logo wird auf allen generierten PDFs angezeigt.
FAQs
Kann ich die Details einer Bestellung nach der Freigabe bearbeiten?
Solange die Freigabe noch aussteht, kann alles bearbeitet werden. Nach der Freigabe können nur Admins eine Bestellung bearbeiten.
Was passiert, wenn ich doppelte Bestellnummern erstelle?
Das System verhindert Duplikate, indem es ein Verlaufsprotokoll führt. Sollte es zu einem Konflikt kommen, wirst du aufgefordert, die Konfiguration anzupassen.
Können Genehmiger Kaufanfragen vor der Freigabe bearbeiten, um sicherzustellen, dass die Bestellung richtig ist?
Ja.
Können Bestellungen manuell erstellt werden, ohne dass ich eine Kaufanfrage in Moss einreiche?
Nein, aber diese Funktion ist möglicherweise in der Zukunft verfügbar.
Wir haben bereits ein System für die Erstellung von Bestellungen und bestehende Bestellnummern. Wie kann die Nummerierung der Bestellungen in Moss weitergeführt werden?
Du kannst das Präfix sowie die Startnummer der nächsten Bestellung, die erstellt wird, selbst in den Moss-Einstellungen festlegen.