Du kannst in Moss E-Mails direkt an Kreditoren senden, ohne dafür in dein E-Mail-Programm wechseln zu müssen. Sende PDFs von Bestellungen, Zahlungsbestätigungen und Rechnungen über dieselbe Oberfläche, mit der du bereits arbeitest. Jede E-Mail wird in der Aktivitätsübersicht der entsprechenden Rechnung, Bestellung oder Zahlung protokolliert.

Die Einrichtung eines E-Mail-Postfachs umfasst zwei Schritte. Zuerst muss die Kunden-E-Mail für die Nutzung aktiviert werden. Anschließend musst du die E-Mail-Adressen, die du verwenden willst, verbinden.

Nur Admins können ein Postfach verbinden.

Bevor du dies tun kannst, muss der Admin deines E-Mail-Workspace die Funktion in seinem Google Workspace oder Microsoft 365 Outlook Konto aktivieren.

Erst dann kannst du ein Postfach mit deinem Moss-Konto verbinden.

Anschließend muss sich jeder Mitarbeiter einzeln anmelden und die Funktion aktivieren.

Stelle sicher, dass der Workspace aktiviert wurde, bevor du eine E-Mail verbindest.

Du kannst mehrere Postfächer verbinden. Jedes verbundene Postfach kann bei der Erstellung einer E-Mail als „Gesendet von“ ausgewählt werden.

Jeder Nutzer, der Zugriff auf die entsprechenden Ausgabenposten hat, kann eine E-Mail über das Postfach senden, das vom Admin verbunden wurde.

Wenn deine Organisation noch kein Postfach verbunden hat, kann niemand E-Mails senden. Das E-Mail-Formular wird gar nicht erst angezeigt.

Moss prüft vor dem Senden einer E-Mail, ob ein verbundenes Postfach noch autorisiert ist. Wenn die Verbindung abgelaufen ist, wird der Nutzer dazu aufgefordert, die Verbindung wiederherzustellen. Nur Admins können ein Postfach erneut verbinden.

Moss verwendet Vorlagen, um den Betreff und die Nachricht automatisch auszufüllen, wenn du das E-Mail-Fenster öffnest. Es gibt eine Vorlage pro Dokumenttyp: Bestellung, Rechnung und Zahlungsbestätigung.

Die Vorlagen werden unter „Einstellungen“ > „E-Mails“ erstellt. Bei neuen Organisationen werden automatisch Standardvorlagen erstellt.

Bestellung

Rechnung

Zahlungsbestätigung

Vorlagen können Platzhalter enthalten, die beim Öffnen des E-Mail-Fensters mit echten Daten ersetzt werden:

Nutzer können den Betreff und den Text vor dem Absenden einer E-Mail bearbeiten. Die Änderungen werden nicht in der Vorlage gespeichert.

E-Mail-Adressen von Kreditoren werden pro Kreditor gespeichert und beim Öffnen des E-Mail-Fensters automatisch im Feld „An“ eingefügt.

Du kannst für jeden Kreditor beliebig viele E-Mail-Adressen speichern. Du kannst sie jederzeit hinzufügen oder entfernen.

Wenn du eine E-Mail von einer Rechnung oder Bestellung aus sendest, und der Kreditor noch keine gespeicherten E-Mail-Adressen hat, erscheint folgendes Feld, das automatisch aktiviert ist: „E-Mail-Adresse im Profil des Kreditors speichern“. Wenn du den Haken lässt wird jede Adresse nach dem Senden der E-Mail automatisch im Profil des Kreditors gespeichert, die du in das Feld „An“ eingibst.

Nur Empfänger im Feld „An“ werden gespeichert. Empfänger im CC oder BCC werden nicht gespeichert. Wenn alle eingegebenen Adressen bereits im Profil des Kreditors gespeichert sind, werden keine doppelten Einträge erstellt.

Du kannst E-Mails auch automatisch senden. Weitere Informationen dazu findest du im Abschnitt unten.

Die PDF der Bestellung wird automatisch erstellt, wenn die Bestellung genehmigt wird. Wenn die PDF-Erstellung fehlschlägt, wird der Freigeber per E-Mail benachrichtigt.

Wenn ein erforderliches Feld beim Speichern leer ist, erscheint daneben der Hinweis „Dieses Feld bitte ausfüllen“.

Die Felder An, Cc und Bcc können mehrere E-Mail-Adressen enthalten. Du kannst Folgendes tun:

Das Dropdown-Menü zeigt „Keine gespeicherten E-Mail-Adressen für diesen Kreditor“ an, wenn noch keine Adressen gespeichert sind. Du kannst die Adressen manuell eingeben.

Standardmäßig ausgeblendet. Klicke zum Anzeigen neben „An“ auf „Cc/Bbc hinzufügen“. Wenn deine Vorlage bereits Adressen im Cc oder Bcc enthält, werden diese Felder automatisch geöffnet.

Die relevanten Dokumente werden automatisch als PDF angehängt. Du kannst weitere hinzufügen.

Admins können den automatischen Versand für Bestellungen und Zahlungsbestätigungen aktivieren. Wenn die Funktion aktiviert ist, werden E-Mails ohne weiteres Zutun eines Nutzers gesendet.

