So richtest du den Versand von E-Mails an Kreditoren ein. Du erfährst, wie du festlegst, wer was tun kann, wie E-Mails versendet werden und wie du E-Mail-Adressen der Kreditoren verwaltest.
Übersicht
Du kannst in Moss E-Mails direkt an Kreditoren senden, ohne dafür in dein E-Mail-Programm wechseln zu müssen. Sende PDFs von Bestellungen, Zahlungsbestätigungen und Rechnungen über dieselbe Oberfläche, mit der du bereits arbeitest. Jede E-Mail wird in der Aktivitätsübersicht der entsprechenden Rechnung, Bestellung oder Zahlung protokolliert.
Wer kann welche Aktion ausführen?
Aktion | Alle Nutzer | Nur Admins |
E-Mail von einer Rechnung senden | ✅ |
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E-Mail von einer Bestellung senden | ✅ |
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Eine E-Mail mit Zahlungsbestätigung senden | ✅ |
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E-Mails in großen Mengen versenden | ✅ |
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E-Mail-Adressen zu einem Kreditorenprofil hinzufügen | ✅ |
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Ein Gmail- oder Outlook-Postfach verbinden |
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Die Verbindung mit einem Postfach aufheben |
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E-Mail-Vorlagen erstellen oder bearbeiten |
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Die Standardwerte für „Gesendet von“ und „Antworten an“ festlegen |
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Ein E-Mail-Postfach einrichten, aktivieren und verbinden
Die Einrichtung eines E-Mail-Postfachs umfasst zwei Schritte. Zuerst muss die Kunden-E-Mail für die Nutzung aktiviert werden. Anschließend musst du die E-Mail-Adressen, die du verwenden willst, verbinden.
Kunden-E-Mail aktivieren
Nur Admins können ein Postfach verbinden.
Bevor du dies tun kannst, muss der Admin deines E-Mail-Workspace die Funktion in seinem Google Workspace oder Microsoft 365 Outlook Konto aktivieren.
Erst dann kannst du ein Postfach mit deinem Moss-Konto verbinden.
Anschließend muss sich jeder Mitarbeiter einzeln anmelden und die Funktion aktivieren.
So verbindest du ein E-Mail-Konto
Stelle sicher, dass der Workspace aktiviert wurde, bevor du eine E-Mail verbindest.
Gehe zu „Einstellungen“ → „E-Mails“
Klicke auf „Neues Konto verbinden“
Wähle Gmail oder Outlook und schließe die OAuth-Autorisierung ab
Nach der Verbindung wird das Postfach als Sendeoption für alle Nutzer angezeigt
Du kannst mehrere Postfächer verbinden. Jedes verbundene Postfach kann bei der Erstellung einer E-Mail als „Gesendet von“ ausgewählt werden.
Jeder Nutzer, der Zugriff auf die entsprechenden Ausgabenposten hat, kann eine E-Mail über das Postfach senden, das vom Admin verbunden wurde.
Was passiert, wenn kein Postfach verbunden ist?
Wenn deine Organisation noch kein Postfach verbunden hat, kann niemand E-Mails senden. Das E-Mail-Formular wird gar nicht erst angezeigt.
Admins sehen einen Dialog mit dem Text „Noch keine E-Mail-Konten verbunden“ und eine Schaltfläche „Neues Konto verbinden“, über die sie die OAuth für Gmail oder Outlook direkt starten können.
Normale Nutzer sehen denselben Dialog, aber ohne Schaltfläche. Stattdessen erscheint eine Liste mit den Namen der Admins der Organisation und die Nachricht: „Um E-Mails an einen Kreditor senden zu können, muss ein E-Mail-Konto mit Moss verbunden werden. Kontaktiere einen Moss Administrator, um ein E-Mail-Konto zu verbinden.“
Was passiert, wenn ein Postfach abläuft oder der Zugang dazu verloren geht?
Moss prüft vor dem Senden einer E-Mail, ob ein verbundenes Postfach noch autorisiert ist. Wenn die Verbindung abgelaufen ist, wird der Nutzer dazu aufgefordert, die Verbindung wiederherzustellen. Nur Admins können ein Postfach erneut verbinden.
E-Mail-Vorlagen einrichten (Admins)
Moss verwendet Vorlagen, um den Betreff und die Nachricht automatisch auszufüllen, wenn du das E-Mail-Fenster öffnest. Es gibt eine Vorlage pro Dokumenttyp: Bestellung, Rechnung und Zahlungsbestätigung.
Die Vorlagen werden unter „Einstellungen“ > „E-Mails“ erstellt. Bei neuen Organisationen werden automatisch Standardvorlagen erstellt.
