Was sind abgegrenzte Kosten?
Abgegrenzte Kosten (auch als aktive Rechnungsabgrenzungsposten oder Prepaid Expenses bezeichnet) sind Ausgaben, die sich über mehrere Abrechnungsperioden erstrecken, zum Beispiel ein jährlich im Voraus bezahltes Software-Abo. Anstatt den gesamten Betrag in einer Periode zu verbuchen, verteilt Moss die Kosten über den definierten Zeitraum und exportiert jede Teilbuchung als separaten Buchungssatz nach Microsoft Business Central.
Voraussetzungen
Bevor du abgegrenzte Kosten nach Business Central exportieren kannst, stelle sicher, dass folgende Voraussetzungen erfüllt sind:
Du hast ein eigenes Journal für Abgrenzungsbuchungen in Business Central (z. B. „ABGRENZUNGSBUCHUNG“ oder „ABGRENZUNGSKOSTEN“) angelegt.
Du hast ein entsprechendes Hauptbuchkonto in Business Central angelegt, das als Konto für abgegrenzte Kosten dient (z. B. Konto 1300 „Aktive Rechnungsabgrenzung“).
Die betreffenden Hauptbuchkonten und Journale sind mit Moss synchronisiert (führe bei Bedarf eine Kontensynchronisation durch).
Schritt 1: Konfiguriere Konto und Journal für abgegrenzte Kosten
Du musst zunächst festlegen, welche Konten und Journale Moss in Business Central nutzen soll, um deine abgegrenzten Kosten zu verbuchen und zu verwalten.
Gehe zu “Einstellungen” > “Buchhaltung” > Buchhaltungs-Integration.
Suche das Feld „aRap-Konto”. Wähle das entsprechende Hauptbuchkonto aus dem Dropdown-Menü aus (z. B. „1300 – Aktive Rechnungsabgrenzung“). Dieses Konto dient als Bestandskonto in deiner Bilanz, auf dem die Kosten geführt werden, bis sie aufgelöst werden.
Suche das Feld „Abgrenzungsbuchung für aktive Rechnungsabgrenzung”. Wähle das entsprechende Journal aus dem Dropdown-Menü aus (z. B. „PREPAID“). In diesem Journal verbucht Moss die Abgrenzungsbuchungen.
Speichere deine Einstellungen.
Hinweis: Wenn eines dieser Felder leer bleibt, werden als abgegrenzt markierte Ausgaben bei der Validierung vor dem Export beanstandet.
Schritt 2: Markiere eine Rechnung als abgegrenzte Kosten
Öffne die Rechnung oder Kartentransaktion in Moss.
Klicke in der Rechnungsansicht auf „Abgegrenzte Ausgabe“.
Lege das Start- und Enddatum fest.
Moss berechnet automatisch den Abgrenzungszeitraum sowie die entsprechenden Beträge.
Schritt 3: Exportiere abgegrenzte Kosten nach Business Central
Abgrenzungen werden genauso exportiert wie normale Rechnungen und Transaktionen.
Klicke auf „Export“
Öffne den Tab „aRAP“.
Wähle die Abgrenzungen aus, die exportiert werden sollen, und klicke auf „Exportieren“.
Was in Business Central erstellt wird
Wenn du eine aufgeschobene Kostenfreigabe exportierst, erstellt Moss eine Journalzeile in deinem konfigurierten Hauptbuch in Business Central. Jede Zeile der Ausgabe (sofern sie auf mehrere Kategorien aufgeteilt ist) führt zu einer separaten Journalzeile.
So ordnet Moss die Daten zu:
Feld in Business Central | Wert |
Art des Kontos | Hauptbuchkonto |
Kontonummer | Aufwandskonto |
Art des Gegenkontos | Hauptbuchkonto |
Nummer des Gegenkontos | Das konfigurierte Konto für abgegrenzte Kosten (aus den Moss-Einstellungen) |
Buchungsdatum | Rechnungs- bzw. Ausgabendatum |
Externe Belegnummer | Rechnungsnummer |
Betrag | Betrag der jeweiligen Teilbuchung (in der Transaktionswährung) |
Beschreibung | Buchungstext von Moss |
Belegart | Zahlung (bei positiven Beträgen) / Rückerstattung (bei negativen Beträgen) |
Dimensionen | Dimensionen für Kostenstellen bzw. Kostenträger, sofern konfiguriert |
Fehlerbehebung
Vor dem Export prüft Moss automatisch, ob deine Konfiguration korrekt ist. Wenn ein Eintrag nicht exportiert werden kann, überprüfe die Zusammenfassung vor dem Export und nutze die folgende Tabelle, um den Fehler zu beheben:
# | Problem | Lösung |
1 | Konto für abgegrenzte Kosten fehlt oder ist ungültig
| Das Feld ist leer oder das ausgewählte Hauptbuchkonto existiert nicht mehr in Business Central. Gehe zu Einstellungen → Buchhaltung, führe eine erneute Kontensynchronisation durch und wähle ein gültiges Hauptbuchkonto aus. |
2 | Journal für abgegrenzte Kosten fehlt oder ist ungültig | Das Feld ist leer oder das ausgewählte Journal existiert nicht mehr. Gehe zu Einstellungen → Buchhaltung, klicke auf „alles importieren“ und wähle ein gültiges Journal für Abgrenzungsbuchungen aus. |
3 | Aufwandskonto in Business Central nicht gefunden
| Die Ausgabenkategorie der ursprünglichen Transaktion ist keinem gültigen Hauptbuchkonto zugeordnet. Überprüfe deine Ausgabenkategorien in Moss und stelle sicher, dass die Konten synchronisiert sind. |
4 | Freigabe erscheint nicht in der Exportliste | Prüfe, ob der Freigabestatus in der Rechnung auf „Bereit für Export“ gesetzt ist. |
5 | Allgemeiner Exportfehler
| Stelle sicher, dass ein Lieferantenkonto für die Ausgabe vorhanden ist, eine Steuernummer hinterlegt ist und zugewiesene Kostenstellen bzw. Kostenträger in Business Central abgebildet sind. |