Bij het betalen van facturen of declaraties in een andere valuta dan de eigen valuta, kan er een verschil ontstaan door de wisselkoers, die varieert tussen de factuurdatum en de betaaldatum.
Laten we het volgende voorbeeld bekijken:
Een bedrijf dat als eigen valuta EUR heeft, betaalt een factuur van USD 10.000 van een buitenlandse leverancier.
Factuurdatum: 1 oktober 2024; EUR/USD-koers: 1,1069
Betaaldatum: 1 november 2024; EUR/USD-koers: 1,0885
Voor dit scenario moet in oktober een uitgave van EUR 9.034,25 worden opgenomen en in november EUR 9.186,95 voor dezelfde factuur.
Het verschil van EUR 152,70 moet dan worden geboekt als gerealiseerd verlies.
Nu laten we zien hoe je dit verschil kunt weergeven in Exact Online.
1. De aanbevolen manier om met een verschil om te gaan
Zodra je aankoop- en bankgegevens hebt geëxporteerd vanuit Moss, ga je naar
Inkoop -> Openstaande posten -> Overzicht
Vervolgens open je de relevante records (bijvoorbeeld door naar de uitstaande items van een bepaalde leverancier te navigeren, zoals in onderstaande screenshot)
Vergelijk nu de inkoop- en bankgegevens door op de knop 'Afletteren' te klikken
Vervolgens selecteer je de items die je wilt koppelen en klik je nogmaals op de knop 'Afletteren'
Er verschijnt een nieuw venster. Bevestig hierin dat je het verschil wil afschrijven.
Geef in het volgende venster het type verschil op (in ons geval is dat 'Koersverschil'), selecteer de grootboekrekening waaraan het verschil moet worden toegerekend en geef een korte beschrijving.
Klik nu nogmaals op de knop 'Afletteren', dan legt Exact Online een verschil vast. Je kunt controleren of alles goed is gegaan door de boeking weer te openen. In ons geval wordt het exacte verschil van EUR 152,70 weergegeven op rekening 43505
2. Alternatieve aanpak
Exact Online kan je ook helpen deze situatie eenvoudiger te maken door drempels in te stellen voor het koppelen van transacties:
In dit geval zou het instellen van een grens van EUR 153 ervoor zorgen dat Exact de betaling automatisch aan de uitgave kan koppelen. Maar let op: deze drempel is onhandig hoog. Elke banktransactie ónder deze limiet wordt dan namelijk onmiddellijk afgeschreven. Zo wordt bijvoorbeeld een koffie van Starbucks van EUR 5,60 dan automatisch afgeschreven.