Standardvorlage
Bestellung
Betreff:
[PO number] von [entity name]Text:
Im Anhang finden Sie die Bestellung [PO number]Anhang: PDF der Bestellung (wird automatisch angehängt)
Signatur:
Von Moss gesendet. Weitere Informationen finde Sie hier www.getmoss.com
Rechnung
Betreff:
Rechnung[invoice number]Text: (standardmäßig leer)
Anhang: PDF der Rechnung
Zahlungsbestätigung
Betreff:
Zahlung von [entity name]Text:
Im Anhang finden Sie die ZahlungsbestätigungAnhang: PDF der Zahlungsbestätigung
Vorlagen können Platzhalter enthalten, die beim Öffnen des E-Mail-Fensters mit echten Daten ersetzt werden:
Bestellung:
[PO number],[supplier name]Rechnung:
[invoice number],[supplier name],[due date]Zahlungsbestätigung:
[payment date],[supplier name]
Nutzer können den Betreff und den Text vor dem Absenden einer E-Mail bearbeiten. Die Änderungen werden nicht in der Vorlage gespeichert.
E-Mail-Adressen von Kreditoren speichern
E-Mail-Adressen von Kreditoren werden pro Kreditor gespeichert und beim Öffnen des E-Mail-Fensters automatisch im Feld „An“ eingefügt.
So fügst du E-Mail-Adressen zu einem Kreditor hinzu
Öffne das Menü „Kreditor“ (im Reiter „Kreditor“ unter „Buchhaltung“ oder in einer Rechnung oder Bestellung, die mit dem Kreditor verknüpft ist)
Scrolle bis zum Abschnitt „E-Mail-Kontakte“
Klicke auf „+ E-Mail-Adresse hinzufügen“
Gib die E-Mail-Adresse ein und speichere den Kreditor
Du kannst für jeden Kreditor beliebig viele E-Mail-Adressen speichern. Du kannst sie jederzeit hinzufügen oder entfernen.
Eine Adresse spontan speichern
Wenn du eine E-Mail von einer Rechnung oder Bestellung aus sendest, und der Kreditor noch keine gespeicherten E-Mail-Adressen hat, erscheint folgendes Feld, das automatisch aktiviert ist: „E-Mail-Adresse im Profil des Kreditors speichern“. Wenn du den Haken lässt wird jede Adresse nach dem Senden der E-Mail automatisch im Profil des Kreditors gespeichert, die du in das Feld „An“ eingibst.
Nur Empfänger im Feld „An“ werden gespeichert. Empfänger im CC oder BCC werden nicht gespeichert. Wenn alle eingegebenen Adressen bereits im Profil des Kreditors gespeichert sind, werden keine doppelten Einträge erstellt.
E-Mails senden
E-Mail von einer Rechnung aus senden
Öffne die Rechnung in der Prüfmaske für Rechnungsdetails oder im Menü „Rechnungsprüfung“
Klicke in den Aktionen in der Kopf- oder Fußzeile auf „E-Mail an Kreditor“
Das Fenster „E-Mail an Kreditor“ öffnet sich, wobei deine Rechnungsvorlage vorausgefüllt ist
Prüfe und bearbeite die Felder (s. Feldreferenz unten)
Klicke auf „Senden“ (oder drücke Strg+Enter)
Du siehst die Bestätigung „E-Mail gesendet“
Der Aktivitätsverlauf der Rechnung wird automatisch aktualisiert
E-Mail von einer Bestellung aus senden
Öffne das Menü „Bestellung“
Klicke auf „Bestellung per E-Mail senden“
Das Fenster „Bestellung per E-Mail senden“ wird geöffnet, wobei deine Bestellvorlage vorausgefüllt ist
Die PDF der Bestellung wird automatisch hinzugefügt
Prüfe und bearbeite die Felder bei Bedarf
Klicke auf „Senden“
Der Aktivitätsverlauf der Bestellung wird aktualisiert und zeigt den Versand der E-Mail an
Die PDF der Bestellung wird automatisch erstellt, wenn die Bestellung genehmigt wird. Wenn die PDF-Erstellung fehlschlägt, wird der Freigeber per E-Mail benachrichtigt.
Eine Zahlungsbestätigung senden
Gehe zum Reiter „Alle Zahlungen“
Wähle eine oder mehrere Zahlungen aus, indem du das Kontrollkästchen anklickst
Verwende das Menü für Sammelaktionen, um E-Mails mit Zahlungsbestätigungen zu versenden
Die PDF der Zahlungsbestätigung wird automatisch angehängt
An mehrere Kreditoren gleichzeitig senden (Rechnungen)
Gehe zur Seite „Alle Rechnungen“
Wähle mehrere Rechnungen über die Kontrollkästchen aus
Verwende das Menü für Sammelaktionen > „E-Mail an Kreditoren“
Feldreferenz
Feld | Erforderlich | Standardmäßig | Hinweis |
Gesendet von | Ja | Absender in der Vorlage oder erstes verbundenes Postfach | Gesperrt, wenn in deiner Vorlage ein bestimmter Absender festgelegt ist. |
Antworten an | Ja | Vorlage oder E-Mail des Postfachs | Muss eine gültige E-Mail-Adresse sein. Gesperrt, wenn in der Vorlage eine bestimmte Adresse festgelegt ist. |
An | Ja | Die ersten 2 gespeicherten E-Mail-Adressen des Kreditors | Mindestens eine Adresse erforderlich. Alle Adressen müssen ein gültiges Format haben. |
Cc | Nein | Leer (standardmäßig ausgeblendet) | Klicke zum Anzeigen auf „Cc/Bcc hinzufügen“. Muss gültig sein. |
Bcc | Nein | Leer (standardmäßig ausgeblendet) | Klicke zum Anzeigen auf „Cc/Bcc hinzufügen“. Muss gültig sein. |
Betreff | Ja | Aus der Vorlage | Darf nicht leer sein |
Text | Ja | Aus der Vorlage | Darf nicht leer sein |
Anhänge | Nein | Relevante Dokumente als PDF (automatisch angehängt) | Bis zu 10 Dateien. Max. 30 MB pro Datei. Nur PDF, JPEG, JPG und PNG. |
Wenn ein erforderliches Feld beim Speichern leer ist, erscheint daneben der Hinweis „Dieses Feld bitte ausfüllen“.