Bevor eine der beiden Schaltflächen aktiviert werden kann, muss eine E-Mail-Vorlage konfiguriert sein. Wenn keine Vorlage eingerichtet ist, ist die Schaltfläche ausgegraut und zeigt den Hinweis: „Konfiguriere die E-Mail-Vorlage, um diese Einstellung zu aktivieren.“

So aktivierst du automatische Bestell-E-Mails:

So aktivierst du automatische E-Mails mit Zahlungsbestätigungen:

Wenn der automatische Versand aktiv ist, wird der Sendestatus automatisch auf „Gesendet“ aktualisiert. Falls der Versand fehlschlägt, zeigt der Status „Versand fehlgeschlagen“ an. Zusätzlich erscheint ein Banner mit dem Grund für den Fehler und einem Link, über den du die E-Mail manuell senden kannst.

Jede Bestellung und jeder Zahlungsdatensatz zeigt einen Sendestatus an, sodass du auf einen Blick sehen kannst, ob ein Kreditor benachrichtigt wurde.

Werte des Sendestatus von Bestellungen:

Werte des Sendestatus von Zahlungen:

Der Eintrag zeigt: „E-Mail von [dein Name] an den Kreditor gesendet.“

Ein Admin muss unter „Einstellungen“ > „E-Mails“ ein Postfach verbinden. Wenn du Admin bist, klicke im Dialog auf „Neues Konto verbinden“. Wenn du kein Admin bist, wird im Dialog der Name der Admins deiner Organisation angezeigt. Kontaktiere einen von ihnen.

In deiner E-Mail-Vorlage ist ein fester Absender oder Empfänger angegeben. Ein Admin kann dies unter „Einstellungen“ > „E-Mails“ > „Vorlagen“ ändern.

Für den Kreditor sind noch keine E-Mail-Adressen gespeichert. Tippe eine Adresse im Feld „An“ ein und klicke auf „E-Mail-Adresse im Profil des Kreditors speichern“, um sie für das nächste Mal zu speichern. Du kannst die Adresse auch vorab beim Kreditor unter „E-Mail-Kontakte“ hinzufügen.

Die Funktion füllt die ersten zwei gespeicherten Adressen aus. Weitere Adressen können durch Eingabe oder Auswahl im Dropdown-Menü hinzugefügt werden.

Es werden nur folgende Dateiformate akzeptiert: PDF, JPEG, JPG und PNG. Maximal 10 Dateien, max. jeweils 30 MB.

Ja. Klicke auf „Abbrechen“ oder drücke Shift+Leertaste. Ein Klick auf den Hintergrund schließt das Fenster nicht.

Ja. Antworten werden an die Adresse unter „Antworten an“ gesendet. Die Antwort wird nicht in Moss angezeigt.

Der Aktivitätsverlauf zeigt an, wann und von wem eine E-Mail versendet wurde. Der Inhalt der E-Mail wird nicht in Moss gespeichert.

Eine Vorlage muss konfiguriert sein, bevor der automatische Versand aktiviert werden kann. Gehe zu „Einstellungen“ → „Kreditorenbuchhaltung“ und konfiguriere die entsprechende E-Mail-Vorlage. Kehre anschließend zurück, um die Schaltfläche zu aktivieren.

Entweder hatte der Kreditor keine gespeicherte E-Mail-Adresse, als der automatische Versand ausgelöst wurde, oder beim verbundenen E-Mail-Konto ist ein Verbindungsfehler aufgetreten. Ein Banner im Bestelldatensatz beschreibt den Grund:

Behebe die Ursache und sende die Bestellung anschließend manuell über die Schaltfläche „Bestellung per E-Mail senden“.

Dieselben zwei Ursachen sind möglich: eine fehlende E-Mail-Adresse des Kreditoren oder ein Verbindungsfehler beim E-Mail-Konto. Ein Banner im Zahlungsdatensatz beschreibt den Grund und enthält einen Link zur Behebung.

Die Bestellung wurde nach dem letzten E-Mail-Versand geändert und ein neues PDF wurde erstellt. Der Kreditor hat möglicherweise eine Version erhalten, die nicht mehr mit der aktuellen Bestellung übereinstimmt. Sende die Bestellung erneut per E-Mail, um das aktualisierte PDF zu übermitteln.

Der automatische Versand gilt nur für Bestellungen, die genehmigt wurden, nachdem die Einstellung aktiviert wurde. Bestellungen, die bereits vor Aktivierung des automatischen Versands genehmigt wurden, werden nicht rückwirkend gesendet.

Jeder Verbindungsversuch ist 10 Minuten lang gültig. Danach erscheint die Meldung „Autorisierung abgelaufen. Bitte versuche es erneut.“ Starte den Verbindungsprozess erneut unter „Einstellungen“ → „Verbundene E-Mail-Konten“.

Die Meldung „Verbindung fehlgeschlagen. Bitte versuche es erneut.“ wird angezeigt. Prüfe, ob es sich bei dem Konto um ein verwaltetes Google-Workspace- oder Microsoft-365-Konto handelt. Private Gmail- und Outlook-Konten werden nicht unterstützt.