Wanneer je facturen of declaraties betaalt met een bankoverschrijving vanuit je Moss Wallet ('Pay with Moss') kan het voorkomen dat de betaling wordt teruggestuurd door de begunstigde. Daardoor wordt de betaling gemarkeerd als 'Betaling mislukt' op het tabblad 'Betalingen'. Een betaling kan om verschillende redenen worden geweigerd, bijvoorbeeld omdat de rekening van de begunstigde is gesloten of geblokkeerd, omdat de bank van de begunstigde een arbitraire compliancebeslissing heeft genomen, of simpelweg omdat de begunstigde de betaling terugstuurt op basis van zijn eigen criteria. Wanneer dit gebeurt, ontvang je de geretourneerde betaling in je Moss Wallet. Dit kan invloed hebben op je boekhouding.

In dit artikel bespreken we betalingen (met en zonder FX-/betalingskosten) die al dan niet naar het ERP-systeem waren geëxporteerd voordat ze werden teruggestuurd en hun status veranderde in BETALING MISLUKT.

De volgende voorbeelden zijn vanuit het perspectief van een in de EU gevestigde organisatie met de EUR als de eigen valuta.

In beide gevallen (met en zonder FX-/betalingskosten) zie je de volgende betalingsgegevens:

Als een betaling wordt teruggestuurd, wordt het betalingsitem gemarkeerd met de status BETALING MISLUKT op de pagina 'Betalingen'. Daardoor kun je de volgende acties uitvoeren (bijvoorbeeld de betaling opnieuw proberen):

Op de pagina's 'Wallet' en 'Afschriften' zie je 2 regels:

Eén geeft de uitgaande betaling weer.
De andere geeft het bedrag weer dat is teruggestort als inkomende betaling in je Moss Wallet.

Voorbeeld van een afschrift:

Teruggestuurde betalingen weergeven in je boekhoudsysteem

Situatie 1: Binnenlandse betalingen

Geen betalingskosten en geen FX-verschil. Als een SEPA-betaling is geweigerd of teruggestort, dan betekent dit dat er geen extra kosten zijn gemaakt. Het volledige bedrag wordt dus teruggestort in je Moss Wallet.

Als de factuur nog niet is geëxporteerd of alleen het uitgavengedeelte is geëxporteerd, moet je de betaling herhalen (nadat het probleem met de weigering is opgelost).
1. Als een factuur helemaal niet is geëxporteerd: Exporteer de factuur zoals gewoonlijk (de betaling wordt samen met de factuur geëxporteerd).
  - Je hebt geen inconsistenties in je boekhoudsysteem, omdat de betaling en factuur pas werden geëxporteerd nadat het probleem was opgelost.
2. Als het uitgavengedeelte eerder is geëxporteerd: Alleen de betaling moet worden geëxporteerd.
  - Zo zorg je ervoor dat je boekhoudsysteem alle relevante gegevens heeft.
Als je de factuur met de betalingsgegevens al hebt geëxporteerd en de betaling mislukt, kun je:
1. De betaling terugdraaien vanuit het boekhoud-/ERP-systeem.
  - Dit zorgt ervoor dat je geen onjuiste betalingsgegevens hebt in je boekhoud-/ERP-systeem voor betalingen die niet zijn doorgekomen.
2. Als je de betaling herhaalt nadat je het probleem hebt opgelost, moet je de vorige export terugdraaien/wissen in je boekhoudsoftware. Daarna moet je de betaling opnieuw exporteren.
  - Dit zorgt ervoor dat de betaaldatum correct is.

Situatie 2: Betalingen in vreemde valuta

Als er sprake is van betalingskosten en/of een FX-verschil.

Bij betalingen in vreemde valuta kan er een betalings- en/of FX-verschil optreden. Hierbij kan het bedrag dat wordt teruggestort op je rekening afwijken van het bedrag dat je oorspronkelijk hebt betaald als gevolg van wisselkoersschommelingen en/of kosten van de oorspronkelijke betaling die niet worden teruggestort.

Voorbeeld (uitgaande van een wisselkoers van 1 EUR = 1,4 CAD):

Uitgaande betaling van CAD 1000
- Omrekening EUR: € 714,28
- Betalingskosten: € 5
- FX-kosten: € 14,28
- Totaal EUR nodig om betaling af te ronden: € 733,56
Betaling teruggestuurd door begunstigde, waarbij 1000 CAD worden omgerekend met een wisselkoers van 1 EUR = 1,5 CAD als gevolg van wisselkoersschommelingen:
- EUR ontvangen: € 666,67
- Er worden geen betalingskosten of FX-kosten terugbetaald door de begunstigde, omdat deze alleen zijn gemaakt op het moment van betaling door de verzender.

De gebruikelijke manier om met zo'n situatie om te gaan is als volgt:

Als je de factuur en de betaling al hebt geëxporteerd:
1. Keer de kern van de betaling (het bedrag dat aan de leverancier is betaald) terug uit het boekhoud-/ERP-systeem en laat de betalingskosten/gerealiseerde FX-winsten (-verliezen) in het boekhoud-/ERP-systeem staan.
  Herhaal de betaling (na het oplossen van het probleem dat de afwijzing veroorzaakte)
2. Exporteer het betalingsgedeelte opnieuw.
  In dit geval heb je de volgende gegevens in het ERP-systeem:
  - Onkosten en kosten/FX-verschil van de eerste export (je hebt hier alleen het hoofdbedrag verwijderd dat aan de leverancier is betaald).
  - Betalingsbedrag en een andere reeks kosten/FX-verschillen van de laatste export.
Als je de factuur en de betaling nog niet hebt geëxporteerd:
1. Exporteer de factuur (de betaling wordt automatisch met de factuur geëxporteerd).
2. Noteer de kosten/FX-verschillen van de mislukte betaling (aangezien kosten en FX-verschillen niet worden teruggestort op je rekening).