Empfänger hinzufügen
Die Felder An, Cc und Bcc können mehrere E-Mail-Adressen enthalten. Du kannst Folgendes tun:
Wähle im Dropdown-Menü gespeicherte Kreditorenadressen aus
Gib eine E-Mail-Adresse ein und drücke zum Hinzufügen die Eingabetaste
Entferne eine Adresse, indem du daneben auf das x klickst
Lösche alle Adressen auf einmal über die Schaltfläche „Löschen“
Das Dropdown-Menü zeigt „Keine gespeicherten E-Mail-Adressen für diesen Kreditor“ an, wenn noch keine Adressen gespeichert sind. Du kannst die Adressen manuell eingeben.
Cc und Bcc
Standardmäßig ausgeblendet. Klicke zum Anzeigen neben „An“ auf „Cc/Bbc hinzufügen“. Wenn deine Vorlage bereits Adressen im Cc oder Bcc enthält, werden diese Felder automatisch geöffnet.
Anhänge
Die relevanten Dokumente werden automatisch als PDF angehängt. Du kannst weitere hinzufügen.
Akzeptierte Formate: PDF, JPEG, JPG, PNG
Maximal 10 Dateien pro E-Mail
Max. 30 MB pro Datei
Um eine Datei zu entfernen, klicke auf die drei Punkte und wähle „Löschen“ aus
Tastenkürzel
Aktion | Shortcut |
Senden | Strg+Enter |
Abbrechen | Shift+Leertaste |
Wo werden E-Mails im Aktivitätsverlauf angezeigt?
Gesendet von | Aktualisierter Aktivitätsverlauf |
Rechnung | Verlauf der Rechnungsaktivität |
Bestellung | Aktivitätsverlauf der Bestellungen |
Zahlung | Aktivitätsverlauf der Ausgaben |
Der Eintrag zeigt: „E-Mail von [dein Name] an den Kreditor gesendet.“
Fehlerbehebung
„Noch keine E-Mail-Konten verbunden“ – ich kann keine E-Mails senden
Ein Admin muss unter „Einstellungen“ > „E-Mails“ ein Postfach verbinden. Wenn du Admin bist, klicke im Dialog auf „Neues Konto verbinden“. Wenn du kein Admin bist, wird im Dialog der Name der Admins deiner Organisation angezeigt. Kontaktiere einen von ihnen.
Die Felder „Senden von“ oder „Antworten an“ sind ausgegraut
In deiner E-Mail-Vorlage ist ein fester Absender oder Empfänger angegeben. Ein Admin kann dies unter „Einstellungen“ > „E-Mails“ > „Vorlagen“ ändern.
Die E-Mail-Adresse des Kreditors ist nicht vorausgefüllt
Für den Kreditor sind noch keine E-Mail-Adressen gespeichert. Tippe eine Adresse im Feld „An“ ein und klicke auf „E-Mail-Adresse im Profil des Kreditors speichern“, um sie für das nächste Mal zu speichern. Du kannst die Adresse auch vorab beim Kreditor unter „E-Mail-Kontakte“ hinzufügen.
Es werden nur 2 Adressen ausgefüllt, aber der Kreditor hat mehr
Die Funktion füllt die ersten zwei gespeicherten Adressen aus. Weitere Adressen können durch Eingabe oder Auswahl im Dropdown-Menü hinzugefügt werden.
Ich kann meine Datei nicht anhängen
Es werden nur folgende Dateiformate akzeptiert: PDF, JPEG, JPG und PNG. Maximal 10 Dateien, max. jeweils 30 MB.
Kann ich das Fenster ohne Senden schließen?
Ja. Klicke auf „Abbrechen“ oder drücke Shift+Leertaste. Ein Klick auf den Hintergrund schließt das Fenster nicht.
Kann der Kreditor antworten?
Ja. Antworten werden an die Adresse unter „Antworten an“ gesendet. Die Antwort wird nicht in Moss angezeigt.
Gibt es Aufzeichnungen zu den gesendeten E-Mails?
Der Aktivitätsverlauf zeigt an, wann und von wem eine E-Mail versendet wurde. Der Inhalt der E-Mail wird nicht in Moss gespeichert.